11 cách tăng năng suất làm việc hữu ích cho bạn cả đời

Tất cả chúng ta đều muốn xây dựng một lối sống tốt đẹp, có tổ chức hơn, làm việc hiệu quả hơn và ít lo lắng hơn.

Tuy nhiên, không phải lúc nào những mong muốn này cũng dễ thực hiện, nhất là khi có quá nhiều thứ diễn ra hàng ngày khiến cho chúng ta bị phân tâm và "cán cân" cuộc sống – công việc luôn ở trong tình trạng bị nghiêng hẳn về một phía.

Vậy thì làm thế nào để giảm bớt stress và tối ưu hóa thời gian lẫn nguồn năng lượng cho các hoạt động thường ngày mà vẫn đảm bảo đạt kết quả tốt nhất? Dưới đây là 11 bí quyết cải thiện năng suất làm việc mà bạn có thể sử dụng cả đời. Chắc chắn, chúng không bao giờ "thừa" cả.

1. Hiểu rõ chính mình

"Know thyself" là cụm từ mà trong mấy năm gần đây xuất hiện khá nhiều trong các bài viết hay sách báo. Trên thực tế, cách đây khoảng 400 năm TCN, Socrates đã từng nhắc đến hai từ này để nhấn mạnh đến một triết lý rằng con người cần hiểu rõ về chính mình, nghĩa là cần phải biết về đời sống và ý nghĩa của nó. Tuy nhiên, nếu ai cũng làm được như vậy thì chẳng cần phải bàn nữa.

Benjamin Franklin đã từng nói: "There are three things extremely hard: steel, a diamond and to know one's self" (tạm dịch: có 3 thứ cực kỳ cứng/khó khăn đó là thép, kim cương và biết mình). Đôi khi ta có cảm tưởng là đã "biết" về bản thân mình nhưng kỳ thực là chẳng hiểu gì cả. "Biết" ở đây nghĩa là nắm được những gì đang xảy ra trong mình, kể cả hành động, suy nghĩ lẫn cảm xúc và có thể kiểm soát chúng. Đơn giản hơn nghĩa làm chủ được mình.

Một khi đã "biết mình", bạn sẽ biết được thời điểm nào trong ngày bạn làm việc hiệu quả nhất và phân bổ các công việc quan trọng để làm vào khoảng thời gian đó.

Một khi đã "biết mình", bạn sẽ biết được khi nào bản thân cảm thấy vui thực sự, muốn nói lời yêu thương, muốn khóc, muốn tỏ ra mừng rỡ hay bắt đầu có những biểu lộ giận dữ và kiểm soát chúng. Nhờ vậy, bạn sẽ dễ dàng hơn trong các mối quan hệ và giữ chúng được bền vững hơn chứ không còn để cảm xúc lấn át lý trí nữa.

2. Hạn chế sử dụng Facebook

Không ai khẳng định được Facebook sẽ còn tồn tại trong khoảng bao lâu nhưng điều chắc chắn là vài năm nữa (thậm chí là nhiều hơn) nó vẫn ở đó – vẫn là cộng đồng mạng với sự tham gia của hàng triệu người trên thế giới và vẫn là nơi để bạn "giết" thời gian "không thương tiếc".

Bạn có thấy rằng chỉ cần xem một video hay đọc một status hài hước trong vài giây là bạn đã có thể bị hấp dẫn bởi những video và các câu chuyện cười khác, để rồi vài giây đó trở thành vài phút rồi vài tiếng đồng hồ.

Theo một nghiên cứu, 23% số nhân viên văn phòng cho rằng Facebook là "điểm đến lý tưởng" để lãng phí thời gian và năng lượng.

Do vậy, hạn chế sử dụng Facebook ở mức tối đa sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và cải thiện năng suất làm việc.

3. Hạn chế sử dụng điện thoại

Mặc dù điện thoại thông minh giúp bạn đơn giản hóa rất nhiều vấn đề trong cuộc sống thường ngày và công việc, chẳng hạn như báo thức, viết nhật ký, tạo checklist, nhắn tin, gọi điện, nhắc nhở, cập nhật tin tức hay họp hội nghị (Conference call) nhưng nếu lạm dụng quá mức thì nó sẽ phản tác dụng.

Theo thống kê, một người trung bình mở điện thoại kiểm tra khoảng 221 lần/ngày. Rõ ràng, tổng những lần cầm điện thoại và mở màn hình lên (chưa kể sử dụng các ứng dụng) cũng đã ngốn của bạn rất nhiều thời gian quý báu. Một ngày chúng ta chỉ có 24h và việc sử dụng nó cho những công việc gì là tùy thuộc vào bạn.

4. Hãy tập trung và đừng ôm đồm quá nhiều việc

Nhiều người nghĩ rằng một lúc kết hợp nhiều việc như vừa ăn cơm vừa đọc báo, vừa họp vừa gửi email cho khách hàng hay vừa nghe điện thoại vừa lập kế hoạch công việc... sẽ tối ưu hóa được thời gian nhưng sự thật không hoàn toàn như vậy.

