4 ứng dụng Google hoạt động tốt hơn hẳn khi có Gemini AI

Với phần lớn ứng dụng, AI thường bị xem là tính năng “đắp thêm cho có”, thậm chí gây rối hơn là hữu ích. Tuy nhiên, khi được triển khai đúng cách, AI vẫn có thể trở thành trợ thủ đắc lực trong những công việc hằng ngày. Google đang tích hợp Gemini vào gần như mọi dịch vụ của mình, và dù không phải lúc nào cũng đáng hoan nghênh, nhưng trong bốn ứng dụng dưới đây, Gemini thực sự tạo ra khác biệt tích cực.

Gmail

Theo đánh giá của nhiều người dùng, Gmail là nơi Gemini được triển khai hiệu quả nhất trong hệ sinh thái Google, với những tính năng có giá trị sử dụng thực tế rõ ràng. Tác động dễ nhận thấy nhất đến từ công cụ “Help me write”. Không chỉ dừng lại ở việc gợi ý từ ngữ hay tự động hoàn thành câu, Gemini có thể tạo ra toàn bộ bản nháp email chỉ từ một yêu cầu ngắn. Người dùng chỉ cần mô tả mong muốn như viết thư xin lỗi khách hàng theo phong cách trang trọng, hay gửi lời mời ăn trưa mang tính thân mật cho cả nhóm, Gemini sẽ soạn sẵn một email hoàn chỉnh và trau chuốt.

Khả năng này còn mở rộng sang việc chỉnh sửa nội dung đã có, cho phép rút gọn những email dài dòng hoặc điều chỉnh giọng văn cho phù hợp hơn với người nhận, từ chuyên nghiệp đến chi tiết, giải thích kỹ lưỡng.

Gemini cũng giúp giảm đáng kể áp lực “ngập email” nhờ khả năng tóm tắt thông minh. Những chuỗi email dài với nhiều người tham gia có thể được cô đọng ngay lập tức, làm nổi bật các quyết định quan trọng và những đầu việc còn dang dở. Tính năng này đặc biệt hữu ích với những ai vừa quay lại sau kỳ nghỉ hoặc mới tham gia một dự án giữa chừng, khi không cần phải cuộn qua hàng chục email để nắm tình hình. Các thông tin then chốt như thời gian họp đề xuất hay deadline cụ thể sẽ được Gemini đưa lên đầu cuộc trò chuyện, rất rõ ràng và dễ theo dõi.

Bên cạnh đó, bảng điều khiển Gemini trong Gmail còn đóng vai trò như một trợ lý thông minh cho toàn bộ hộp thư. Thay vì tìm kiếm bằng từ khóa theo cách truyền thống, người dùng có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên, chẳng hạn như số PO của hóa đơn gần nhất từ một nhà cung cấp cụ thể, hay thời gian chuyến bay sắp tới. Gemini sẽ quét email để tìm câu trả lời chính xác và hiển thị trực tiếp, thường kèm liên kết đến email gốc để đối chiếu. Khi hoạt động đúng như kỳ vọng, cách này nhanh và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc tìm kiếm thủ công.

Google Meet

Điểm nổi bật nhất của Gemini trong Google Meet là tính năng “Take notes for me”, hoạt động giống như một thư ký tự động. Trong suốt cuộc họp, Gemini lắng nghe và tạo ghi chú theo thời gian thực, tập trung vào nội dung cốt lõi thay vì chép lại từng câu chữ. Hệ thống sẽ tổng hợp các ý chính, quyết định đã được đưa ra và những đầu việc được giao cho từng người tham gia. Sau khi cuộc họp kết thúc, toàn bộ ghi chú này sẽ tự động được lưu vào Google Docs và đính kèm với lịch họp, đảm bảo luôn có bản ghi đáng tin cậy ngay cả khi không ai được phân công ghi chép.

Với những người vào họp muộn, tính năng “Ask Gemini” cho phép cập nhật nhanh tình hình một cách riêng tư, không làm gián đoạn cuộc thảo luận. Chỉ cần đặt câu hỏi như nội dung đang được bàn luận là gì, hay ngân sách đã được nhắc tới chưa, Gemini sẽ xem lại phần nội dung đã diễn ra và tóm tắt ngắn gọn để người dùng bắt kịp.

