6 phím tắt Outlook hữu ích có thể sử dụng hàng ngày

Outlook đã là ứng dụng email chính của một số người trong nhiều năm, và trong quá trình sử dụng, họ đã tích lũy được một số phím tắt thực sự tạo nên sự khác biệt.

Việc học đúng các phím tắt sẽ thay đổi mọi thứ - giờ đây bạn có thể lướt qua hộp thư đến mà không cần chạm vào chuột.

6. Các phím tắt thiết yếu hàng ngày

Mặc dù một số phím tắt hữu ích cho các tác vụ thông thường, nhưng đây là những phím tắt được mọi người thường xuyên sử dụng trong suốt cả ngày. Cho dù đang truy cập hộp thư đến, chuyển sang Calendar hay gửi email mà không cần chuột, những phím tắt này giúp việc điều hướng Outlook mượt mà và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Nếu bạn chưa để ý, các phím tắt số (Ctrl hoặc ⌘ + 1 đến 4) khớp với thứ tự thanh bên Outlook và có thể tiết kiệm vài giây mỗi khi bạn chuyển đổi tab. Chúng đặc biệt hữu ích khi lên lịch họp - nhấn Ctrl + 2 để kiểm tra lịch, sau đó nhấn Ctrl + 1 để quay lại hộp thư đến. Đây là một thay đổi nhỏ, nhưng việc giữ tay trên bàn phím sẽ tăng lên rất nhanh.

5. Phím tắt tìm kiếm và lọc

Các tính năng tìm kiếm của Outlook vượt xa thanh tìm kiếm cơ bản, và một vài phím tắt ít được biết đến có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Ví dụ, chức năng Advanced Find (tìm kiếm nâng cao) là một tính năng bắt buộc phải biết để tìm lại các email và file đính kèm cũ mà nếu không bạn sẽ phải vật lộn để tìm thấy.

Khi bạn gặp khó khăn khi tìm một email, hãy nhấn Ctrl/⌘ + Shift + F để mở Advanced Find. Tính năng này cho phép bạn tìm kiếm theo người gửi, khoảng thời gian, từ khóa hoặc file đính kèm. Đây là một cách tiết kiệm thời gian đáng kể khi tìm kiếm cơ bản là không đủ. Đây chỉ là một trong số rất nhiều tính năng bị đánh giá thấp của Microsoft Office và ít được chú ý.

4. Phím tắt lịch và lên lịch

Quản lý lịch là một phần cốt lõi trong cách sử dụng Outlook - cho dù bạn đang thiết lập cuộc họp, kiểm tra tình trạng rảnh rỗi hay lập kế hoạch cho tuần của mình. Những phím tắt này đã giúp việc lên lịch dễ dàng hơn rất nhiều, vì vậy bạn có thể nhanh chóng thiết lập các cuộc hẹn và di chuyển giữa những ngày khác nhau.

Bạn có thể nhập ngôn ngữ tự nhiên vào các trường ngày tháng - ngày mai, thứ Sáu tuần sau, hoặc hai tuần kể từ hôm nay đều hoàn hảo. Mọi người thường sử dụng Ctrl/⌘ + G để chuyển đến các ngày cụ thể khi lên lịch họp trước nhiều tuần, sau đó Ctrl/⌘ + T để quay lại lịch trình hôm nay.

3. Phím tắt soạn thảo

Khi bạn đang viết email và thấy mình liên tục phải dùng chuột để in đậm văn bản, đính kèm file hoặc thêm liên kết, những phím tắt soạn thảo này sẽ loại bỏ sự phiền phức đó bằng cách cho phép bạn làm mọi thứ trực tiếp từ bàn phím.

Đây là một mẹo hữu ích cho Outlook: bạn có thể sao chép các cuộc hẹn hiện có bằng Ctrl + C và dán chúng vào ngày mới bằng Ctrl + V để nhanh chóng sao chép những cuộc họp. Bạn cũng có thể kéo các cuộc hẹn trong khi giữ phím Ctrl để sao chép chúng vào những khung giờ khác nhau. Bằng cách này, bạn có thể tiết kiệm vài giây khi lên lịch các cuộc họp định kỳ tương tự.

2. Phím tắt quản lý tin nhắn

Khi hộp thư đến liên tục tràn ngập tin nhắn, những phím tắt này sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư đến một cách nhanh chóng bằng cách cho phép bạn nhanh chóng lưu trữ và sắp xếp email mà không cần phải kéo thả rườm rà.

Phím tắt di chuyển đến thư mục (Ctrl/⌘ + Shift + V) sẽ mở ra danh sách thư mục có thể tìm kiếm - hãy bắt đầu nhập tên thư mục và nhấn Enter. Các phím tắt này hoạt động hiệu quả hơn nữa khi được kết hợp với những quy tắc Outlook cho Inbox Zero, cho phép tự động lưu trữ các email thường lệ và giúp bạn tập trung vào các email quan trọng hơn.

1. Phím tắt điều hướng email

Các phím tắt điều hướng giúp bạn di chuyển qua email và thư mục nhanh hơn, khiến quy trình làm việc trôi chảy và không bị phân tâm. Thay vì nhấp chuột, bạn có thể chuyển đổi giữa các tin nhắn, quét hộp thư đến và quản lý các chuỗi chỉ bằng vài lần nhấn phím.

Sử dụng Ctrl/⌘ + > và để di chuyển giữa các tin nhắn có thể thực sự tăng tốc độ công việc. Bạn có thể giữ tay trên bàn phím và nhanh chóng xem qua email. Khi kết hợp phím tắt này với các phím tắt khác, bạn có thể đọc, trả lời và lưu trữ email mà không cần phải chạm vào chuột. Điều này giúp việc xử lý email nhanh chóng và đỡ mệt mỏi hơn rất nhiều.

Những phím tắt này đã thực sự thay đổi trải nghiệm Outlook theo hướng tích cực hơn. Hãy bắt đầu với những phím tắt thiết yếu hàng ngày trước. Sau đó, dần dần thêm từng phím tắt dựa trên những điểm khó khăn nhất của bạn. Chỉ sau vài tuần, bạn sẽ thấy mình có thể xử lý nhanh chóng các tác vụ mà trước đây chỉ mất vài phút chỉ với một vài tổ hợp phím.