Microsoft Purview là gì? Lợi ích và ứng dụng của nó với doanh nghiệp ra sao?

Microsoft Purview, ban đầu được ra mắt với tên gọi Azure Data Catalog, là một giải pháp phần mềm quản trị dữ liệu mà các tổ chức có thể sử dụng để quản lý dữ liệu của họ trên nhiều nền tảng tại chỗ và đa đám mây. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách Purview giúp các tổ chức kiểm soát tài sản dữ liệu của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ, giảm thiểu rủi ro dữ liệu và thúc đẩy các quyết định thông qua các giải pháp quản trị dữ liệu.

Microsoft Purview là gì?

Microsoft Purview là một bộ giải pháp toàn diện giúp tổ chức của bạn quản trị, bảo vệ và quản lý dữ liệu trong kỷ nguyên AI, bất kể dữ liệu nằm ở đâu. Các giải pháp của Microsoft Purview cung cấp phạm vi bao phủ tích hợp và giúp giải quyết tình trạng phân mảnh dữ liệu trong toàn tổ chức, sự thiếu khả năng hiển thị cản trở việc bảo vệ và quản trị dữ liệu, sự tăng tốc nhanh chóng của quá trình chuyển đổi AI và sự mờ nhạt vai trò quản lý CNTT truyền thống.

Microsoft Purview kết hợp các giải pháp và dịch vụ vào một nền tảng thống nhất giúp tổ chức của bạn:

• Có được khả năng hiển thị dữ liệu trên toàn tổ chức
• Bảo vệ và quản lý dữ liệu nhạy cảm trong suốt vòng đời của nó, bất kể nó nằm ở đâu
• Quản trị dữ liệu một cách liền mạch theo những cách thức toàn diện mới
• Quản lý các rủi ro dữ liệu quan trọng và các yêu cầu pháp lý
• Bảo vệ chống lại việc chia sẻ quá mức vô tình và rò rỉ dữ liệu nhạy cảm trong Generative AI

Microsoft Purview cung cấp những tính năng gì?

Bằng cách kết hợp các khía cạnh của giải pháp tuân thủ Azure và Microsoft 365, Purview cung cấp các chức năng SaaS thông qua một số tính năng chính, bao gồm:

• Lập danh mục dữ liệu - Purview tự động quét, phân loại và lập danh mục các tài sản dữ liệu trong toàn bộ hệ thống dữ liệu của tổ chức.
• Theo dõi nguồn gốc dữ liệu - Theo dõi nguồn dữ liệu, sự di chuyển và chuyển đổi giữa các hệ thống.
• Phân loại và quản trị dữ liệu - Phân loại dữ liệu theo nhãn độ nhạy và yêu cầu tuân thủ khi cần thiết cho việc quản trị dữ liệu.
• Tích hợp dịch vụ Azure - Tích hợp với các dịch vụ Azure khác.
• Tích hợp hệ thống bên thứ ba - Mặc dù chủ yếu là sản phẩm của Microsoft, Purview có thể tích hợp với một số hệ thống bên thứ ba được chọn.
• Thông tin chi tiết và phân tích dữ liệu - Người dùng có thể tạo thông tin về việc sử dụng dữ liệu, các mẫu và số liệu tuân thủ để hỗ trợ việc ra quyết định và những chiến lược quản trị dữ liệu.

Bạn có thể làm gì với Microsoft Purview?

Purview cung cấp cho các tổ chức khả năng bảo tồn và quản lý dữ liệu trong suốt vòng đời của nó với những chính sách và biện pháp kiểm soát đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu tuân thủ các yêu cầu quy định.

Trong cổng thông tin Microsoft Purview, điều này được thực hiện thông qua 3 nhóm tính năng: Bảo mật dữ liệu, quản trị dữ liệu và rủi ro & tuân thủ.

Bảo mật dữ liệu

Các tính năng bảo mật dữ liệu trong cổng thông tin Purview rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định và giảm thiểu rủi ro đối với dữ liệu nhạy cảm.

• Ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) - Ngăn chặn việc tiết lộ trái phép thông tin nhạy cảm bằng cách giám sát quyền truy cập và sử dụng dữ liệu và thực hiện các chính sách bảo mật để ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
• Rào cản thông tin - Hạn chế giao tiếp và hợp tác giữa các nhóm hoặc cá nhân để ngăn ngừa xung đột lợi ích, chia sẻ dữ liệu trái phép hoặc không tuân thủ quy định.
• Bảo vệ thông tin - Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm thông qua mã hóa, kiểm soát truy cập và quản lý quyền để đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể sử dụng dữ liệu.
• Quản lý rủi ro nội bộ - Giảm thiểu các mối đe dọa nội bộ bằng cách xác định hành vi rủi ro hoặc đáng ngờ của nhân viên, nhà thầu hoặc đối tác có thể cố ý hoặc vô ý lạm dụng hoặc tiết lộ dữ liệu.
• Quản lý quyền truy cập đặc quyền (PAM) - Quản lý các tài nguyên nhạy cảm và tài khoản đặc quyền trong cơ sở hạ tầng CNTT của công ty bạn bằng cách hạn chế quyền truy cập, thực thi những nguyên tắc đặc quyền và kiểm toán các hoạt động đặc quyền để ngăn chặn lạm dụng và sử dụng sai mục đích.

Quản trị dữ liệu

Các tính năng quản trị dữ liệu của Purview cung cấp cho những tổ chức công cụ để quản lý chất lượng, tính toàn vẹn, bảo mật và tuân thủ dữ liệu trên toàn bộ hệ sinh thái dữ liệu của họ.

• Danh mục dữ liệu - Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn vào một kho lưu trữ tập trung để cải thiện khả năng hiển thị và truy cập dữ liệu cho việc quản trị dữ liệu.
• Thông tin chi tiết về hệ thống dữ liệu - Cung cấp thông tin chi tiết và phân tích về hệ sinh thái dữ liệu của tổ chức, hiển thị việc sử dụng dữ liệu, mô hình truy cập, số liệu chất lượng và trạng thái tuân thủ trên toàn bộ hệ thống để hỗ trợ các chiến lược quản trị, phân bổ nguồn lực và tối ưu hóa quản lý dữ liệu.
• Bản đồ dữ liệu - Trực quan hóa mối quan hệ giữa các tài sản dữ liệu, hệ thống và quy trình khác nhau trong một biểu diễn đồ họa về nguồn gốc dữ liệu, cho thấy dữ liệu chảy qua tổ chức như thế nào và các mối phụ thuộc được hình thành ra sao.
• Chính sách dữ liệu - Thực thi các chính sách và tiêu chuẩn quản trị dữ liệu liên quan đến phân loại dữ liệu, khám phá dữ liệu, kiểm soát truy cập, bảo vệ dữ liệu, lưu giữ và tuân thủ.
• Chia sẻ dữ liệu - Tạo điều kiện chia sẻ dữ liệu an toàn và tuân thủ với quyền truy cập, thỏa thuận chia sẻ và cơ chế đồng ý để dữ liệu chỉ được chuyển giữa những người dùng được ủy quyền.

Rủi ro và tuân thủ

Các tính năng này của Microsoft Purview cung cấp khả năng kiểm toán, tuân thủ truyền thông, quản lý vòng đời dữ liệu và eDiscovery để tăng cường quản trị, giảm rủi ro tuân thủ và xây dựng lòng tin của những bên liên quan.

• Kiểm toán - Theo dõi hoạt động của người dùng, sự kiện hệ thống và các sửa đổi dữ liệu để đảm bảo tuân thủ quy định và chính sách, đồng thời xác định những sự cố và vi phạm bảo mật bằng nhật ký kiểm toán.
• Tuân thủ giao tiếp - Giám sát và thực thi các chính sách trên nhiều kênh, phát hiện và ngăn chặn những hành vi không phù hợp, và khuyến khích một môi trường làm việc an toàn.
• Quản lý tuân thủ - Đánh giá tình trạng tuân thủ, xác định các lỗ hổng và ưu tiên những nỗ lực khắc phục trên các khung pháp lý, chẳng hạn như GDPR, HIPAA và ISO.
• Quản lý vòng đời dữ liệu - Tạo các chính sách và quy trình để quản lý dữ liệu trong suốt vòng đời của nó, quản lý việc lưu giữ, lưu trữ và xóa dữ liệu đồng thời giảm chi phí lưu trữ và đảm bảo an toàn dữ liệu.
• eDiscovery - Xác định, bảo tồn và thu thập thông tin được lưu trữ điện tử (ESI) cho các mục đích pháp lý, điều tra và quản lý, và xuất dữ liệu liên quan để đáp ứng những vụ kiện tụng.

