Hướng dẫn thiết lập tự động trả lời tin nhắn trên Fanpage Facebook

Muốn quản lý Fanpage của bạn trên Facebook một cách hiệu quả khi có nhiều người theo dõi hoặc thích. Thì công cụ trả lời tự động là không thể thiếu, dù chẳng ai khó chịu với một fanpage có nhiều người theo dõi và chậm trả lời, nhưng để nâng cao trải nghiệm của người dùng theo dõi page, bạn hãy sử dụng tính năng Trả lời tự động Fanpage Facebook theo hướng dẫn ở dưới đây.

Hướng dẫn nhanh

Bật tính năng Trả lời tự động Fanpage

1. Truy cập vào Fanpage và mở phần Hộp thư
2. Đăng nhập Facebook và vào Meta Business Suite.
3. Chọn Fanpage bạn muốn thiết lập.
4. Trong menu bên trái, nhấn chọn Hộp thư (Inbox).
5. Bật tính năng Trả lời tự động
6. Trong giao diện hộp thư, chọn mục Trả lời tự động.

Tại đây, bạn sẽ thấy các loại phản hồi có thể thiết lập như:

• Tin nhắn chào mừng (gửi khi người dùng lần đầu vào hộp thoại).
• Phản hồi nhanh (gửi ngay lập tức khi có tin nhắn mới).
• Tin nhắn vắng mặt (dành cho khung giờ không hoạt động).
• Câu hỏi thường gặp (hiển thị sẵn để khách bấm chọn và nhận phản hồi tự động).

Cách thiết lập từng loại tin nhắn

a. Tin nhắn chào mừng

1. Chọn mục Tin nhắn chào mừng.
2. Soạn nội dung chào hỏi và giới thiệu cơ bản.
3. Nhấn Lưu để kích hoạt.

b. Tin nhắn phản hồi nhanh

1. Chọn Phản hồi nhanh.
2. Nhập nội dung như: “Chúng tôi đã nhận được tin nhắn và sẽ phản hồi sớm nhất”.
3. Nhấn Lưu thay đổi.

c. Tin nhắn vắng mặt

1. Chọn Tin nhắn vắng mặt.
2. Soạn lời nhắn xin lỗi vì hiện không có mặt.
3. Thiết lập khung giờ hoạt động (ngoài giờ làm việc).
4. Nhấn Lưu để hoàn tất.

Hướng dẫn cụ thể bằng hình ảnh

Hướng dẫn cài đặt trả lời tự động trên Facebook máy tính

Bước 1:

Bạn hãy truy cập vào https://business.facebook.com/, chọn Fanpage mà bạn muốn triển khai tính năng Trả lời tự động nhé. Kế đến chọn Hộp Thư trong danh sách tính năng bên phải.

Bước 2: Chọn Tin trả lời tự động.

Bước 3: Chọn Tạo tin trả lời tự động.

Bước 4: Chọn Tạo từ đầu nếu bạn chưa có tin nhắn trả lời tự động, hoặc chỉnh sửa những cài đặt trả lời tin nhắn có sẵn ở bảng bên phải.

Bước 5: Khi tạo trả lời tin tự động, bạn hãy điền thông tin vào các trường như Tên, tích chọn Messenger hay Instagram trong mục Kênh. Chọn các mục trong Khi nào điều này diễn ra với các tùy chọn như Đã nhận được tin nhắn mới, Đã chỉ định tin nhắn hoặc Đã nhận dán nhãn.

Xuống dưới bạn hãy chọn Thêm Điều Kiện thêm các tùy chọn về tài khoản bao gồm yếu tố để trả lời tự động là gì. Bao gồm từ khóa, giới tính, địa điểm, nhãn dán... bạn hãy tạo điều kiện phù hợp với câu trả lời của mình là được.

Bước 6: Đến phần tin nhắn trả lời tự động, bạn hãy điền thông tin câu trả lời tự động dành cho người dùng gửi tin nhắn đến fanpage như bạn đã cài đặt qua từ khóa, nhãn dán, giới tính... ở trên. Xong rồi hãy chọn Lưu thay đổi.

Hướng dẫn cài đặt trả lời tự động trên Facebook Mobile

Tương tự như trên, bạn hãy tải về ứng dụng Meta Bussiness Suite trên CH Play hoặc App Store. Kế đến hãy đăng nhập tài khoản Fanpage bạn muốn cài đặt câu trả lời tự động, chọn Xem Thêm > Cài Đặt.

