Cách sử dụng Styles trong Microsoft Word để định dạng tài liệu một cách nhất quán

Làm chủ tính năng Styles của Word có thể cải thiện đáng kể chất lượng công việc của bạn, cho dù bạn đang tạo báo cáo kinh doanh, bài báo học thuật hay dự án cá nhân. Tin tốt là chúng thực sự dễ sử dụng.

Styles trong Word là gì? Chúng hữu ích như thế nào?

Styles trong Microsoft Word là các tùy chọn định dạng được xác định trước mà bạn có thể áp dụng cho những thành phần văn bản khác nhau trong tài liệu của mình, chẳng hạn như tiêu đề, đoạn văn, danh sách và trích dẫn. Một style kết hợp nhiều cài đặt định dạng khác nhau, như kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh và khoảng cách dòng.

Bằng cách sử dụng Styles, bạn có thể dễ dàng duy trì giao diện nhất quán trong toàn bộ tài liệu của mình. Ví dụ, nếu bạn áp dụng style "Heading 2" cho tiêu đề chương, tất cả chúng sẽ tự động có cùng phông chữ, kích thước và màu sắc, đảm bảo giao diện thống nhất và chuyên nghiệp. Điều này cũng cho phép bạn tạo mục lục tự động cập nhật.

Sử dụng Styles không chỉ loại bỏ nhu cầu định dạng văn bản riêng lẻ mà còn hợp lý hóa các thay đổi định dạng trong tương lai. Điều này có nghĩa là nếu bạn cần điều chỉnh giao diện của tiêu đề, đoạn văn hoặc các thành phần khác sau này, tất cả những gì bạn phải làm là sửa đổi style và Word sẽ tự động cập nhật tất cả các trường hợp của style đó trong toàn bộ tài liệu.

Áp dụng các style tích hợp

Microsoft Word bao gồm nhiều style tích hợp giúp hợp lý hóa quy trình định dạng. Bạn có thể tìm thấy các style cho tiêu đề, đoạn văn, danh sách, trích dẫn, v.v..., cho phép bạn định dạng các thành phần khác nhau của tài liệu chỉ bằng một vài cú nhấp chuột. Sau đây là cách áp dụng chúng:

• Trong tài liệu Word, hãy chọn văn bản mà bạn muốn áp dụng style.
• Đi tới tab Home và di chuột qua một style trong nhóm Styles để xem trước.
• Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Styles để mở rộng. Bạn cũng có thể nhấn phím tắt Ctrl + Alt + Shift + S để mở ngăn Styles trong Word.
• Nhấp vào một style để áp dụng.

Sửa đổi một style

Microsoft Word cho phép bạn sửa đổi các style tích hợp để phù hợp với nhu cầu định dạng cụ thể của mình. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ từ các tùy chọn định dạng cơ bản, chẳng hạn như phông chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh và khoảng cách, đến đường viền, đánh số, hiệu ứng văn bản, v.v... Phần tuyệt nhất là sau khi bạn sửa đổi một style, Word sẽ tự động cập nhật mọi trường hợp của style đó trong toàn bộ tài liệu.

Để sửa đổi một style trong Word:

• Trong Word, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Styles.
• Nhấp chuột phải vào style bạn muốn thay đổi và chọn Modify.
• Trong hộp thoại Modify Style, hãy sử dụng các tùy chọn định dạng để thay đổi style. Bạn có thể xem trước các thay đổi của mình theo thời gian thực trong cửa sổ này.
• Nhấp vào nút Format để chọn thành phần của style bạn muốn sửa đổi.
• Sau khi thực hiện các thay đổi mong muốn, hãy nhấn OK để lưu và áp dụng chúng.

Tạo style tùy chỉnh

Nếu các style tích hợp trong Word không đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn cũng có thể tạo một style tùy chỉnh phù hợp với sở thích cụ thể của mình. Sau đây là cách thực hiện:

• Điều hướng đến tab Home trong tài liệu Word.
• Trong nhóm Styles, nhấp vào mũi tên chéo nhỏ ở góc dưới bên phải.
• Chọn tùy chọn Create a Style.
• Nhập tên cho style tùy chỉnh của bạn.
• Nhấp vào Modify và điều chỉnh phông chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh, khoảng cách, v.v...
• Bạn cũng có thể sử dụng menu drop-down Style based on để kế thừa các thuộc tính từ style hiện có.
• Nhấp vào OK để lưu.

