Tại sao nhiều người chỉ sử dụng Notion làm công cụ lưu trữ dữ liệu?

Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để sắp xếp cuộc sống của bạn. Tuy nhiên, nó không hoàn hảo và có thể không đáp ứng được yêu cầu của tất cả mọi người - mặc dù có một danh sách dài các tính năng.

Nhiều người đã thử chạy toàn bộ cuộc sống của mình trên Notion, nhưng cuối cùng, họ nhận ra rằng mình chỉ có thể chạy theo một cách cụ thể mà Notion cho phép. Vì vậy, bây giờ, họ chỉ sử dụng nó cho một mục đích duy nhất.

Tại sao Notion không hiệu quả với một số người?

Vì mọi người luôn sử dụng nhiều công cụ để theo dõi cuộc sống, cả cá nhân lẫn công việc, nên họ rất hào hứng với ý tưởng Notion có thể kết hợp tất cả lại với nhau. Tuy nhiên, khi bắt đầu chuyển sang Notion, họ nhanh chóng nhận ra những hạn chế của nó. Đúng là Notion có rất nhiều tính năng, nhưng chúng không hẳn là những tính năng bạn sẽ sử dụng hàng ngày. Ngược lại, rất nhiều tính năng mà bạn đã quen thuộc trong những năm sử dụng một số chương trình theo dõi chuyên biệt lại không có trong Notion.

Đây là một trong những lý do lớn nhất khiến Notion không hiệu quả với một số người, nhưng Excel thì có. Nhiều người thích sắp xếp dữ liệu trong các bảng và bảng tính. Công cụ tương đương gần nhất mà Notion cung cấp là cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, cách Notion xử lý dữ liệu, đặc biệt là khi nói đến bảng và cơ sở dữ liệu, không linh hoạt bằng Microsoft Excel hay thậm chí Google Sheets. Đúng vậy, bạn có thể sử dụng công thức trong Notion, nhưng không thể tự do chọn dữ liệu từ bất kỳ ô hoặc phạm vi ô nào theo ý muốn.

Bạn không thể theo dõi công việc và tự động hóa các tác vụ cập nhật dữ liệu một cách hiệu quả. Có những giải pháp thay thế đạt được mức độ linh hoạt này trong Notion, nhưng chúng quá tốn công thiết lập. Cuối cùng, sự tiện lợi của các công cụ chuyên dụng đã thuyết phục họ, và họ phải ngừng sử dụng Notion cho mọi việc.

Một vấn đề lớn khác là không gian làm việc Notion nhanh chóng trở nên khó kiểm soát ngay khi dự án của bạn mở rộng quy mô. Những tác vụ đơn giản như thêm ghi chú có thể đồng nghĩa với việc phải điều hướng qua nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu khác nhau. Khi liên tục thêm nhiều trang hơn nữa để cố gắng "tối ưu hóa" quy trình làm việc Notion của mình, mọi người nhận ra mình chỉ đang lãng phí thời gian vào việc giải quyết vấn đề thay vì làm việc hiệu quả. Nhiều người đã xây dựng toàn bộ quy trình làm việc của mình trong Notion và sau đó lại hối hận.

Việc chia sẻ Notion hoặc làm việc với cộng tác viên cũng trở thành một thách thức. Nhiều người thường lưu giữ hồ sơ rất chi tiết về công việc trước đây, điều đó có nghĩa là giới hạn 1.000 block miễn phí trên không gian làm việc được chia sẻ hết nhanh hơn tưởng tượng. Và mặc dù gói đăng ký Notion của họ cuối cùng cũng tự trang trải chi phí mỗi tháng, họ vẫn phải mua một gói để có thể sử dụng nó một cách đúng cách ngay từ đầu.

