Tại sao nhiều người vẫn chọn Excel thay vì Notion?

Notion là một trong những ứng dụng năng suất phổ biến và dễ sử dụng nhất hành tinh, nhưng nó còn lâu mới hoàn hảo. Nhiều người đã thử tích hợp Notion vào quy trình làm việc của mình, và mặc dù nó có nhiều tính năng tốt, nhưng Excel hóa ra lại là lựa chọn tốt hơn.

Tại sao Notion làm nhiều người thất vọng?

Trước hết, cần nhấn mạnh rằng Notion không phải là một chương trình tệ. Nó thực sự tuyệt vời về những gì có thể làm được, và nhiều người vẫn sử dụng nó hàng ngày để theo dõi công việc và ghi chú.

Tuy nhiên, cách Notion xử lý dữ liệu, đặc biệt là khi liên quan đến bảng và cơ sở dữ liệu, không linh hoạt bằng Microsoft Excel hay thậm chí Google Sheets. Đúng là bạn có thể sử dụng công thức trong Notion, nhưng không được tự do chọn dữ liệu từ bất kỳ ô hoặc phạm vi ô nào mình muốn.

Điều này dẫn đến một vấn đề: Không thể theo dõi công việc một cách hiệu quả. Điều này cũng có nghĩa là bạn không thể tự động cập nhật dữ liệu trên toàn bộ bảng chỉ bằng cách chỉnh sửa giá trị của một ô - điều mà bạn có thể dễ dàng thực hiện với các công thức Excel.

Công thức Notion hoạt động với các cột. Điều đó có nghĩa là bạn không thể có các công thức cụ thể theo hàng để theo dõi những mục hoặc tác vụ riêng lẻ. Có những giải pháp thay thế bạn có thể sử dụng, chẳng hạn như sử dụng một ID duy nhất cho mỗi hàng và thay đổi công thức dựa trên ID đó. Tuy nhiên, cách này tốn nhiều thời gian hơn so với việc viết công thức Excel, nơi bạn chỉ cần tham chiếu ô hoặc phạm vi ô muốn làm việc trong bất kỳ ô nào trong toàn bộ trang tính là xong.

Excel có thể theo dõi chính xác

Excel (hoặc Sheets) mang lại cho bạn nhiều sự tự do hơn khi làm việc với từng ô riêng lẻ. Bạn muốn tham chiếu đến một ô khác từ sheet khác? Chỉ cần nhập địa chỉ ô. Bạn muốn tính tổng của hai giá trị từ hai bảng khác nhau? Không vấn đề gì, miễn là bạn có thể nhập vị trí ô vào công thức.

Các công thức Excel cũng mạnh mẽ và linh hoạt hơn so với Notion, ít nhất là đối với những trường hợp sử dụng thông thường. Bạn thậm chí không cần phải là chuyên gia Excel để nhập các công thức tốt. Chỉ cần sử dụng một công cụ AI như ChatGPT, Gemini, hoặc thậm chí là Copilot tích hợp sẵn của Microsoft, mô tả vấn đề bạn muốn giải quyết, và nó sẽ đưa ra một công thức sẵn sàng để sử dụng ngay lập tức.

Tất nhiên, điều này là tốt nhất khi bạn theo dõi các con số. Tuy nhiên, nếu bạn đang theo dõi một cái gì đó, như đang xử lý một con số. Và nếu không, bạn có thể sử dụng các quy tắc xác thực dữ liệu để tạo danh sách drop-down những cột mốc dễ theo dõi, chẳng hạn như "đang tiến hành" hoặc "hoàn thành", và hoán đổi các số trong công thức với chuỗi cụ thể bạn đang sử dụng.

Ứng dụng năng suất tốt nhất cần kết hợp ưu điểm của cả hai công cụ

Excel cho phép bạn linh hoạt với bảng biểu và ô tính, còn Notions cung cấp cho bạn mọi thứ khác. Nếu bạn đang theo dõi cuộc sống của mình, rất có thể bạn cần viết văn bản, chèn hình ảnh và làm nhiều việc hơn là chỉ theo dõi số liệu. Vì vậy, ứng dụng năng suất tốt nhất là ứng dụng đáp ứng cả hai nhu cầu.

Theo đánh giá, Notion đã gần đạt được điều đó. Vấn đề duy nhất là tất cả các bảng theo dõi phải được tạo trong Excel và sau đó được liên kết với Notion - một nhiệm vụ tự nó đã có thể là thách thức. Vì vậy, ứng dụng năng suất tốt nhất có thể theo dõi mọi thứ một cách dễ dàng và cho phép bạn linh hoạt thêm tất cả các loại file và nội dung media trên một trang sