10 mẹo giúp bạn làm được nhiều việc hơn với file PDF trên Google Drive

Google Drive hiện cung cấp khá nhiều công cụ hữu ích giúp chúng ta chỉnh sửa các file văn bản, bảng tính hoặc slide thuyết trình. Nhưng đó không phải là tất cả những gì dịch vụ đám mây này có thể cung cấp bởi vì Drive còn hỗ trợ rất tốt việc tương tác với file PDF nữa nhờ vào các tính năng có sẵn cũng như cài thêm từ bên ngoài vào.

Trong bài viết này chúng ta hãy cùng xem qua một vài cách tận dụng việc hỗ trợ PDF của Drive để chúng ta có thể làm việc nhanh chóng và dễ dàng hơn nhé.

1. Lưu vào Google Drive từ Chrome

Mặc dù Chrome là một trình xem PDF tuyệt vời nhưng nó cũng có thể lưu các file PDF vào Google Drive của bạn. Bạn thậm chí không cần mở Drive; trình xem PDF sẽ xử lý mọi thứ. Tuy nhiên, để thực hiện việc này, bạn sẽ cần tiện ích mở rộng Save to Google Drive, vì vậy hãy nhớ tải xuống tiện ích mở rộng đó ở cuối phần này.

Bây giờ, bạn đã sẵn sàng lưu file PDF trực tiếp vào Drive. Trước tiên, hãy mở file bạn muốn lưu vào Drive trong trình xem PDF của Chrome, sau đó nhìn vào đầu trang nơi chứa các tính năng điều khiển bổ sung. Nếu bạn không thấy các chức năng điều khiển này, hãy di chuyển chuột lên đầu trang.

Bạn có thể muốn nhấp vào nút tải xuống, nhưng đừng. Thay vào đó, hãy nhấp vào nút Print. Trong danh mục Destination, chọn Save to Google Drive. Sau đó, nhấp vào Print. Bạn có thể cần phải nhấp vào See more... để hiển thị tùy chọn Save to Google Drive.

Chrome sẽ upload file PDF của bạn lên Google Drive. Có thể mất một chút thời gian để upload lên các file lớn, vì vậy đừng cố thoát khỏi lời nhắc nếu nó có vẻ bị treo. Đừng lo lắng; bạn sẽ không in ra tài liệu.

• Tải Save to Google Drive (Miễn phí)

2. Tìm kiếm bằng nhận dạng ký tự quang học (OCR)

OCR là công nghệ lấy văn bản từ hình ảnh và PDF rồi chuyển đổi chúng thành tài liệu có thể tìm kiếm và chỉnh sửa.

Để sử dụng OCR trong Google Drive, hãy nhấp chuột phải vào file PDF, sau đó chọn Open with > Google Docs. Khi bạn đã mở nó ở định dạng Google Docs, hãy lưu lại và bạn sẽ có tài liệu có thể tìm kiếm được của mình.

3. Xuất bất kỳ tài liệu nào sang file PDF

Nếu bạn có  Google Doc mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF, hãy mở tài liệu đó trong Docs. Sau khi mở, hãy nhấp vào File > Download > PDF Document.

4. Scan tài liệu thành PDF bằng ứng dụng di động

Việc lưu thông tin vật lý vào đám mây mang lại lợi ích to lớn, đặc biệt là với công nghệ OCR của Google Drive. Nếu bạn cần sao lưu biên lai hoặc tài liệu quan trọng, bạn có thể chụp ảnh nó và tự động chuyển đổi thành file PDF.

Để bắt đầu, hãy tải xuống và mở ứng dụng Drive. Sau đó, nhấn vào biểu tượng dấu cộng xuất hiện phía trên các tính năng điều khiển. Trong cửa sổ pop-up xuất hiện, hãy nhấn vào Scan. Chụp ảnh nội dung bạn muốn quét và Drive sẽ tự động chuyển đổi ảnh đó thành file PDF.

Sau khi chụp ảnh, bạn sẽ thấy một số tùy chọn chỉnh sửa ở góc trên cùng bên phải. Dấu cộng ở phía dưới bên trái cho phép bạn upload lên một số ảnh dưới dạng một file PDF. Khi bạn hài lòng với hình ảnh, hãy nhấn vào dấu kiểm ở góc dưới bên phải để đặt tên và lưu tài liệu vào Google Drive.

5. Chú thích file PDF bằng nhận xét trên Google Drive

Google gần đây đã thêm khả năng highlight các file PDF nguyên bản trong Google Drive. Khi bạn đang xem file PDF trong Drive, hãy nhấp vào biểu tượng Add a Comment ở trên cùng bên trái. Nó trông giống như một bong bóng lời thoại với biểu tượng dấu cộng bên trong.

Sau đó, highlight khu vực mà bạn muốn bình luận. Bạn có thể kéo hộp highlight qua nội dung bạn muốn chú thích, sau đó nhập nhận xét vào hộp xuất hiện.

Những nhận xét này sẽ tiếp tục nếu bạn lưu file PDF vào desktop của mình, điều này rất tuyệt vời để hiển thị cho người khác những gì bạn đã chú thích.

6. Thêm, xóa và sắp xếp lại các trang với DocHub

Nếu muốn thêm hoặc xóa các trang cụ thể trong file PDF, bạn có thể thực hiện việc này với DocHub. Tiện ích bổ sung này có nhiều tính năng tuyệt vời, nhưng không có nhiều tiện ích mở rộng cho phép bạn chỉnh sửa trực tiếp các trang.