Ngoài ra, bạn có thể nhập và định dạng văn bản theo cách thủ công, sau đó lưu dưới dạng style. Để thực hiện việc đó, hãy chọn văn bản đã định dạng, nhấp chuột phải vào văn bản đó và chọn Styles > Create a Style. Nhập tên bạn muốn cho style và nhấp vào OK. Style đã lưu của bạn sẽ xuất hiện trong nhóm Styles, cho phép bạn áp dụng nó giống như bất kỳ style nào khác.

Mẹo sử dụng hiệu quả Styles

Bây giờ, bạn đã biết cách áp dụng, sửa đổi và tạo style trong Microsoft Word, sau đây là một số mẹo giúp bạn sử dụng chúng hiệu quả.

Áp dụng style bằng phím tắt

Mặc dù áp dụng style thông qua ngăn Styles rất hiệu quả, nhưng sử dụng phím tắt trong Word có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn nữa. Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích cho các tác vụ định dạng lặp đi lặp lại.

Ví dụ, nhấn Ctrl + Alt + 1 sẽ áp dụng style Heading 1, trong khi Ctrl + Alt + 2 sẽ áp dụng Heading 2. Bạn cũng có thể gán phím tắt của riêng mình cho một style. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào kiểu, chọn Modify và nhấp vào Format > Shortcut key.

Sử dụng style Heading để di chuyển các phần

Một trong những lợi ích của việc áp dụng kiểu tiêu đề là tích hợp chúng với ngăn Navigation của Word. Bằng cách sử dụng kiểu tiêu đề (như Heading 1, Heading 2, v.v...) cho các phần của mình, bạn có thể dễ dàng cấu trúc lại nội dung mà không cần cắt và dán văn bản thủ công.

Để thực hiện việc này, hãy nhấn Ctrl + F để mở ngăn Navigation và chuyển sang tab Headings. Từ đây, bạn có thể kéo và thả toàn bộ các phần để di chuyển chúng xung quanh.

Tìm nhanh nơi áp dụng style

Microsoft Word cũng giúp bạn dễ dàng xem một kiểu cụ thể hiện đang được áp dụng ở đâu trong tài liệu. Để thực hiện việc này, hãy nhấn Ctrl + Shift + Alt + S để mở ngăn Styles, sau đó nhấp vào Options. Tiếp theo, sử dụng menu drop-down bên dưới "Select styles to show" và chọn In use.

Sau đó, bạn có thể xem một style được áp dụng ở đâu bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh kiểu đó và chọn Select All X Instances. Làm như vậy sẽ làm nổi bật mọi trường hợp của style trong tài liệu của bạn, cho phép bạn điều chỉnh tất cả cùng một lúc.

Đặt mặc định style để nhất quán

Để tiết kiệm thời gian và duy trì định dạng nhất quán trong toàn bộ tài liệu, bạn có thể đặt mặc định style trong Word. Bạn có thể cấu hình style mặc định cho tiêu đề, đoạn văn và danh sách, đảm bảo định dạng ưa thích của bạn được tự động áp dụng cho các tài liệu và phần mới.

Để đặt style hiện đang áp dụng làm mặc định trong tài liệu Word, hãy chuyển đến tab Design và chọn Set as Default trong phần Document Formatting. Sau đó, chọn Yes để xác nhận. Các mặc định này giúp đảm bảo tài liệu của bạn tuân theo một style thống nhất, giảm nhu cầu điều chỉnh thủ công.

Sử dụng style trong Microsoft Word là một cách tuyệt vời để duy trì tính nhất quán và tính chuyên nghiệp trong tài liệu của bạn. Bằng cách xác định và áp dụng style trong Word, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và điều chỉnh giao diện nội dung của mình với ít nỗ lực nhất. Vì vậy, lần tới khi bạn định dạng tài liệu, hãy nhớ rằng style là công cụ giúp bạn đạt được hiệu quả và độ chính xác.