Cách dọn dẹp và quản lý hộp thư đến Gmail

Gmail – hộp thư đến của cuộc sống, ngăn kéo của doanh nghiệp – là một phần không thể thiếu đối với hàng triệu người muốn sắp xếp công việc hàng ngày của mình theo thứ tự. Với tư cách là ứng dụng email, Gmail đã trở nên khá tốt trong những năm gần đây khi phân chia luồng email vô tận thành các thẻ và nhãn khác nhau, chưa kể đến việc tránh xa thư rác.

Nhưng mặc dù Gmail thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, vẫn có rất nhiều điều nhỏ nhặt khác mà bạn có thể làm để hộp thư đến của mình gọn gàng hơn, đảm bảo rằng tất cả email đều đến đúng nơi và bạn không gặp phải bất kỳ điều bất ngờ không mong muốn nào.

Biến nhãn thành hộp thư đến

Bạn nhận được rất nhiều email đủ quan trọng để xem tại một thời điểm nào đó nhưng không quá quan trọng đến mức bạn muốn chúng luôn xuất hiện ở đầu hộp thư đến chính của mình. Ví dụ, bạn nhận được rất nhiều email từ các công ty quan hệ công chúng video game, đôi khi có chứa thông tin bạn cần quan tâm, nhưng muốn sàng lọc chúng trong thời gian khác.

Đối với điều này, hãy thiết lập nhãn "Games PR" và bỏ qua hộp thư đến của những email đó. Về cơ bản, điều này biến Games PR thành một hộp thư đến riêng biệt, thu thập thụ động những email này để bạn không nhận được thông báo khi chúng đến và có thể xem chúng khi có thời gian.

Để thực hiện việc này, bạn có thể bắt đầu bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh một (hoặc một số) email mà bạn muốn tạo hộp thư đến mới, sau đó nhấp vào biểu tượng menu ba chấm ngay bên dưới hộp tìm kiếm Gmail và chọn "Filter messages like these".

Một hộp sẽ xuất hiện hiển thị những người gửi email đó. Bạn có thể lọc email theo dòng chủ đề hoặc thậm chí dựa bộ lọc vào các từ mà chúng bao gồm, nhưng ví dụ sẽ giữ mọi thứ đơn giản và thiết lập bộ lọc cho email từ những người gửi cụ thể.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy nhấp vào "Create filter" để hiển thị một loạt tùy chọn liên quan đến những gì bạn thực sự muốn làm với các email đã chọn. Ví dụ đánh dấu vào ô “Skip the Inbox” và “Apply the label”, sau đó bên cạnh “Apply the label”, chọn nhãn “Games PR”. (Bạn sẽ có tùy chọn tạo nhãn mới tại đây nếu nhãn chưa tồn tại.)

Ở cuối hộp này, bạn cũng có thể chọn tùy chọn áp dụng bộ lọc cho tất cả các email trước đó phù hợp với tiêu chí, do đó, tất cả các email trước đó từ những người nhận này cũng sẽ được gửi đến hộp thư đến Games PR.

Quản lý hộp thư đến và cài đặt bộ lọc

Có nhiều thuật toán bí ẩn quyết định vị trí Gmail đặt chúng trong hộp thư đến của bạn. Nhưng bạn có thể giúp Gmail ở một mức độ nào đó bằng cách sử dụng nhãn “Important” nhỏ bên cạnh email. Đó là biểu tượng mũi tên màu vàng hoặc xám giữa ngôi sao và tên người gửi.

Nếu màu vàng, email đó được coi là quan trọng và sẽ ghi đè mọi bộ lọc để xuất hiện trong hộp thư đến chính của bạn. Nếu màu xám, điều đó có nghĩa là email đó "không quan trọng" và sẽ hoạt động theo các quy tắc bộ lọc của bạn. Nhấp vào biểu tượng để chuyển đổi giữa màu xám và vàng, tùy thuộc vào việc bạn có coi email đó là quan trọng hay không. Điều này sẽ giúp Google đánh giá tầm quan trọng của các email trong tương lai.

Nếu bạn không muốn Google sử dụng sáng kiến ​​của mình về tầm quan trọng của email, hãy nhấp vào Settings > Inbox và ở cuối, hãy chọn Don’t override filters. Bên cạnh tiêu đề Importance markers, bạn cũng có thể yêu cầu Google không sử dụng dấu hiệu hoàn toàn và không sử dụng các hành động trước đây của bạn để dự đoán tầm quan trọng của email.

Khi bạn đang ở trong Settings, hãy nhấp vào Filters and blocked addresses để xem tất cả các cài đặt bộ lọc mà bạn đã thiết lập. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa và xóa tất cả các bộ lọc hiện có, dẫn đến cùng một màn hình mà chúng ta đã nói đến trong tiêu đề Turning Labels into Inboxes.

Hủy đăng ký nhận email tiếp thị và bản tin

Trong nhiều năm qua, có lẽ bạn đã đăng ký nhận hàng tấn email tiếp thị phổ biến đến mức chúng trở thành tiếng ồn nền không mong muốn trong hộp thư đến của bạn. Thay vì đặt ra các quy tắc về việc phải làm gì với những email này sau khi chúng đến (ví dụ: tự động xóa), bạn nên đảm bảo rằng chúng không được gửi ngay từ đầu bằng cách hủy đăng ký nhận chúng.

Mỗi email tiếp thị/bản tin bạn nhận được đều phải có tùy chọn "Unsubscribe" ở cuối. Tùy chọn này thường có văn bản rất nhỏ và khi nhấp vào, bạn sẽ được liên kết đến trang web gửi email đó. Thông thường, chỉ cần nhấp vào nút này là đủ để hủy đăng ký, nhưng một số trang web khiến việc này trở nên phiền phức hơn bằng cách yêu cầu bạn phải đăng nhập để thực hiện. Dù bằng cách nào, đây cũng là một quy trình nhanh chóng và cắt bỏ những email đó ngay từ nguồn.

Trong hầu hết các trường hợp, Gmail có khả năng lọc các loại email này và đưa chúng vào danh mục Promotions, có thể chọn ở đầu hộp thư đến của bạn. Vậy hãy xem qua tab Promotions, tìm những kẻ vi phạm nhiều nhất và bắt đầu hủy đăng ký!

Có rất nhiều cách khác để quản lý hộp thư đến Gmail của bạn, nhưng ít nhất thì những cách này cũng giúp bạn biết cách sắp xếp hộp thư đến. Chỉ dùng những phương pháp trêncũng có thể giúp hộp thư đến của bạn trở nên tốt hơn. Bạn quản lý hộp thư đến Gmail của mình như thế nào? Bạn có đề xuất plugin nào không? Hãy chia sẻ ý kiến của mình trong phần bình luận bên dưới nhé!