Bước 2: Chọn Tin trả lời tự động, kế đến bạn hãy chọn các tùy chọn trong mục này, kéo xuống dưới để xem thêm.

Tin trả lời nhanh - Đây là mục mà bạn sẽ trả lời tin nhắn người dùng ngay sau khi họ gửi tin nhắn đến cho bạn. Tích chọn nền tảng mà bạn muốn kích hoạt bao gồm Messenger và Instagram, ở dưới phần Tin Nhắn hãy điền tin nhắn trả lời tự động mà bạn muốn trả lời người dùng khi họ nhắn tin cho page.

Tin nhắn vắng mặt - Mục đích khi gửi tin nhắn này cho khách hàng, người theo dõi là để họ biết rằng bạn không thể phản hồi ngay lập tức. Đồng thời giữ chân khách hàng bằng cách tạo cảm giác họ vẫn đang được quan tâm. Hạn chế tình trạng khách bỏ đi vì chờ đợi quá lâu mà không nhận được phản hồi.

So với giao diện trên web, thì Meta Bussiness Suite trên Mobile có giao diện dễ hiểu hơn với nhiều. Nếu bạn muốn người dùng chọn những câu hỏi có sẵn, ví dụ như Bạn muốn tư vấn về quần, hay áo, hay phụ kiện thì chọn mục Câu Hỏi Thường Gặp, thêm câu hỏi hoặc chỉnh sửa câu hỏi có sẵn bằng cách chọn biêu tượng chiếc bút bên cạnh các câu hỏi có sẵn.

Khi đã hoàn thành việc thêm câu hỏi và câu trả lời có sẵn, hãy chọn Lưu ở góc trên bên trái để hoàn thành việc thiết lập Trả lời tự động trên Fanpage Facebook.

Ưu và nhược điểm của tính năng Trả lời tin nhắn tự động trên Facebook

Ưu điểm

1. Phản hồi khách hàng 24/7

• Giúp fanpage duy trì liên lạc ngay cả khi admin không online.
• Tăng sự chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với khách hàng khi nhận được phản hồi tức thì.

2. Tiết kiệm thời gian và nhân lực

• Giảm tải khối lượng công việc nếu bạn chỉ trả lời tin nhắn lặp đi lặp lại.
• Không cần quá nhiều nhân sự trực trang vào khung giờ thấp điểm hoặc ngoài giờ hành chính.

3. Tăng khả năng giữ chân khách hàng

• Tránh việc khách rời đi vì chờ đợi quá lâu.
• Giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm ngay lập tức.

4. Tùy chỉnh nội dung linh hoạt

• Có thể soạn sẵn nhiều loại tin nhắn khác nhau: chào mừng, vắng mặt, FAQ, v.v.
• Cá nhân hóa tin nhắn bằng cách chèn tên người dùng, thông tin đơn hàng, thời gian phản hồi dự kiến,...

5. Tích hợp với hệ thống quản lý khác

• Hỗ trợ kết nối với chatbot hoặc CRM nếu cần mở rộng.
• Tự động hóa được cả quy trình bán hàng hoặc chăm sóc khách sau mua.

Nhược điểm

1. Trả lời người dùng không mang tính cá nhân hoặc thiếu cảm xúc

• Tin nhắn tự động thường “rập khuôn”, khiến khách hàng cảm thấy bị bỏ bê nếu không được xử lý tiếp sau đó.
• Dễ gây mất điểm nếu nội dung thiếu sự tinh tế hoặc giải quyết vấn đề không đúng trọng tâm.

2. Không xử lý được các tình huống phức tạp

• Chỉ phù hợp với những câu hỏi thường gặp (FAQ).
• Các vấn đề cần tư vấn sâu, xử lý khiếu nại hoặc hỗ trợ kỹ thuật đều phải chuyển qua nhân viên thật.

3. Có thể gây hiểu lầm

• Nếu không thiết lập đúng hoặc viết nội dung không rõ ràng, tin nhắn tự động có thể khiến khách hiểu sai, gây mất lòng tin.
• Trả lời nhầm nội dung câu hỏi thực tế của khách cũng là tình trạng thường gặp.

4. Dễ bị lạm dụng hoặc quên cập nhật

• Do set sẵn nên nhiều admin quên cập nhật lại theo thời điểm, chương trình hay sự kiện mới hoặc khung giờ làm việc thay đổi.
• Việc để nội dung lỗi thời sẽ phản tác dụng, khiến fanpage trông thiếu chuyên nghiệp.