Những lợi ích khi sử dụng Microsoft Purview là gì?

Microsoft Purview giúp các tổ chức đáp ứng nhiều yêu cầu về không gian làm việc an toàn và tuân thủ quy định. Phương pháp tiếp cận có hệ thống của phần mềm đối với việc tuân thủ dữ liệu giúp các công ty dễ dàng phân loại dữ liệu, thực thi chính sách và kiểm toán việc sử dụng dữ liệu.

Purview cũng giúp đơn giản hóa việc tuân thủ quy định, cho phép các công ty tuân thủ những quy định như GDPR, HIPAA, ISO, v.v...

Với Purview, dữ liệu có thể được tìm kiếm và khám phá trên toàn bộ bộ ứng dụng Microsoft 365, bao gồm Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive, và nhiều ứng dụng khác. Điều này hỗ trợ việc ra quyết định dựa trên thông tin và xây dựng lòng tin với các bên liên quan.

Ngoài ra, các tính năng phân tích mạnh mẽ của Purview cho phép những tổ chức có được cái nhìn tổng quan có giá trị về hệ sinh thái dữ liệu của họ để hiểu rõ hơn về cách dữ liệu luân chuyển, các phụ thuộc của nó và cách tối ưu hóa việc quản lý dữ liệu.

Purview tích hợp với môi trường Azure, bao gồm Azure Data Lake Storage, Azure Synapse Analytics và các dịch vụ khác. Điều này giúp nền tảng được thống nhất cho việc quản trị dữ liệu và tận dụng các khoản đầu tư hiện có vào cơ sở hạ tầng Azure.

Những thách thức khi sử dụng Microsoft Purview là gì?

Mặc dù Purview là một công cụ mạnh mẽ, người dùng có thể gặp phải một số hạn chế gây khó chịu. Ví dụ, các giải pháp tìm kiếm và khám phá dữ liệu điện tử của Purview thiếu những tính năng như tìm kiếm nâng cao hoặc giữ lại dữ liệu pháp lý. Người dùng cũng bị giới hạn chỉ tìm kiếm theo một tham số tại một thời điểm và phải kết hợp kết quả của nhiều tìm kiếm khi tinh chỉnh kết quả theo nhiều thuộc tính.

Khi tìm kiếm trong các tập dữ liệu lớn, kết quả có thể mất hàng giờ hoặc thậm chí nhiều ngày để hiển thị. Điều này có thể tốn kém đối với các tổ chức, đặc biệt nếu cuộc điều tra khám phá dữ liệu điện tử có thời hạn gấp rút.

Ngoài ra còn có các chi phí phát sinh khi chạy tìm kiếm khám phá dữ liệu điện tử ngoài những yêu cầu cấp phép Purview thông thường. Thứ nhất, mỗi người quản lý dữ liệu tham gia vào quá trình tìm kiếm phải có giấy phép E5 hoặc tiện ích bổ sung tương đương. Thứ hai, có thêm phí xử lý và lưu trữ của Azure. Sau đó, để thực hiện phân tích gốc trên chỉ mục tìm kiếm, các công ty cần có chuyên gia tư vấn của Microsoft hoặc giải pháp phân tích của bên thứ ba.

Cuối cùng, Purview chỉ có khả năng tìm kiếm trên các sản phẩm của Microsoft. Hầu hết các công ty đều có hệ sinh thái dữ liệu phân nhánh vượt ra ngoài một bộ chương trình duy nhất, có nghĩa là Zoom, Google Drive, Slack hoặc Workplace của Meta sẽ là những điểm mù trong quá trình tìm kiếm bằng Purview.

Sự phức tạp của Purview, các khoản phí bổ sung và việc thiếu hỗ trợ cho những sản phẩm không phải của Microsoft có thể làm tăng tổng chi phí sở hữu và gây ra vấn đề cho các tổ chức đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện và tiết kiệm chi phí cho quản trị dữ liệu và eDiscovery. Sự phức tạp này sẽ càng trở nên trầm trọng hơn bởi động thái gần đây của Microsoft trong việc tách Teams và Office trên toàn cầu sau một cuộc điều tra chống độc quyền của EU.