Ngoài ra, Gemini còn âm thầm hỗ trợ các cải tiến về âm thanh và hình ảnh theo hướng “studio”, giúp cuộc họp trông và nghe chuyên nghiệp hơn. Hệ thống có thể tách giọng nói khỏi tiếng ồn nền hiệu quả hơn các bộ lọc thông thường, đồng thời tự động điều chỉnh ánh sáng để khắc phục điều kiện môi trường kém.

Google Docs

Khi Google thông báo đưa AI vào Workspace, nhiều người lo ngại Gemini sẽ trở thành một phiên bản “Clippy đáng sợ”. Thực tế, cảm giác đó vẫn có phần đúng, nhưng ít nhất trong Google Docs, Gemini lại tỏ ra khá hữu ích. Với “Help me write”, người dùng có thể tạo dàn ý, bài blog hoặc đề xuất dự án từ con số 0 chỉ bằng vài chỉ dẫn đơn giản. Gemini cũng làm tốt việc mở rộng các gạch đầu dòng thành đoạn văn mạch lạc, biến những ghi chú rời rạc thành nội dung hoàn chỉnh.

Khả năng tạo sinh của Gemini không chỉ giới hạn ở văn bản mà còn mở rộng sang hình ảnh, cho phép tạo hình minh họa trực tiếp trong tài liệu mà không cần tìm kiếm qua các kho ảnh bên ngoài.

Giai đoạn chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung là lúc Gemini thực sự giúp tăng năng suất. Người dùng có thể chọn một đoạn văn cụ thể và yêu cầu AI diễn đạt lại cho rõ ràng hơn, sửa lỗi ngữ pháp hoặc thay đổi hoàn toàn phong cách viết. Một đoạn kỹ thuật phức tạp có thể được viết lại sao cho dễ hiểu với người đọc phổ thông, hoặc một bản ghi chú nội bộ mang tính thân mật có thể được nâng tầm thành văn phong dành cho lãnh đạo. Gemini cũng có thể tóm tắt nhanh các tài liệu dài, rất hữu ích khi rà soát báo cáo hoặc bài nghiên cứu, và phần tóm tắt này còn có thể chèn trực tiếp vào tài liệu như bản abstract hay executive summary.

Một điểm mạnh đáng chú ý khác là khả năng truy cập dữ liệu trên toàn bộ hệ sinh thái Google Workspace. Thông qua bảng điều khiển bên cạnh, người dùng có thể yêu cầu Gemini tham chiếu đến một chuỗi email cụ thể hoặc một tệp trong Drive và đưa thông tin đó vào tài liệu đang soạn. Nhờ vậy, việc viết báo cáo tiến độ dự án hay tổng hợp số liệu trở nên nhanh gọn hơn rất nhiều.

Google Drive

Cuối cùng là Google Drive, nơi Gemini tỏ ra hữu ích hơn nhiều so với kỳ vọng ban đầu. Thay vì phải nhớ tên file hay lần mò qua hệ thống thư mục phức tạp, Gemini mang đến khả năng tìm kiếm và truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên dựa trên chính nội dung bên trong tệp. Người dùng có thể đặt những câu hỏi ở mức khái quát như sự khác biệt chính giữa kế hoạch marketing năm 2024 và 2025 là gì, và Gemini sẽ quét các tài liệu, PDF hay slide liên quan để đưa ra câu trả lời tổng hợp, kèm theo nguồn tham chiếu cụ thể.

Điểm thú vị là người dùng có thể trích xuất thông tin mà không cần mở file. Chỉ cần chọn một hợp đồng PDF dài hoặc một báo cáo nghiên cứu dày đặc, rồi yêu cầu Gemini tóm tắt điều khoản chấm dứt hợp đồng hay liệt kê các đối thủ cạnh tranh được nhắc tới, AI sẽ xử lý nội dung và trả kết quả ngay lập tức.

Gemini cũng hỗ trợ quản lý Drive hiệu quả hơn bằng cách phân tích nội dung các thư mục chưa được sắp xếp và đề xuất cách tổ chức hợp lý, hoặc gợi ý tên file phản ánh chính xác nội dung tài liệu.