Chọn vị trí đặt máy in trong văn phòng

Máy in là một trong những thiết bị thường thấy trong phòng làm việc của chúng ta, tuy rằng ngày nay kích cỡ của các loại máy in cũng đã được tối ưu khá nhiều, nhưng đặt thiết bị này ở vị trí nào sao cho vừa phù hợp với thẩm mỹ, vừa thuận tiện trong quá trình sử dụng vẫn là một việc không hề dễ dàng. Dưới đây là 3 tiêu chí về vị trí lắp đặt một chiếc máy in sao cho hợp lý để bạn tham khảo.

Tổng quan về bố cục của một văn phòng

Trước hết, chúng ta nên nói một chút về bố cục điển hình của một văn phòng. Điều này cũng khá quan trọng vì một văn phòng thường sẽ được sắp xếp theo các khu vực làm việc khác nhau. Mỗi khu vực sẽ có một kiểu bài trí riêng, mặc dù tất cả đều là một phần trong cùng một hệ thống thiết lập chung của cả văn phòng.

Đầu tiên, một văn phòng lớn thường sẽ có một khu vực hoạt động chung. Đây là không gian mà ở đó, hầu hết các hoạt động hàng ngày sẽ được diễn ra. Không gian này thường sẽ bao gồm tiền sảnh, khu vực lễ tân và sảnh cho khách (nơi khách hàng và nhân viên tương tác với nhau). Đây cũng là nơi các nhân viên trong văn phòng tụ họp bàn công việc uống cà phê hoặc ăn trưa. Tóm lại, cuộc sống của văn phòng sẽ phát ra từ khu vực này.

Thứ hai là khu vực thụ động hoặc khu vực làm việc thực tế. Đây là nơi nhân viên làm việc và chủ yếu chứa bàn làm việc, ghế ngồi cũng như các trang thiết bị, máy móc phục vụ công việc. Yên tĩnh sẽ là một yếu tố được coi trọng bậc nhất tại khu vực này. Ngoài ra, cách bố trí cũng phải hướng đến tối đa hóa hiệu quả nhân sự và thúc đẩy năng suất làm việc.

Thứ ba là khu dịch vụ. Đây là không gian cho các hoạt động dịch vụ, nơi đặt các thiết bị chung và cũng là khu vực di chuyển chung. Trong quá khứ, khi mà các công nghệ giao tiếp không dây chưa tồn tại và phát triển, khu vực dịch vụ thường là nơi lộn xộn nhất của một văn phòng. Tất cả nhân viên thường có xu hướng ở đây bất cứ lúc nào để in ấn, để sắp xếp và truy xuất các tài liệu cần thiết.

Các yếu tố trong việc chọn vị trí đặt máy in

Giờ đây, khi mà các giao thức truyền thông mới được đưa vào sử dụng hằng ngày, các khu vực làm việc đã không còn những ranh giới khác biệt rõ ràng và đồng thời tầm quan trọng cũng đã bị giảm đi. “Tính di động” của các nhân viên văn phòng đã được giảm xuống mức tối thiểu, vì phần lớn họ sử dụng các kết nối không dây để liên lạc và giao tiếp cho thuận tiện. Họ chỉ đứng dậy khi bắt buộc, ví dụ như đi in tài liệu chẳng hạn. Do vậy, vị trí đặt các thiết bị trong văn phòng cũng từ đó mà thay đổi.

Tính thẩm mỹ và sự yên tĩnh: Chắc chắn sẽ chẳng ai muốn một chiếc máy in to cồng kềnh được đặt ngay góc đẹp nhất của gian phòng thay vì là một chậu cây cảnh hoặc một đồ vật trang trí nào đó. Trong không gian văn phòng có rất nhiều trang thiết bị khác nhau như bàn làm việc, bàn tiếp khách, chậu cây cảnh, tủ hồ sơ… Vì thế chọn được một vị trí hợp lý cho máy in sẽ mang đến sự hài hòa về mặt thẩm mỹ cho văn phòng của bạn. Ngoài ra, vì máy in và một số thiết bị văn phòng khác thường nằm trong khu vực dịch vụ của một văn phòng, do đó, vị trí của nó cũng sẽ ảnh hưởng đến thiết kế của trần và tường. Tại sao lại nói như vậy? Lý do là máy in cỡ lớn và các thiết bị văn phòng khác có thể tạo ra rất nhiều tiếng ồn. Để duy trì một môi trường lý tưởng, sàn, tường và trần cần phải được xử lý triệt tiêu bắt âm thanh nhằm hạn chế bớt bất kỳ tiếng ồn nào được tạo ra.

Thuật tiện cho việc di chuyển của nhân viên: Đây là một trong những yếu tố chính cần phải quan tâm trong việc quy hoạch một văn phòng sao cho hợp lý. Máy in trung tâm cần phải được đặt tại một khu vực mà tất cả các nhân viên đều có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Nói cách khác, tính toán được nơi đặt cho máy in sẽ giúp nhân viên cảm thấy tiện lợi hơn khi đi lại in ấn tài liệu. Nên đặt nó ở vị trí không quá gần với bàn làm việc vì sẽ gây vướng, nhưng cũng đừng quá xa sẽ khiến bạn mất thời gian đi lại. Hãy căn cứ vào diện tích và cách bố trí nội thất phòng để có thể tìm được nơi để máy tốt nhất.

Giảm thiểu ảnh hưởng đến sức khỏe: Có thể bạn chưa biết nhưng đã có không ít những cảnh báo của các nhà khoa học về việc thường xuyên tiếp xúc, sử dụng máy in, máy photo, sẽ có tác hại gần giống như bạn hút thuốc lá một cách thụ động. Cụ thể các hạt ozone nhỏ phát ra từ các thiết bị này sẽ gây kích ứng cho các cơ quan như mắt, mũi, phổi, đồng thời gây lão hóa tế bào da cũng như đau nhức đầu nếu tiếp xúc liên tục trong thời gian dài. Để giảm thiểu các nguy cơ về sức khỏe từ máy in, cần đảm bảo máy in được đặt ở các khu vực thoáng khí, thông gió tốt, giảm hàm lượng khí độc phát ra từ máy in. Ngoài ra, nếu có điều kiện, bạn nên đặt máy in tại những nơi gần cửa sổ hoặc hành lang văn phòng, cách xa người dùng ít nhất 3m, và lưu ý là khi không dùng thì nên rút nguồn điện.

Trên đây là cách bố trí máy in hợp lý trong một trong một không gian văn phòng. Hãy xem xét thật kỹ lưỡng các yếu tố để chọn được vị trí đặt chiếc máy in sao cho khoa học và hiệu quả nhất!

Xem thêm:

• Cách chia sẻ máy in qua mạng Lan
• Cách khắc phục lỗi Windows không kết nối với máy in
• Hướng dẫn cách kiểm tra và cài đặt địa chỉ IP cho máy in
• Cách in tài liệu trực tiếp từ smartphone hoặc tablet