Tạo Disclaimer trong Exchange Server 2007

Quản trị mạng - Bài viết này sẽ hướng dẫn cho các bạn phương pháp sử dụng Transporter Rule để tạo Disclaimer trong một hệ thống Exchange Server 2007.

Giới thiệu

Cấu trúc mới của Exchange Server 2007 cho phép quản trị viên sử dụng nhiều công cụ mới hỗ trợ cho công việc quản lý email chuyển tiếp sử dụng Transporter Rule. Trong bài viết này chúng ta sẽ đặt ra một tình huống triển khai Transporter Rule để sử dụng Disclaimer dựa trên nhu cầu của công ty.

Tình huống giả định

Giả sử hệ thống của chúng ta gồm có 1000 hòm thư và những yêu cầu đặt ra như sau:

• Mọi email nội bộ gửi qua Internet phải có một Disclaimer ở phần chân trang của mối mail. Những mail được nhứng người dùng nội bộ gửi cho nhau không cần Disclaimer.
  
• Những mail nội bộ phải chứa thông tin về Security Policy (chính sách bảo mật) của công ty khuyên người dùng về bảo mật trong phần đầu của email.
  
• Nhóm hỗ trợ phải sử dụng Disclaimer chứa mọi số máy hỗ trợ.

Căn cứ vào những tiêu chí trên chúng ta sẽ tạo ra những Disclaimer phù hợp.

Transporter Rule nằm trong cả hai Role Edge và Hub Transport. Một số Action được tìm thấy trong cả hai Role, nhưng Action của phân lớp Disclaimer và mail chỉ được tìm thấy trong role Hub Transporter. Vì vậy chúng ta sẽ thao tác trên role này để tạo một Disclaimer.

Tạo một Disclaimer cho hệ thống Exchange

Trước tiên mở Exchange Console Management.

Tiếp theo mở rộng Organization Configuration.

Click vào Hub Transport.

Trong Toolbox Action, click vào New Transporter Rule.

Trên trang Introduction, chúng ta phải nhập tên cho rule và một mô tả ngắn. Bạn cũng có thể kích hoạt hay tắt bỏ rule. Sau đó click Next (hình 1).



Trên trang Conditions, chúng ta sẽ bắt đầu chỉ định điều kiện cho Transport Rule. Trong ví dụ này chúng ta sẽ lựa chọn hộp chọn from users inside or outside the organization và trong hộp bên dưới (Step 2) chúng ta sẽ gán giá trị phù hợp cho điều kiện này và bỏ qua tùy chọn Inside (hình 2).



Sau đó, cũng trên trang Conditions, chúng ta lựa chọn tiếp hộp chọn sent to users inside or outside the organization rồi click vào tùy chọn Inside của điều kiện thứ hai và thay đổi Inside thành Outside (hình 3).



Trên hộp thoại Select Scope chúng ta có thể thay đổi phạm vi cho tham số thứ hai. Tại đây bạn hãy chọn Outside sau đó nhấn OK để tiếp tục (hình 4).

---

Trở lại trang Conditions, giờ đây chúng ta có thể xem lại điều kiện mà chúng ta đã cài đặt cho Transport Rule mới. Transport Rule mới này sẽ được áp dụng cho mọi mail từ trong công ty đến ngoài công ty (hình 5).



Tại trang Actions, bạn phải click vào hộp chọn append disclaimer using font, size, color with separator and fallback to action wrap if unable to apply. Trong vùng Step 2, chúng ta có thể thấy một số liên kết cho mỗi cài đặt được áp dụng cho Disclaimer. Hãy click vào liên kết Disclaimer text.

Mặc định Disclaimer này đã được gán giá trị chuẩn nhưng bạn có thể thay đổi những giá trị này. Dưới đây là những tùy chọn mà bạn có thể lựa chọn:

• Location: Chúng ta có thể xác định vị trí Disclaimer được bổ sung vào mail. Những giá trị này bao gồm append và prepend.
  
• Font Size: Bao gồm các lựa chọn Smallest, Smaller, Normal, Larger, và Largest.
  
• Font Color: Bạn có thể lựa chọn ra màu chữ tùy thích từ những mầu sau: Black, Blue, Fuchsia, Gray, Green, Lime, Maroon, Navy, Olive, Purple, Red, Silver, Teal, White, và Yellow.
  
• Separator: Nếu muốn sử dụng Separator chúng ta có thể cấu hình cho chúng tại đây, tùy chọn này gồm hai giá trị With Separator và Without Separator (có và không có công cụ tách).
  
• Fall Back Action: Một giá trị đơn gồm các tùy chọn Wrap, Ignore và Reject.
  
• Wrap: Nếu Disclaimer không được bổ sung vào mail gốc, thì một mail mới sẽ được tạo và mail gốc sẽ được đính kèm vào mail mới này.
  
