SharePoint

Microsoft SharePoint là gì?

SharePoint là một hệ thống cộng tác dựa trên web, sử dụng nhiều ứng dụng quy trình làm việc, cơ sở dữ liệu dạng “danh sách” và những thành phần web khác, cũng như các tính năng bảo mật để trao quyền kiểm soát cho những nhóm kinh doanh làm việc cùng nhau. SharePoint cũng cung cấp cho công ty sử dụng nền tảng này khả năng kiểm soát quyền truy cập thông tin và tự động hóa quy trình xử lý công việc giữa các đơn vị kinh doanh.

SharePoint Online là gì?

Phiên bản Microsoft Cloud của SharePoint, SharePoint Online, có nhiều khả năng tích hợp bổ sung với các ứng dụng đám mây khác. Nó được kết nối về chức năng với nhiều gói dịch vụ khác của Microsoft có giấy phép Office 365 hoặc Microsoft 365.

Những tính năng của SharePoint

Tích hợp với các công cụ Office 365

SharePoint dễ dàng tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft như Outlook, MS Teams và OneDrive. Việc này tạo ra trải nghiệm kỹ thuật số liền mạch và tiết kiệm hàng giờ làm việc hiệu quả. Sau đây là một vài ví dụ:

- Bằng cách đồng bộ Outlook và SharePoint, nhân viên có thể truy cập file đính kèm và tài liệu của mình trong SharePoint mà không cần rời khỏi Outlook

- Với tích hợp OneDrive và SharePoint, người dùng có thể làm việc trên các tài liệu cục bộ trong khi tất cả những thay đổi sẽ tự động đồng bộ với SharePoint trực tuyến trong thời gian gần như thực. Việc bạn để một file công việc trên máy tính ở nhà hay bất cứ đâu không quan trọng - các file được đồng bộ và có thể truy cập từ mọi nơi

- Trong khi làm việc trên MS Teams, bạn có thể thêm trực tiếp tab site SharePoint vào Teams. Sự tích hợp này sẽ giúp bạn truy cập tài liệu dự án và theo dõi các hoạt động trong khi không bao giờ phải rời khỏi MS Teams

Bằng cách này, SharePoint kết nối các công cụ riêng lẻ, lấy thông tin ra khỏi silo (một loại hình cấu trúc sâu của một website giúp tổ chức nội dung một cách hợp lý). Điều đó đi kèm với chi phí phát triển thấp hơn, vì bạn không cần phải xây dựng khả năng tích hợp này từ đầu. Đổi lại, nhân viên có được nhiều cách hơn để cải thiện quy trình kinh doanh và công việc của mình.

Có thể phân loại và tùy chỉnh

SharePoint có khả năng mở rộng cao và có thể được sử dụng trong các tổ chức với tối đa 150 nhân viên, 20.000 nhân viên và hơn thế nữa.

Không giống như nhiều sản phẩm mạng nội bộ thay thế, bạn có thể nâng cao SharePoint với chức năng cần thiết riêng cho doanh nghiệp. Nó được hỗ trợ và áp dụng khá phổ biến.

Các thành phần web, ứng dụng và quy trình làm việc khác nhau có thể được thêm vào nền tảng. Nhiều ứng dụng không yêu cầu bất kỳ sự phát triển nào và có thể được xây dựng bởi những người dùng nâng cao. Khi một công ty phát triển, SharePoint có thể cung cấp một giải pháp linh hoạt phát triển theo môi trường kinh doanh mới.

Điều quan trọng là đảm bảo rằng kiến ​​trúc site SharePoint của bạn có thể mở rộng và có thể thay đổi khi công ty phát triển.

Không yêu cầu viết code

Phần mềm phức tạp có thể khiến các nhân viên khó sử dụng. Và, không ai muốn đầu tư vào công nghệ mới, để rồi vứt xó.

Người dùng doanh nghiệp thích một nền tảng dễ sử dụng ngay từ đầu và không yêu cầu kỹ năng viết code chỉ để thiết lập nó. Các bản cập nhật gần đây cho SharePoint làm cho nó trở thành một giải pháp hoàn hảo cho người dùng không chuyên về kỹ thuật.

