Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 3): Cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu

• Word 2013: Hướng dẫn sử dụng tài khoản Microsoft và OneDrive
• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 1): Các tác vụ cơ bản trong Word
• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 2): Cách tạo mới và mở tài liệu có sẵn

Khi tạo một tài liệu mới trong Word, bạn sẽ cần biết cách làm thế nào lưu lại tài liệu đó để có thể truy cập và chỉnh sửa sau này. Cũng như các phiên bản trước của Word, bạn có thể dễ dàng lưu lại các tệp tin trên máy tính. Ngoài ra, nếu muốn bạn còn có thể lưu các tệp tin lên dịch vụ đám mây bằng cách sử dụng OneDrive.

Thậm chí, bạn còn có thể xuất và chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Word.

Xem thêm video: Hướng dẫn cách lưu và chia sẻ tài liệu Word

OneDrive trước đây được gọi là SkyDrive. Về cơ bản không có gì khác biệt trong cách thức hoạt động của OneDrive - nó chỉ là một cái tên mới được đặt cho một dịch vụ hiện có. Trong vài tháng tới, bạn vẫn có thể thấy SkyDrive trong một số sản phẩm của Microsoft.

A. Save và Save As

Word cung cấp cho người dùng hai tùy chọn để lưu một tập tin bất kỳ: Save và Save As. Nhìn chung, hai tùy chọn này hoạt động tương tự nhau, chỉ khác một số thiết lập quan trọng.

• Save: Khi tạo hoặc chỉnh sửa một tài liệu bất kỳ, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu lại các thay đổi. Trong hầu hết các trường hợp bạn sẽ sử dụng lệnh này. Khi lưu một tập tin, bước đầu tiên bạn chỉ cần đặt tên cho tập tin đó và tìm vị trí lưu tập tin. Sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa, click chọn lệnh Save để lưu lại tập tin đó trên cùng một vị trí và cùng một tên.
• Save As: Sử dụng lệnh này để tạo một bản sao chép tài liệu trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc. Và khi sử dụng lệnh Save As bạn sẽ phải đặt một tên tiêu đề khác và tìm vị trí khác để lưu bản sao chép đó.

I. Lưu một tài liệu

Bất cứ khi nào bạn mở một dự án mới hoặc thực hiện một số thay đổi trên tài liệu Word của mình, điều quan trọng nhất là phải lưu lại tài liệu đó. Việc lưu trữ các tài liệu càng sớm và thường xuyên giúp bạn không còn phải lo mất tài liệu. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến vị trí lưu tài liệu để có thể tìm và mở tài liệu dễ dàng hơn.

1. Điều hướng và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

2. Nếu lần đầu tiên bạn lưu các tập tin, cửa sổ Save As sẽ hiển thị trên Backstage view.

3. Bước tiếp theo bạn cần làm là chọn vị trí lưu tập tin và đặt tên cho tập tin đó. Click chọn Browse để lựa chọn một vị trí lưu tập tin trên máy tính hoặc bạn có thể click chọn OneDrive để lưu tập tin trên OneDrive.

4. Lúc này hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Hãy chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu.

5. Đặt tên cho tập tin rồi click chọn Save.

6. Tài liệu sẽ được lưu lại. Bạn có thể click chọn lệnh Save một lần nữa để lưu lại các chỉnh sửa trên tài liệu. Ngoài ra, bạn còn có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

II. Sử dụng Save As để tạo một bản sao chép

Nếu muốn lưu tài liệu thành một bản khác trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao chép. Ví dụ, nếu tập tin của bạn có tên là Sales Report, bạn có thể lưu bản sao là Sales Report 2 và bạn có thể tùy ý chỉnh sửa tài liệu trên bản mới mà bản gốc vẫn giữ nguyên.

Để làm được điều này, bạn click chọn lệnh Save As trên Backstage view. Và thực hiện các bước tương tự như khi bạn lưu một tập tin, chọn vị trí lưu tập tin và đặt tên cho tập tin mới.

III. Thay đổi vị trí lưu tập tin mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, với lý do OneDrive được lựa chọn làm vị trí lưu trữ mặc định, bạn có thể thay đổi vị trí lưu trữ mặc định là Computer.

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.

2. Click chọn Options.

3. Hộp thoại Word Options sẽ hiển thị trên màn hình. Chọn Save ở khung bên trái, sau đó đánh tích vào hộp nằm kế bên tùy chọn Save to Computer by default. Click chọn OK và vị trí lưu trữ mặc định sẽ được thay đổi.