Trừ khi bạn là người "đa nhiệm" – có thể kiểm soát nhiều thứ cùng lúc mà vẫn đảm bảo hiệu quả tốt nhất, bằng không thì thói quen "ôm việc vào mình" sẽ khiến bạn nhanh chóng mệt mỏi, kiệt sức và không còn ý chí cố gắng nữa.

Hãy tập trung vào một việc, cố gắng hoàn thành tốt chúng để có động lực giải quyết các đầu việc tiếp theo là lời khuyên hữu ích giúp bạn cải thiện năng suất cả trong công việc lẫn cuộc sống.

Đừng quên rằng bộ não người chỉ có thể tập trung khoảng 90 đến 120 phút tại một thời điểm trước khi chuyển sang giai đoạn được nghỉ ngơi, thư giãn.

5. Quản lý email hiệu quả

Hộp thư đến (inbox) trong email là do bạn và những người khác góp phần tạo nên. Do vậy, đừng để chúng trở thành vật cản khiến bạn bị căng thẳng mỗi ngày. Hãy quản lý tốt chúng.

Bạn có thể tổ chức inbox bằng cách phân loại các email quan trọng thông qua việc tạo thư mục, sử dụng tính năng "tag", chuyển qua các tab khác hoặc gắn ngôi sao. Bên cạnh điều này thì lựa chọn thời gian phù hợp để xử lý email cũng là điều không thể thiếu.

Theo các nhà khoa học thì trả lời email vào sáng sớm là thói quen sẽ giảm năng suất làm việc và gây hiệu ứng không tốt cho tâm trạng của chúng ta trong cả ngày sau đó.

6. Hòa mình vào thiên nhiên

Đắm mình trong bầu không khí trong lành với thiên nhiên là cách rất hiệu quả để làm mới tinh thần, cải thiện sự tập trung và thúc đẩy quá trình sản sinh năng lượng trong cơ thể.

Bạn có thể thay đổi môi trường bằng cách thường xuyên đi dạo, nghe nhạc thiền, nghe các âm thanh tự nhiên như tiếng mưa rơi, tiếng sấm, tiếng gió; mở cửa sổ trong lúc làm việc, tập thể dục vào sáng sớm... Tất cả những hoạt động này đều góp phần cải thiện năng suất làm việc rất tốt.

7. Thiền

Chỉ cần dành 15 phút mỗi ngày để thiền có thể giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn hơn, tăng sự tập trung và giảm căng thẳng rất hiệu quả. Ngoài ra, thiền còn được khẳng định là kích thích sự sáng tạo, khơi nguồn cảm hứng và có nhiều lợi ích thiết thực đối với sức khỏe.

8. Yêu cầu sự giúp đỡ

Tại sao yêu cầu sự giúp đỡ lại có thể giúp chúng ta cải thiện năng suất làm việc? Đơn giản bởi vì không có ai giỏi tất cả mọi thứ và không phải ai cũng muốn làm tất cả mọi thứ. Sẽ có lúc, chúng ta gặp khó trong một vấn đề và điều cần thiết đó là ủy quyền hoặc giao phó công việc cho một người khác thành thạo về nó.

9. Nghỉ ngơi

Làm việc liên tục cả ngày sẽ không giúp bạn cải thiện năng suất làm việc mà ngược lại, nó còn khiến bạn nhanh mệt mỏi hơn và không còn linh hoạt như trước nữa.

Để thay đổi, bạn cần xây dựng một kế hoạch làm việc và nghỉ ngơi hợp lý. Dành khoảng thời gian cần thiết để thư giãn tinh thần, "tập thể dục" cho não bộ và ngủ nghỉ nhiều hơn. Nhờ vậy, bạn sẽ tỉnh táo và có nhiều năng lượng hơn cho ngày kế tiếp.

10. Chia nhỏ mục tiêu

Hoàn thành mục tiêu lớn sẽ khiến bạn cảm thấy áp lực nhưng chia nhỏ mục tiêu lại giúp bạn có thêm động lực và tinh thần để chiến đấu tiếp.

Biết cách đơn giản hóa các mục tiêu lớn bằng việc phân tách thành những nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp bạn có được những giải pháp phù hợp hơn, giải quyết vấn đề nhanh hơn và sử dụng những thành tích nhỏ đó làm đòn bẩy để bứt phá và chinh phục các mục tiêu lớn hơn nữa.

Biết cách tạo động lực cho chính mình là chìa khóa giúp bạn đứng vững trước mọi trở ngại.

11. Làm việc thông minh

Ngồi làm việc sai tư thế hay áp dụng sai phương pháp giải quyết vấn đề sẽ khiến bạn càng lâu đạt được mục tiêu hơn. Do vậy, biết cách làm việc thông minh, linh hoạt và cởi mở là bí quyết giúp bạn làm chủ mọi thứ trong cuộc sống.