5 Excel template miễn phí đơn giản hóa các tác vụ phức tạp

Nếu có một điều bạn học được sau khi dành quá nhiều giờ mày mò với Excel, đó là không cần phải tự tạo mọi bảng tính từ đầu. Không có lý do gì để phát minh lại bánh xe khi người khác đã tạo ra một mẫu hoàn hảo, đặc biệt là khi họ đã làm tất cả những công việc khó khăn đó miễn phí.

Hầu hết mọi template đều bao gồm một bảng hướng dẫn sử dụng riêng, giúp việc bắt đầu sử dụng chúng dễ dàng hơn nhiều.

Balance Sheet Template

Đạt được sự minh bạch tài chính mà không cần xây dựng công thức

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp và không theo dõi tình hình tài chính của mình, về cơ bản bạn đang hoạt động trong bóng tối. Thách thức nằm ở chỗ, việc tạo bảng cân đối kế toán từ đầu trong Excel đồng nghĩa với việc phải vật lộn với các phương trình kế toán và kiểm tra từng con số để đảm bảo chúng cân bằng.

Balance Sheet Template của Vertex42 xử lý tất cả những việc đó cho bạn. Nó được thiết kế đặc biệt cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và tự động tính toán vốn chủ sở hữu bằng cách trừ nợ phải trả khỏi tài sản. Tất cả những gì bạn cần làm là điền các số liệu liên quan.

Template này chia mọi thứ thành các danh mục rõ ràng: Tài sản ngắn hạn, chẳng hạn như tiền mặt, hàng tồn kho và bất kỳ thứ gì bạn sẽ chuyển đổi trong vòng một năm, và tài sản dài hạn như bất động sản và thiết bị mà bạn dự định giữ trong một thời gian dài. Nợ của bạn cũng tuân theo cấu trúc tương tự, tách biệt các nghĩa vụ ngắn hạn với những khoản vay dài hạn và thế chấp.

Income Statement Template

Một cách sẵn có để theo dõi lợi nhuận

Template báo cáo thu nhập này tổng hợp tất cả doanh thu của bạn, trừ đi chi phí và cho bạn biết liệu bạn có lãi hay không. Nó cung cấp hai định dạng, và định dạng bạn chọn phụ thuộc vào cách thức hoạt động của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp dịch vụ mà chi phí hàng bán không phải là yếu tố chính, định dạng SingleStep là lý tưởng: Tổng doanh thu trừ tổng chi phí bằng thu nhập ròng, và bạn đã hoàn thành. Nếu bạn đang kinh doanh bán lẻ hoặc sản xuất, phiên bản MultiStep sẽ phù hợp hơn. Nó tách lợi nhuận gộp của bạn khỏi thu nhập hoạt động, điều này rất quan trọng vì nó giúp bạn xác định xem chi phí sản phẩm hay chi phí hoạt động đang làm giảm lợi nhuận của bạn.

RACI Matrix Template

Cách nhanh nhất để chấm dứt tranh cãi về việc ai chịu trách nhiệm về cái gì

Không có gì làm hỏng một dự án nhanh hơn sự nhầm lẫn về việc ai phải làm gì. Bạn nghĩ Bella đang xử lý nó, Bella nghĩ đó là việc của Jack, và rồi sau đó, chẳng có gì được hoàn thành. Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) là một cách đơn giản để loại bỏ sự hỗn loạn tổ chức đó.

Bạn bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nhiệm vụ hoặc sản phẩm cần bàn giao, sau đó chỉ định vai trò cho mỗi người: R dành cho người thực hiện công việc, A dành cho người chịu trách nhiệm nếu có sự cố xảy ra, C dành cho những người cần tham gia đóng góp ý kiến, và I dành cho những người chỉ cần được cập nhật thông tin.

Nếu nhóm của bạn sử dụng một biến thể như RASIC hoặc CAIRO, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh các chữ viết tắt. Việc thiết lập chỉ mất vài phút.

Gantt Chart Template

Một timeline giúp bạn dễ dàng quản lý thời hạn

Biểu đồ Gantt trong Excel là người bạn tốt nhất của người quản lý dự án vì nó hiển thị mọi nhiệm vụ, thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng như tiến độ đã đạt được. Định dạng này không thay đổi nhiều kể từ khi Henry Gantt giới thiệu nó vào đầu những năm 1900, chủ yếu là vì nó vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Template này không yêu cầu bất kỳ điều gì phức tạp: Không cần macro, cài đặt hoặc kỹ năng Excel nâng cao. Bạn chỉ cần thiết lập ngày bắt đầu dự án, liệt kê các nhiệm vụ, chỉ định ngày bắt đầu và thời lượng, biểu đồ sẽ tự động xử lý timeline. Khi bạn thực hiện dự án, tất cả những gì cần làm là cập nhật cột "% DONE", và các thanh sẽ được điền đầy để phản ánh tiến độ của bạn.

Đối với những dự án lớn hơn hoặc phức tạp hơn, template hỗ trợ các mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, đảm bảo rằng một nhiệm vụ sẽ không bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ khác hoàn thành.

Random Group Generator Template

Làm việc nhóm hoàn hảo, không thiên vị và không tốn công sức

Cho dù bạn đang điều hành một hội nghị, giảng dạy một lớp học hay tổ chức một trận bóng rổ giao hữu, cuối cùng bạn cũng cần chia mọi người thành các nhóm. Thử thách là làm điều đó một cách công bằng, và giải pháp đơn giản nhất là ngẫu nhiên hóa việc phân nhóm, điều mà template này sẽ xử lý giúp bạn.

Bạn bắt đầu bằng cách dán danh sách tên của mình vào trang tính "Names". Bạn cũng có thể thêm các chi tiết bổ sung, chẳng hạn như số điện thoại, trình độ kỹ năng hoặc bất cứ điều gì khác bạn cần. Tiếp theo, bạn sắp xếp theo cột RAND, và template sẽ tạo danh sách ngẫu nhiên.

Từ đó, bạn chọn kiểu nhóm: Nhóm liên tiếp (1,1,1,2,2,2) hoặc nhóm xoay vòng (1,2,3,1,2,3). Đặt số lượng nhóm bạn muốn, và template sẽ tính toán số người trong mỗi nhóm. Nếu cần khôi phục lại thứ tự ban đầu, chỉ cần sắp xếp theo cột CUST ORDER.