B. AutoRecover

Word 2013 sẽ tự động lưu tài liệu vào một thư mục tạm thời trong quá trình bạn sử dụng tài liệu Word. Nếu chẳng may bạn có quên lưu các thay đổi trên tài liệu hoặc giả sử nếu Word bị treo, khi đó bạn có thể khôi phục lại tập tin bằng cách sử dụng AutoRecover.

Sử dụng AutoRecover:

1. Mở Word 2013 lên. Nếu phiên bản autosaved (tự động lưu) của tập tin được tìm thấy, bảng Document Recovery sẽ xuất hiện ở khung bên trái.

2. Click Open để mở các tập tin có sẵn. Và tài liệu của bạn sẽ được khôi phục.

Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu lại 10 phút 1 lần. Nếu bạn chỉnh sửa một tài liệu trong khoảng thời gian ít hơn 10 phút, Word có thể sẽ không tạo phiên bản autosaved.

• Nếu không tìm thấy tập tin bạn cần, bạn có thể duyệt tất cả các tập tin autosaved từ Backstage view. Chọn tab File, sau đó click chọn Manage Versions, rồi click chọn Recover Unsaved Documents.

C. Xuất tài liệu

Theo mặc định, tài liệu Word sẽ được lưu ở định dạng file .docx. Tuy nhiên, trong một số trường hợp có thể bạn sẽ cần sử dụng đến các định dạng tập tin khác, chẳng hạn như tài liệu PDF hoặc Word 97-2003. Cách đơn giản nhất là xuất tài liệu của bạn từ Word sang các định dạng tập tin khác có sẵn.

I. Xuất tài liệu dưới dạng file PDF

Việc xuất tài liệu của bạn làm tài liệu Adobe Acrobat hay còn được biết đến là file PDF đặc biệt hữu ích trong trường hợp chia sẻ một tập tin cho một người dùng bất kỳ nào đó không sử dụng Word. Một File PDF sẽ cho phép người nhận xem - nhưng không chỉnh sửa - nội dung của tài liệu.

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.

2. Chọn Export rồi chọn Create PDF/XPS.

3. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Hãy chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu vừa xuất, đặt một tên bất kỳ mà bạn muốn rồi click chọn Publish.

Theo mặc định, Word sẽ xuất tất cả các trang trong tài liệu. Nếu bạn chỉ muốn xuất trang hiện tại, hãy nhấp vào Options (Tùy chọn) trong hộp thoại Save As. Hộp thoại tuỳ chọn Options sẽ xuất hiện. Chọn Current page (trang hiện tại), sau đó nhấp OK là xong.

Nếu muốn chỉnh sửa file PDF, Word cho phép bạn chuyển đổi một file PDF sang một tài liệu có thể chỉnh sửa được. Hãy cùng tham khảo bài viết Cách chuyển đổi file PDF sang Word đơn giản, không lỗi font của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

II. Xuất tài liệu sang định dạng tập tin khác

Ngoài ra, bạn còn có thể xuất tài liệu sang định dạng các tập tin khác, chẳng hạn như tài liệu Word 97-2003 trong trường hợp nếu muốn chia sẻ với người dùng khác đang sử dụng các phiên bản Word cũ hơn, hoặc thành tập tin .txt nếu tài liệu của bạn là plain-text (văn bản thuần túy).

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.

2. Chọn Export, rồi chọn Change File Type.

3. Chọn một định dạng tập tin rồi click chọn Save As.

4. Trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Chọn một vị trí bất kỳ mà bạn muốn lưu tài liệu vừa xuất, đặt một tên rồi click chọn Save.

Ngoài ra, bạn còn có thể sử dụng Save as type: menu drop-down (menu dạng thả) trong hộp thoại Save As để lưu tài liệu thành các định dạng tập tin khác nhau.

D. Chia sẻ tài liệu

Word 2013 cho phép người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác với nhau trên tài liệu bằng cách sử dụng OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ một tập tin cho người dùng khác bạn sẽ phải đính kèm tập tin tài liệu đó trong email. Mặc dù thuận tiện nhưng hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản cùng một tệp, điều này rất khó để sắp xếp.

Khi chia sẻ tài liệu từ Word 2013, bạn đang thực sự cho phép những người khác truy cập vào cùng một tệp tin chính xác. Điều này cho phép bạn và những người mà bạn chia sẻ có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu mà không cần theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ tài liệu, bước đầu tiên bạn cần làm là lưu tài liệu đó trên OneDrive.

Chia sẻ tài liệu:

1. Click chọn tab File để truy cập Backstage view, sau đó click chọn Share.

2. Trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Share. Click vào một tùy chọn Share bất kỳ để chia sẻ tài liệu của bạn.

Xem thêm: Cách cài đặt Tiếng Việt cho bộ Microsoft Office 2013

Chúc các bạn vui vẻ!