Cách tận dụng thanh tìm kiếm cực kỳ mạnh mẽ của Gmail

Nếu chỉ sử dụng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên hoặc dòng chủ đề, bạn đang bỏ lỡ nhiều thứ. Thanh này chứa đầy các tính năng có thể làm được nhiều hơn bạn nghĩ.

Tại sao thanh tìm kiếm Gmail xứng đáng được đánh giá cao hơn?

Hầu hết người dùng Gmail đều tuân thủ các nguyên tắc cơ bản. Họ nhập tên, chủ đề hoặc từ khóa mơ hồ và cuộn qua các kết quả, hy vọng tìm thấy đúng email. Phương pháp thử và sai này hiệu quả, nhưng chậm và thường gây khó chịu. Điều mà hầu hết mọi người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail tinh vi hơn nhiều so với vẻ bề ngoài.

Hãy coi nó như Google cá nhân của bạn dành cho email. Giống như bạn có thể tìm kiếm trên web bằng các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp những toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn tập trung chính xác vào những gì mình đang tìm kiếm. Nó hiểu ngữ cảnh, bộ lọc, khoảng thời gian, loại file, người gửi, v.v... Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có hộp thư đến với hàng nghìn email từ nhiều năm trước.

Ví dụ, giả sử bạn đang cố gắng tìm một hợp đồng mà sếp bạn đã gửi vào tháng 6. Thay vì cuộn qua các email cũ, bạn có thể nhập:

from:boss@example.com after:2024/06/01 before:2024/07/01 filename:pdf.

Trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến để chỉ hiển thị các email từ sếp bạn vào tháng 6 có chứa file PDF. Nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.

Mẹo tìm kiếm hàng ngày giúp bạn tiết kiệm thời gian

Bạn không cần phải ghi nhớ hàng chục lệnh để có kết quả. Ngay cả một số ít toán tử tìm kiếm cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thói quen hàng ngày của bạn.

Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có file đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại file. Bao gồm người gửi, như from:client@example.com, và bạn vừa lấy được mọi tài liệu mà khách hàng đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.

Các tìm kiếm theo ngày cũng mạnh mẽ như vậy. Sử dụng after: và before: với ngày được định dạng là YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng 1. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp phạm vi tìm kiếm vào các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.

Nếu bạn sắp xếp hộp thư đến của mình bằng nhãn, hãy sử dụng chúng trong các tìm kiếm bằng nhãn:. Ví dụ, label:work contract sẽ hiển thị tất cả các tin nhắn được gắn thẻ là "work" có chứa từ "contract".

Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Nhập "meeting agenda" đảm bảo bạn chỉ thấy các email có chứa các từ chính xác đó theo thứ tự đó. Không còn phải lội qua các đề cập không liên quan đến "meeting" hoặc "agenda" nữa.

Cách kết hợp các toán tử để có kết quả tốt hơn

Trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần một toán tử tìm kiếm là đủ để có được kết quả chính xác. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm giúp bạn tập trung chính xác vào những gì mình đang tìm kiếm với độ chính xác cao.

Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các bảng tính từ một đồng nghiệp tên là Amos được gửi vào nửa đầu tháng 4. Bạn có thể sử dụng:

from:amos@example.com after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsx

Truy vấn đó sẽ chỉ trả về các email từ Amos trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa những file Excel.

Nếu muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng OR như sau:

from:alex@example.com OR from:rachel@example.com

Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Ví dụ, -from:news@example.com sẽ lọc ra các email từ địa chỉ đó.

Bạn muốn tìm các tin nhắn chưa đọc có chủ đề cụ thể từ người quản lý của mình? Hãy thử:

subject:update from:manager@example.com is:unread

Càng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác. Và vì Gmail cung cấp cho bạn kết quả ngay lập tức, nên bạn có thể điều chỉnh các truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.