Nếu điều này nghe có vẻ thú vị với bạn, hãy truy cập trang web DocHub và đăng nhập bằng tài khoản Google mà bạn muốn truy cập. Sau khi bạn đã thêm DocHub vào Google Drive, hãy nhấp chuột phải vào file PDF trong Google Drive và chọn Open With > DocHub.

Sau khi tài liệu được mở, hãy nhấp vào nút ở trên cùng bên trái. Nút này sẽ mở thanh bên của trình quản lý trang. Bạn có thể kéo các trang xung quanh thanh bên này để quản lý chúng hoặc sử dụng các nút bên dưới để thêm và xóa file.

7. Điền và ký các file PDF bằng HelloSign hoặc DocuSign

Trình xem PDF tích hợp của Chrome hoạt động rất tốt để điền các file PDF tương tác nhưng nếu bạn phải thêm dấu kiểm, chữ ký hoặc thông tin lặp lại, bạn có thể muốn xem xét một dịch vụ như HelloSign hoặc DocuSign.

Cả hai đều có giao diện hiện đại cho phép bạn điều hướng nhanh chóng và cũng cho phép bạn vẽ hoặc nhập hình ảnh chữ ký của mình. Tài khoản miễn phí cũng khá giống nhau.

Nếu định cộng tác và chia sẻ nhiều file PDF, bạn có thể cân nhắc sử dụng tài khoản trả phí. HelloSign cho phép bạn gửi miễn phí 3 tài liệu mỗi tháng, trong đó DocuSign chỉ cho phép bạn gửi tổng cộng 3 tài liệu. Đăng ký dịch vụ (nhưng không chia sẻ) luôn miễn phí.

• Tải HelloSign (Miễn phí với các tùy chọn cao cấp)
• Tải DocuSign (Miễn phí với các tùy chọn cao cấp)

8. Hợp nhất nhiều file PDF bằng PDF Mergy

Nếu bạn muốn tìm hiểu cách hợp nhất các file PDF trong Google Drive, PDF Mergy có tất cả các câu trả lời. Nó rất dễ sử dụng và cung cấp kết quả tuyệt vời.

Để kết hợp các file PDF trong Google Drive, hãy cài đặt PDF Mergy. Sau khi cài đặt, chọn tất cả các file PDF bạn muốn hợp nhất. Bạn có thể chọn nhiều file trong Google Drive bằng cách giữ nút CTRL và nhấp vào từng file.

Khi bạn đã chọn tất cả các file bạn muốn kết hợp, hãy nhấp chuột phải, di chuột qua Open With và nhấp vào PDF Mergy. Các file sẽ xuất hiện trên trang web PDF Mergy.

Khi bạn hài lòng với việc lựa chọn file, hãy nhấp vào nút "Merge" màu xanh lam. Bạn sẽ được nhắc đặt tên và lưu cục bộ hoặc vào Google Drive.

• Tải PDF Mergy (Miễn phí)

9. Tách tài liệu thành các trang bằng Split PDF

Nếu bạn muốn chia một file PDF thành từng trang một, hãy thử Split PDF. Cái tên này cho thấy chức năng chính của nó nhưng ngoài ra công cụ còn chứa một số tính năng bổ sung giúp nó trở thành một bộ chỉnh sửa PDF hữu ích.

Nếu bạn muốn tách một file PDF, hãy lưu ý rằng Split PDF có một số hạn chế. Bạn có thể chia tài liệu mà không cần tài khoản, hoặc có thể tạo tài khoản miễn phí để chia nhiều tài liệu hơn.

Tuy nhiên, tài khoản miễn phí bị giới hạn chia một số lượng tài liệu nhất định mỗi ngày, trong khi thành viên cao cấp có thể chia bao nhiêu tùy thích. Gói cao cấp có giá $2,99/tháng hoặc $47/2 năm.

Để tách một file PDF, hãy tải xuống và cài đặt tiện ích mở rộng. Sau đó, nhấp vào nút tiện ích mở rộng trên trình duyệt của bạn và bạn sẽ thấy trang upload PDF.

Chọn biểu tượng Drive để upload qua Drive và upload file PDF của bạn lên. Sau đó, đợi Split PDF xử lý. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Split ở dưới cùng bên phải. Sau khi tách xong, bạn sẽ nhận được một thư mục nén chứa mọi trang của file PDF dưới dạng một file PDF riêng lẻ.

• Tải Split PDF (Miễn phí với tùy chọn cao cấp)

10. Tiết kiệm dung lượng lưu trữ với SmallPDF

Các file PDF lớn có thể chiếm nhiều dung lượng Google Drive hạn chế của bạn. Nếu bạn muốn tạo thêm dung lượng trên Drive, SmallPDF có thể giúp giảm kích thước file PDF của bạn. Tất nhiên, hiện có rất nhiều phần mềm nén và giải nén file tuyệt vời, nhưng việc thực hiện nó bên trong trình duyệt của bạn sẽ rất thuận tiện.

Để sử dụng nó, hãy tải xuống và cài đặt tiện ích mở rộng. Mở ứng dụng, sau đó nhấp vào From Google Drive trên màn hình upload. Chọn file PDF bạn muốn nén, sau đó nhấp vào Select.

SmallPDF sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn cao cấp để nén file PDF của bạn ở mức độ cao hơn, nhưng tính năng nén thông thường hoạt động rất tốt. Trên thực tế, trong quá trình thử nghiệm, SmallPDF đã nén file PDF 8MB thành file 800KB.

• Tải PDF Compressor (Miễn phí với tùy chọn cao cấp)