Làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày với 3 hành động đơn giản

Hãy đối mặt với sự thật rằng: dù bạn có thích hay không thì cách bắt đầu một ngày mới có tác động rất lớn đến thời gian còn lại trong ngày đó!

Thử tưởng tượng rằng bạn bắt đầu một buổi sáng: dậy muộn, không có nước nóng và phải tắm nước lạnh, chiếc áo mà bạn muốn mặc vào ngày hôm đó lại bị dính bẩn, khi rót sữa ra và phát hiện nó bị hỏng và tệ nhất là bị hỏng xe trên đường đi làm. Hừmmm... Bây giờ bạn còn nghĩ rằng mình có thể làm tốt công việc vào ngày hôm đó không? Chắc chắc là không rồi.

Trái lại, hãy thử tưởng tượng một tình huống khác: bạn thức dậy vào một buổi sáng có nắng ấm, sớm hơn báo thức 5 phút; đã chuẩn bị sẵn quần áo từ tối hôm trước; tự chuẩn bị đồ ăn sáng và vừa thưởng thức chúng vừa đọc báo. Thời tiết hôm đó đẹp đến nỗi bạn có thể đạp xe đi làm. Rõ ràng là tốt hơn nhiều phải không?

Mặc dù thực tế có một số điều nằm ngoài tầm tay của bạn nhưng vẫn còn rất nhiều điều khác có thể kiểm soát để thay đổi thói quen buổi sáng của mình và thu lấy những kết quả tích cực. Dưới đây là một vài cách để bắt đầu ngày mới thật hiệu quả và tăng cường năng suất làm việc cả ngày. Mời các bạn cùng tham khảo!

1. Hãy thêm một hoạt động tích cực

Nhiều người trong chúng ta rất dễ rơi vào mô hình hoạt động thường ngày vào buổi sáng như: thức dậy theo đồng hồ báo thức (khi không được ngủ đủ giấc); nguyền rủa, dậy tắt đồng hồ, ra khỏi giường; pha cà phê (nếu dậy đúng giờ); tắm rửa; mặc quần áo rồi đi làm.

Tuy nhiên, thực tế có rất nhiều điều bản thân mỗi chúng ta đều có thể thay đổi để biến buổi sáng trở nên tích cực và có ích hơn. Một trong những cách tốt nhất đó là thêm vào một hoạt động tích cực, bởi theo nghiên cứu mới đây từ trường Đại học Warwick đã khẳng định: "Hạnh phúc khiến chúng ta làm việc hiệu quả hơn 12%".

Hãy nghĩ về một điều mà bạn muốn làm vào buổi sáng và không tốn quá nhiều sức lực. Ví dụ như:

• Ngồi thiền
• Tự nấu cho mình bữa sáng (trứng chiên và bánh mỳ nướng),
• Đọc báo hay vài trang tiểu thuyết

Tất cả những hoạt động trên đều không cần phải cố gắng quá nhiều nhưng lại mang đến tác động tích cực cho tâm trạng và sức khỏe của bạn. Bạn có thể sẽ phải dậy sớm hơn thường lệ 20 phút, nhưng cũng đáng đúng không?

Một điều cần lưu ý là đừng cố làm nhiều việc một lúc; đừng tự nhủ rằng: "Mình sẽ đọc báo trong khi đang đánh răng". Điều đó sẽ chỉ dẫn đến sự thất vọng và chắc chắn bạn sẽ không thể cảm nhận được đầy đủ niềm vui mà bạn dự định trước khi thực hiện hoạt động mới và thú vị của mình. Vì vậy, hãy dành thời gian cho hoạt động mới trong lịch trình của bạn để có thể tận hưởng niềm vui trọn vẹn mà không cảm thấy cần phải vội vàng và "làm cho xong".

Thử tưởng tượng nếu bạn thêm một hoạt động đơn giản nào đó vào thói quen buổi sáng hàng ngày, bạn sẽ cảm thấy vui hơn như thế nào khi bước ra khỏi cửa mỗi sáng nhé!

2. Dành thêm 10 phút để thực hiện nhiệm vụ quan trọng

Bắt đầu ngày mới là một thời điểm vô cùng quan trọng. Khi vừa thức dậy (thoải mái sau một đêm ngon giấc), bạn có cơ hội bắt đầu một ngày mới với tâm trạng thư thái và không bị quấy rầy. Do đó, bạn hoàn toàn có một tinh thần thải mái và chưa cần phải động não để xử lý những công việc mới, những cuộc khủng hoảng và chỉ cần sống cuộc sống của mình mà thôi. Chính vì lý do đó, bạn thường sẽ đạt năng suất làm việc tốt nhất vào buổi sáng.

Dưới đây là một trong những lời khuyên tốt nhất cho năng suất làm việc mà bạn có thể thực hiện trong ngày, dù đang làm việc toàn thời gian, làm việc tự do hay làm việc tại nhà. Điều đó rất đơn giản, hãy dành một khoảng thời gian ngắn vào buổi sáng – khoảng 10 đến 20 phút – để làm công việc quan trọng nhất bạn dự định làm trong ngày.

David Kadavy, tác giả của cuốn sách "Design for Hackers - Thiết kế dành cho các hacker" luôn dành 10 phút mỗi sáng để xử lý một công việc quan trọng mà ông đã lên kế hoạch giải quyết trong ngày. Không cần suy nghĩ gì cả. Chỉ cần ngồi xuống và làm thôi. Và mẹo nhỏ ở đây chính là hành động này có kết quả tốt như vậy bởi phần khó nhất chính là bắt đầu làm việc.

Tuy nhiên, bằng cách hạ thấp tiêu chuẩn – dành ra khoảng 10-20 phút – và cứ làm, bạn đã cho phép bộ não của mình tham gia làm việc gần như ngay lập tức. Lúc đó, bạn đã phá vỡ được rào cản lớn nhất. Theo như Kadavy đã nói, 10 phút sẽ thành 20 phút, rồi 20 phút thành 1 tiếng, rồi 2 tiếng, và bạn sẽ đạt được nhiều thành quả hơn trong vòng 2 tiếng làm việc đầu tiên trong ngày so với bình thường.

3. Đừng bắt đầu một ngày bằng cách kiểm tra email

Tránh việc chuyển đổi bối cảnh – nhất là khi bắt đầu ngày mới – là điều rất quan trọng. Nếu bạn bắt đầu một ngày mới bằng cách kiểm tra email thì bạn đã tự khiến mình làm việc không hiệu quả rồi đó.

Hãy thử nghĩ mà xem nếu bạn kiểm tra hộp thư và thấy 5 yêu cầu khác nhau đến từ 5 người khác nhau và bạn không thể tập trung được nữa.

Cho dù bạn có thích hay không, bộ não của bạn cũng sẽ phải hoạt động vì những yêu cầu đó và nó sẽ sử dụng những nguồn lực quý giá để lên kế hoạch giải quyết chúng. Chắc chắn bạn sẽ cảm thấy căng thẳng về mọi điều mình cần phải làm, trước khi thực sự làm được điều gì. Do vậy mỗi khi kiểm tra email, bạn lại mất tập trung khỏi công việc đang làm trước đó.

Nghiên cứu của Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ về "thuế tinh thần" khi làm nhiều việc một lúc và liên tục chuyển đổi bối cảnh cho thấy: "Thậm chí, việc chuyển đổi giữa các công việc có thể khiến một người giảm ít nhất 40% thời gian hiệu suất làm việc".

Trong thời buổi hiện nay, bạn rất dễ cảm thấy có trách nhiệm phải bắt đầu ngày mới bằng cách kiểm tra email. Dù điều đó tốt hay xấu thì đó cũng là cách mà mọi việc được giải quyết. Đây là cách mà các yêu cầu được đưa ra và thực hiện và cũng là cách để kiểm tra tiến độ làm việc. Hơn nữa, đó là cách mà đa số các hoạt động kinh doanh diễn ra.

Nhưng dù thế nào, bạn vẫn có thể kiểm soát việc kiểm tra email của chính mình. Hãy nhớ rằng không kiểm tra email khi bắt đầu ngày mới chính là một bước tuyệt vời để bắt đầu một ngày mới. Thay vào đó, hãy lập một vài thời điểm kiểm tra email cụ thể trong ngày, 11 giờ sáng và 4 giờ chiều chẳng hạn. Bằng cách kiểm tra hòm thư 2 lần – trước buổi trưa và trước khi hết ngày làm việc – bạn sẽ nhận được và hồi âm lại cho bất cứ yêu cầu cần thiết nào.

Đừng quên chia sẻ những thay đổi mới của mình cho các đồng nghiệp. Hãy để khách hàng/đồng nghiệp biết rằng bạn sẽ bớt kiểm tra email thường xuyên hơn để cải thiện hiệu suất làm việc của mình (ai có thể tranh cãi với bạn được chứ?), bạn không cần phải kiểm tra email một cách thường xuyên nữa. Nếu có những vấn đề cấp bách hơn, họ luôn có thể gọi cho bạn hoặc gặp trực tiếp bạn.

Hạn chế truy cập hòm thư có thể là sự cải thiện có hiệu quả nhất về năng suất làm việc mà bạn thực hiện trong cả năm. Hành động đó sẽ giúp bạn luôn tỉnh táo và tập trung vào những công việc quan trọng hiện tại.

Ba thay đổi đơn giản vừa nêu trên sẽ giúp bạn bắt đầu buổi sáng đúng cách và đạt năng suất làm việc cao nhất trong cả ngày mà trước giờ bạn chưa từng được nghe đến.

Tham khảo thêm một số bài viết:

• Cách sử dụng 1 tiếng sau giờ làm sẽ quyết định sự thành công của bạn
• Thay vì lướt Facebook, hãy làm 3 điều bổ ích này trên mạng
• 15 thói quen lãng phí thời gian cần loại bỏ ngay lập tức

Chúc các bạn vui vẻ!