Tạo Master Document trong Word 2010 từ nhiều file Word

Quản Trị Mạng - Đã bao giờ bạn phải soạn thảo 1 văn bản Word bao gồm rất nhiều trang hay chưa? Nếu có thì chắc hẳn mọi người đều dễ dàng nhận ra rằng Word quản lý những kiểu văn bản như vậy chưa thực sự hiệu quả, do vậy cách thường làm để khắc phục tình trạng này là chia nhỏ fie văn bản lớn thành nhiều file nhỏ khác nhau. Nhưng nếu như vậy thì làm sao chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng đã được đánh số thứ tự chính xác, các phần nội dung trong bảng và mục index không bị “vỡ”? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn 1 tính năng rất hay của Word để áp dụng trong những trường hợp như vậy, đó là Master Document – có khả năng kết hợp nhiều file văn bản Word nhỏ thành 1 file duy nhất.

Khái niệm Master Document ở đây có thể hiểu đơn giản là 1 file Word có chứa đường link đến các thành phần, file Word khác – hay còn gọi là subdocument. Toàn bộ phần nội dung của subdocument sẽ không được chèn vào bên trong file Master Document, qua đó chúng ta có thể dễ dàng thực hiện các thao tác khác như chỉnh sửa, xóa, thêm hoặc bớt thông tin trên những file subdocument riêng biệt. Và bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ ngay lập tức được cập nhật vào file Master Document theo cách tự động. Còn trong trường hợp có nhiều người cùng làm việc trên 1 file văn bản duy nhất thì Master Document sẽ cho phép người dùng phân chia các phần khác nhau của tài liệu tới từng người riêng rẽ.

Tạo Master Document từ Scratch:

Nếu các bạn bắt đầu tạo 1 file Master Document hoàn toàn mới thì có thể tạo từ Scratch trước tiên. Để bắt đầu, hãy tạo mới 1 file Word, lưu lại với tên tùy ý. Sau đó, chọn tab View và nhấn Outline trong phần Document Views:

Bắt đầu nhập nội dung cho phần heading trong form outline, sử dụng danh sách drop – down của Level, đổ màu xanh lá cây cho các danh mục gạch đầu dòng trong phần Outline Tools của thẻ Outlining:

Sau khi hoàn tất việc tạo heading này, nhấn Show Document trong phần Master Document của Outlining:

Lúc này, chương trình sẽ hiển thị thêm nhiều tùy chọn trong phần Master Document của thẻ Outlining, chọn toàn bộ phần outline trong văn bản và nhấn Create:

Nhấn tiếp Create xung quanh từng phần văn bản riêng biệt, sau đó lưu lại file Master Document thêm 1 lần nữa tại thời điểm này:

Sau đó, từng phần văn bản riêng biệt đó sẽ được tạo thành các file tương ứng (như hình dưới). Tên trong dòng heading của các phần đó sẽ được đặt cho từng file subdocument:

Để chuyển về chế độ View trước đó, ví dụ như Print Layout thì các bạn nhấn nút Close Outline View trong phần Close của tab Outlining:

Nếu muốn tạo bảng nội dung trong Master Document, hãy đặt con trỏ vào phần đầu của văn bản và mở tab References > Table of Contents, sau đó chọn 1 trong số các tùy chọn của Automatic Table để chèn định dạng bảng bất kỳ vào vị trí con trỏ:

Để xem phần Section Break đã được chèn bởi Word khi tạo subdocument, các bạn mở tab Home và nhấn nút có biểu tượng như hình dưới:

Word sẽ hiển thị chính xác các đoạn Setion Break và định dạng

Lưu ý rằng khi bạn tạo Master Document theo cách này thì Word sẽ tự động chèn Section Break trước và sau mỗi phần subdocument được tạo. Điều này cũng có nghĩa rằng sẽ không có sự phân trang trong toàn bộ văn bản, tuy nhiên các bạn vẫn có thể dễ dàng thay đổi và chỉnh sửa Section Break:

Hình ảnh dưới đây là cái nhìn tổng quan về văn bản chính trong chế độ outline với các phần subdocument được mở rộng:

Tạo Master Document từ các file Word có sẵn:

Trong phần tiếp theo của bài viết, chúng ta sẽ thực hiện cách tạo file Master Document theo cách cơ bản, tạo mới file Master, sau đó chèn những file văn bản đã có sẵn thành subdocument.

Để thực hiện, các bạn hãy tạo file mới và lưu như cách đã thực hiện phía trên. Sau đó, mở tab View và nhấn Outline trong phần Document Views. Thẻ Outlining sẽ có thể sử dụng được tại bước này, nhấn tiếp Show Document trong Master Document để kích hoạt thêm các tùy chọn khác. Để chèn thêm subdocument, các bạn nhấn Insert:

Bảng điều khiển chính của Insert Subdocument hiển thị, các bạn trỏ đường dẫn tới thư mục chứa file văn bản cần chèn, chọn file đầu tiên và nhấn Open (nên đặt các file subdocument này cùng 1 thư mục và tên sắp xếp theo thứ tự để tiện cho quá trình sử dụng):

Trong trường hợp hệ thống hiển thị bảng thông báo rằng đã có sẵn Style trong cả Master Document và subdocument thì hãy chọn Yes to All. Việc này sẽ giữ nguyên toàn bộ Style trong subdocument sao cho phù hợp với Master Document:

Sau đó, lặp lại bước này với từng file subdocument bạn muốn chèn vào văn bản chính. Khi hoàn tất, chúng ta có thể thu gọn các đoạn subdocument nếu muốn, bằng cách nhấn nút Collapse Subdocuments trong phần Master Document của tab Outlining:

Tuy nhiên, chúng ta phải lưu thay đổi trong các file subdocument trước, khi Word hiển thị bảng thông báo như hình dưới, các bạn hãy nhấn nút OK:

1 điểm cần lưu ý tại đây là đường dẫn của mỗi file subdocument sẽ được hiển thị đầy đủ. Để mở subdocument để soạn thảo, chúng ta có thể nhấn đúp vào biểu tượng văn bản ở phía trên góc trái của subdocument, hoặc Ctrl + nhấn chuột vào đường dẫn trực tiếp tương ứng của file. Khi tiến hành nhập file Word có sẵn vào file Master Document thì Word sẽ tự động chèn Section Break vào trước và sau mỗi subdocument:

Để xem toàn bộ văn bản ở chế độ non – outline, các bạn nhấn View > Print Layout hoặc chọn các kiểu view khác tại đây:

Bên cạnh đó, các bạn còn có thể tạo thêm các bảng tương tự như cách đã được đề cập ở phía trên:

Và việc cần làm sau cùng là chỉnh sửa, định dạng, thêm hoặc bớt thông tin tại các phần Header và Footer....

>>> Video tham khảo:

Hy vọng rằng với những thông tin hướng dẫn như trên, các bạn đã có thêm một vài thủ thuật trong quá trình sử dụng, định dạng và quản lý văn bản sao cho hiệu quả. Chúc các bạn thành công!