• Ignore: Nếu Disclaimer không được bổ sung vào mail gốc thì mail này sẽ không được thay đổi và Disclaimer sẽ không được chèn vào.
  
• Reject: Nếu Disclaimer không được chèn vào mail gốc thì máy chủ Exchange sẽ không thể gửi đi mail đó. Người gửi sẽ nhận được một mail giải thích lí do mail của họ không thể gửi.

Sau đó chúng ta sẽ phải nhập đoạn văn bản sẽ được sử dụng trong Disclaimer vào hộp thoại Specify Disclaimer Text (hình 7).



Tại trang Actions, đây sẽ là màn hình cuối cùng của vùng Action trong Transport Rule. Chúng ta có thể kiểm tra lại (và nếu cần thiết có thể hiệu chỉnh lại) một số cài đặt. Sau đó click Next để tiếp tục (hình 8).

---

Tại trang Exceptions, chúng ta có thể chỉ định một số ngoại lệ dựa trên những tiêu chí. Những ngoại lệ này sẽ rất hữu dụng trong trường hợp ai đó không cần gửi hay nhận mail với Disclaimer. Bạn hãy lựa chọn những tùy chọn mong muốn rồi nhấn Next (hình 9).



Trang Create Rule sẽ hiển thị mọi cài đặt đã thực hiện trong các bước trước cho Disclaimer mới. Bạn hãy kiểm tra lại những tùy chọn này, nếu mọi tùy chọn đã chính xác hãy nhấn New (hình 10).



Trên trang Completion, Rule mới đã được tạo với lệnh cmdlet New-Transportrule với mọi tham số liên quan đã được định nghĩa.



Sau đó chúng ta sẽ thấy một rule mới hiển thị trong Exchange Management Console (hình 12).



Sau khi hoàn thành tạo Transport Rule bạn có thể thực hiện kiểm tra xem Rule này có hoạt động như mong muốn hay không bằng cách:

• Gửi một mail giữa hai người dùng nội bộ (trong công ty). Kết quả mong muốn: Disclaimer sẽ không được chèn vào mail.
  
• Gửi một mail tới người dùng ngoài công ty. Kết quả mong muốn: Disclaimer được chèn vào phía cuối mail.

Nếu đạt được cả hai kết quả mong muốn trên thì bạn đã khởi tạo Disclaimer phù hợp với tiêu chí đặt ra.

---

Bổ sung một Disclaimer nội bộ

Một vài công ty yêu cầu mọi mail nội bộ phải có một mã bảo mật. Chúng ta cũng có thể thực hiện điều này với Transport Rule.

Để bổ sung một Disclaimer nội bộ bạn hãy thực hiện các bước sau đây:

Mở Excahnge Management Console.

Mở rộng Organization Configuration.

Click chọn mục Hub Transport.

Trong Toolbox Actions chọn New Transport Rule.

Tại trang Introduction, nhập tên Rule và mô tả rồi nhấn Next.

Tại trang Conditions bạn sẽ phải lựa chọn nhóm hỗ trợ gửi mail tới những người dùng nội bộ. Sau đó click vào một thành viên của Distribution Group, tiếp theo click vào liên kết Distribution Group rồi chọn nhóm grp-support chúa mọi thành viên nhóm hỗ trợ. Click tiếp vào To users inside or outside the organization và lựa chọn Inside.

Trên trang Actions chúng ta có thể định nghĩa Disclaimer và nhập số điện thoại hỗ trợ (hình 15).



Giờ đây chúng ta có thể kiểm tra Transporter Rule bằng cách gửi mail tới một người dùng trong grp-support tới người dùng nội bộ. Chúng ta có thể thấy kết quả trong hình 16.



Sắp xếp Transport Rule

Chúng ta có thể sử dụng nhiều Disclaimer qua Transporter Rule, và có thể sử dụng nhiều Disclaimer trong một mail.



Trong hình 17 chúng ta có thể thấy mọi Transport Rule của hệ thống Exchange. Thứ tự sắp xếp nhứng Rule này dựa trên mức độ ưu tiên. Nếu Condition của các rule sẽ áp dụng cho một mail thì những rule này sẽ được áp dụng cho mail đó.

Ngoài ra bạn cũng có thể quản lý Transport Rule qua Exchange Management Shell. Dưới đây là một số lệnh cơ bản:

• Get-TransportRule: Hiển thị mọi Transport Rule.
  
• New-TransportRule: Tạo một Transport Rule mới.
  
• Set-TransportRule: Chỉnh sửa Transport Rule.
  
• Remove-TransportRule: Gỡ bỏ mọi Transport Rule hiện có.

Kết luận

Trong bài viết này chúng ta đã tìm hiểu phương pháp sử dụng Transport Rule để quản lý Disclaimer trong Exchange Server 2007. Chúng ta có thể sử dụng tài nguyên Transport Rule để tạo Disclaimer phù hợp với một số tiêu chí nhất định.