Với vai trò chủ sở hữu của một doanh nghiệp, bạn không cần phải là nhà phát triển để tạo một trang SharePoint giàu chức năng từ đầu đến cuối hoặc cập nhật một trang hiện có. Với lookbook SharePoint, người dùng thành thạo có thể tận dụng các template sẵn có và khởi chạy trang web trong vài phút.

Cá nhân hóa và nhắm mục tiêu nội dung

Với tính năng nhắm mục tiêu theo đối tượng, SharePoint có thể mang lại trải nghiệm được cá nhân hóa cho từng người dùng. Nhân viên có thể nhận được nội dung có liên quan phù hợp với vị trí, chức năng hoặc bộ phận và mức thâm niên của họ. Việc nhắm mục tiêu này không thay đổi quyền, vì vậy phần còn lại của nội dung vẫn có sẵn với các liên kết tìm kiếm hoặc trực tiếp.

Kiểm soát bảo mật

Mỗi năm Microsoft đầu tư 1 tỷ đô la vào bảo mật đám mây. Không có gì ngạc nhiên khi các cơ quan chính phủ thích SharePoint Online hơn các nền tảng mạng nội bộ dựa trên đám mây khác!

Điều làm cho SharePoint nổi bật là khả năng nâng cao trong việc quản lý các quyền của người dùng và cách chúng liên quan đến những chức năng. Các công ty có thể kiểm soát quyền truy cập của người dùng vào nhiều trang web, danh sách và thư viện khác nhau. Họ có thể quy định những người có thể xem, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu hoặc thực hiện nhiều hành động SharePoint khác. Quyền có thể được đặt cho một người dùng hoặc nhiều người dùng trong cùng một nhóm Office 365.

SharePoint đang liên tục phát triển

Cho đến gần đây (3 - 5 năm trước), nhiều người dùng cho biết họ sợ hãi khi nghĩ đến việc phải sử dụng SharePoint. Nó rất chậm, phức tạp và khó làm việc. Một số người dùng vẫn tỏ ra thất vọng cài đặt SharePoint hiện có, nhưng mọi thứ đã thay đổi.

Trong những năm gần đây, nền tảng này đã thay đổi rất nhiều. Với trải nghiệm SharePoint Modern, nền tảng này thân thiện với người dùng hơn, nhanh chóng hơn, đáp ứng tốt trên thiết bị di động và phù hợp với những gì người dùng đã quen sử dụng trên web. Người dùng không còn phải vật lộn với việc load trang chậm và các giới hạn không hợp lý. SharePoint hiện được tích hợp tốt hơn với các dịch vụ Office 365 khác như Teams và MS Flow, khiến nó trở thành một phần không thể thiếu của nơi làm việc.

Công nghệ intranet hàng đầu

Với 19 năm trên thị trường, SharePoint vẫn giữ vị trí là giải pháp cộng tác được sử dụng nhiều nhất. Khoảng 80% các công ty trong danh sách Fortune 500 sử dụng SharePoint cho intranet, giao tiếp nội bộ và cộng tác. Và với những tiến bộ mà nền tảng đã và đang đạt được, SharePoint chắc chắn sẽ còn tồn tại trong một thời gian dài.

Microsoft đã thay đổi cách lắng nghe phản hồi của khách hàng.

Mười năm trước, nếu bạn có một ý tưởng tuyệt vời cho một tính năng hoặc cải tiến, bạn phải là người dùng Insider hoặc MVP để được Microsoft chú ý và thậm chí sau đó, bạn sẽ không bao giờ biết điều gì sẽ xảy ra với đề xuất của mình.

Bây giờ mọi thứ đã thay đổi. Bạn có thể xem hàng nghìn đề xuất tính năng riêng lẻ và tổng hợp cho những thứ mà mình quan tâm. Microsoft minh bạch với lộ trình và việc khi nào sẽ có những cải tiến.