Một lần nữa, có nhiều cách bạn có thể giải quyết những vấn đề này. Notion cung cấp nhiều tiện ích bổ sung hữu ích mà bạn có thể thêm vào, và ứng dụng này liên tục bổ sung các tính năng mới, chẳng hạn như chế độ xem dạng bảng tin, điều này đã thay đổi hoàn toàn cách bạn lên kế hoạch cho ngày của mình. Tuy nhiên, những tiện ích và tính năng này chỉ khiến bạn lún sâu hơn vào hệ sinh thái Notion. Cuối cùng, bạn sẽ bị lạc vào một mê cung gồm các trang, cơ sở dữ liệu và đủ loại cấu trúc dữ liệu khác nhau, tất cả được thiết lập một cách khá rườm rà, khó điều hướng và rất khó thay đổi.

Notion là một công cụ lưu trữ dữ liệu tuyệt vời

Sau khi bị choáng ngợp bởi lượng dữ liệu mình đã lưu trữ trong Notion, cuối cùng nhiều người đã nhận ra điều mà nó làm tốt nhất - lưu trữ dữ liệu. Miễn là có thể giữ cho cấu trúc trang đơn giản để điều hướng, Notion có thể hoạt động như một bảng ghi nhớ tuyệt vời.

Notion cũng khá tốt trong việc trình bày dữ liệu. Vì vậy, thay vì cố gắng làm mọi thứ một cách tự nhiên trong Notion, nhiều người theo dõi các nhiệm vụ và mục tiêu của mình trên tài liệu Google Sheets và nhúng nó vào trang Notion của mình. Tính năng này cũng hoạt động với Google Calendar, công cụ lịch chính mà nhiều người sử dụng.

Vì vậy, họ quay lại hệ thống ban đầu của mình - Google Sheets để theo dõi tiến độ, Google Calendar để theo dõi các cuộc hẹn và cam kết, Microsoft To-Do để nhanh chóng tạo danh sách việc cần làm, và cuối cùng, Notion là nơi lưu trữ dữ liệu tối ưu. Họ vẫn có thể xem những thông tin quan trọng nhất về ngày làm việc và các nhiệm vụ đang diễn ra của mình, tất cả ở cùng một nơi, mà không phải từ bỏ tính linh hoạt của việc theo dõi tiến độ theo bất kỳ cách nào mình muốn.

Notion cũng hỗ trợ Markdown, giúp việc ghi chú nhanh và ghi lại những ý tưởng sơ bộ trở nên rất tiện lợi. Thay vì các cơ sở dữ liệu và cấu trúc trang phức tạp, không gian làm việc Notion của họ giờ đây chứa những trang riêng lẻ để theo dõi các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống.

Mỗi trang đều có một mục nhúng Google Sheets hoặc Calendar liên quan, một danh sách kiểm tra đơn giản cho bất kỳ nhiệm vụ hoặc mục việc cần làm nào, và một phần riêng để ghi chú hoặc ghi lại ý tưởng nếu cần. Vì tất cả thông tin họ muốn về một chủ đề cụ thể đều nằm trên một trang duy nhất, bạn không còn phải chuyển qua các trang khác để tìm một nhiệm vụ đơn giản nữa.

Điều này rất hữu ích khi bạn nảy ra ý tưởng ở những nơi ngẫu nhiên, chẳng hạn như trên tàu điện ngầm hoặc khi đang lái xe. Bạn có thể ghi chúng vào trang Notion được phân bổ cho nhiệm vụ cụ thể đó và đặt lời nhắc để xem lại khi quay lại bàn làm việc.

Ngoài việc tăng cường năng suất, phương pháp này còn đảm bảo bạn có thể xử lý từng ý tưởng một cách tốt nhất có thể. Nó cũng hiệu quả với hầu hết mọi suy nghĩ. Bất cứ điều gì, từ ý tưởng bài viết mới đến khám phá về cách sửa lỗi khó chịu trong code, đều được đưa vào không gian làm việc Notion.

Notion có thể không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả mọi người khi nói đến việc theo dõi nhiệm vụ hoặc sắp xếp cuộc sống. Tuy nhiên, nó là một công cụ tốt đến mức một khi bắt đầu sử dụng, bạn sẽ luôn tìm thấy một tình huống mà nó là công cụ tối ưu - và đó chính là giá trị thực sự mà Notion mang lại.