Sự khác biệt giữa hàm và công thức trong Excel

Một trong những tính năng cốt lõi của Excel là khả năng thực hiện các phép tính bằng hàm và công thức. Mặc dù các thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng có ý nghĩa riêng biệt. Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt qua bài viết sau đây!

Công thức Excel là gì?

Trong Microsoft Excel, công thức (formula) là một biểu thức được sử dụng để thực hiện các phép tính hoặc thao tác dữ liệu trong một bảng tính. Các công thức có thể thực hiện những phép toán số học cơ bản, chẳng hạn như phép cộng, phép trừ, phép nhân và phép chia, cũng như các phép toán phức tạp hơn. Chức năng chính của công thức là xử lý dữ liệu đầu vào - chẳng hạn như tham chiếu ô, số hoặc văn bản - và trả về kết quả.

Công thức trong Excel luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=), cho Excel biết rằng biểu thức sau đây dùng để tính toán. Ví dụ, nếu muốn tính tổng các giá trị trong hai ô, bạn có thể nhập công thức =B2+C2, trong đó B2 và C2 là tham chiếu ô.

Hàm Excel là gì?

Hàm Excel là một công thức được xác định trước, tích hợp sẵn được thiết kế để thực hiện các tác vụ cụ thể một cách hiệu quả. Các hàm đơn giản hóa những hoạt động phức tạp bằng cách cho phép người dùng nhập giá trị, được gọi là đối số, và có được kết quả mà không cần phải tự viết những công thức chi tiết.

Excel cung cấp một thư viện lớn các hàm đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau, bao gồm những phép tính toán học và thống kê, thao tác văn bản, kiểm tra logic, hoạt động ngày giờ và phân tích tài chính. Các hàm hoạt động trong những công thức, do đó, một công thức bắt đầu bằng dấu bằng (=), theo sau là tên hàm và dấu ngoặc đơn chứa các đối số.

Ví dụ, hàm SUM là một lựa chọn phổ biến để cộng số nhanh chóng. Thay vì viết =A1+A2+A3+A4+A5, bạn chỉ cần sử dụng =SUM(A1:A5). Lưu ý rằng cả hai đều là công thức, nhưng chỉ có cái sau sử dụng hàm, trong trường hợp này là hàm SUM. ​​​​​​​

Sự khác biệt giữa hàm và công thức trong Excel

Mặc dù công thức và hàm trông có vẻ giống nhau, nhưng chúng phục vụ các mục đích hơi khác nhau và thường có thể được sử dụng kết hợp để thực hiện nhiều phép tính.

Các công thức cung cấp tính linh hoạt tối đa vì bạn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Ví dụ, một công thức như =A1+B1*2 cho phép bạn xác định chính xác cách các giá trị trong những ô đó tương tác, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn quá trình tính toán. Tính linh hoạt này đặc biệt hữu ích khi bạn cần kết hợp nhiều phép tính trong một công thức duy nhất.

Ngược lại, hàm là các công cụ tích hợp được thiết kế để đơn giản hóa và đẩy nhanh các tác vụ thông thường. Thay vì xây dựng logic phức tạp từ đầu, bạn có thể sử dụng hàm để thực hiện các phép tính cụ thể với nỗ lực tối thiểu. Ví dụ, thay vì tính toán thủ công giá trị trung bình bằng công thức như =(A1+A2+A3)/3, bạn có thể sử dụng hàm AVERAGE (=AVERAGE(A1:A3)) để hoàn thành tác vụ hiệu quả hơn.

Điểm khác biệt chính giữa hai công thức này là công thức là biểu thức tùy chỉnh do người dùng tạo ra, trong khi hàm là phép tính được viết sẵn trong Excel mà bạn có thể sử dụng trong các công thức. Hàm tồn tại để giảm nguy cơ lỗi và giúp tiết kiệm thời gian trong Excel, đặc biệt là khi thực hiện các phép tính nâng cao.

Tất nhiên, không phải phép tính nào cũng có hàm được xây dựng sẵn trong Excel. Ví dụ, các hàm Excel có thể chuyển đổi văn bản thành chữ hoa và chữ thường, nhưng không có hàm Excel nào chuyển đổi văn bản thành câu. Trong những trường hợp như vậy, bạn sẽ cần tạo công thức của riêng mình, kết hợp các hàm Excel tích hợp để có được kết quả mong muốn.

Việc hiểu được sự khác biệt giữa công thức và hàm ban đầu có vẻ trừu tượng, nhưng đây là một khái niệm quan trọng cần nắm bắt trước khi đào sâu vào Excel và đưa ra giải pháp cho các thách thức bảng tính độc đáo.