Mẹo dùng Microsoft Word để chỉnh sửa bài luận nhanh hơn

Bạn đang muốn chỉnh sửa bài tập trong Word thật nhanh? Dưới đây là một số mẹo sử dụng Microsoft Word hữu ích để tăng tốc quá trình chỉnh sửa và tiết kiệm thời gian.

Giãn cách đoạn văn ở bước cuối cùng

Bước đầu tiên đơn giản nhưng thật sự cần thiết. Khi có bài luận hay báo cáo tới 3.000 từ, bạn thường đặt khoảng cách gấp đôi khi chỉ viết một vài câu hoặc đoạn văn. Hành động này cho bạn cảm giác bạn đã làm được nhiều hơn những gì thật sự có.

Thế nhưng, để hiệu quả hơn ở giai đoạn chỉnh sửa cuối cùng, tốt nhất bạn lên giãn cách đoạn ở bước cuối cùng. Bằng cách này, bạn tiết kiệm được thời gian bởi không phải cuộn lên và xuống nhiều lần trong khi điều hướng qua các phần và trang khác nhau của văn bản.

Học cách dùng phím tắt

Phím tắt giúp việc chỉnh sửa và định dạng nhanh hơn so với khi dùng chuột. Ví dụ, khi dùng chuột để chọn một số từ, bạn có thể thiếu một hoặc hai ký tự và phải highlight lại, hoặc bỏ qua và bao gồm một khoảng thời gian khi không cần tới nó.

Trong trường hợp này, bạn có thể chọn chính xác text bằng Ctrl + Shift, và mũi tên trái & phải ở Windows. Microsoft Word có nhiều phím tắt cho phép bạn chỉnh sửa ngay trên bàn phím mà không cần chuyển sang chuột hoặc trackpad. Đừng đánh giá thấp thời gian bạn tiết kiệm được bằng phương pháp này.

Ẩn header và footer

Khi đọc qua một đoạn văn bản liên tục, header và footer trống có thể gây khó chịu. Để có trải nghiệm đọc và chỉnh sửa mượt mà hơn, ẩn header và footer để nối toàn bộ trang với nhau.

Trỏ chuột qua khoảng màu xám nằm giữa trang hiện tại và tiếp theo, rồi click đúp. Khi cần dùng header và footer trong Microsoft Word lần nữa, bỏ ẩn chúng bằng cách trỏ chuột qua dòng phân tách trang và click đúp.

Thu gọn heading và subheading

Đối với những bài luận kiểu báo cáo dài, bạn có thể tách nội dung thành heading và subheading. Khi di chuyển sang phần tiếp theo, hoăc nhảy giữa các phần để viết lại và chỉnh sửa nội dung, thu gọn heading sẽ giúp việc cuộn qua text dễ dàng hơn.

Trỏ chuột qua phần tiêu đề heading, sau đó, click icon hình tam giác hiện bên cạnh nó để ẩn nội dung. Nếu muốn ẩn toàn bộ heading cùng lúc, click chuột phải vào heading bất kỳ và chọn Expand/Collapse > Collapse All Headings.

Tự động phân loại tài liệu tham khảo theo thứ tự bảng chữ cái

Danh sách tác phẩm được trích dẫn là một phần không thể thiếu trong bất kỳ bài tập ở cấp cao đẳng, đại học và thường nó được phân loại theo bảng chữ cái. Bạn có thể thêm tài liệu tham khảo vào danh sách khi trích dẫn chúng trong bài luận, nhưng khi đến phần phân loại ở cuối, việc sắp xếp chúng theo cách thủ công thật tốn thời gian. Bạn có thể phân loại chúng tự động trong Microsoft Word.

Chọn tất cả tài liệu tham khảo của bạn và tới tab Home. Trong phần Paragraph, click icon Sort (A & Z với một mũi tên đi xuống). Trong trường Sort by, chọn Paragraphs. Ở trường Type, chọn Text. Sau đó, chọn Ascending > click OK. Danh sách này giờ sẽ được phân loại theo thứ tự bảng chữ cái.

Tuy nhiên, bạn có thể thấy một số ngoại lệ. Ví dụ, khi một số tham chiếu bắt đầu bằng các biểu tượng thay vì chữ cái, chúng có thể được đẩy lên trên cùng. Vì thế, bạn cần phải tự chèn lại chúng vào danh sách như ý muốn.

Trên đây là những mẹo đơn giản nhưng hữu ích, giúp bạn sửa bài luận dài nhanh hơn. Hãy chia sẻ các mẹo khác mà bạn vẫn thường dùng nhé!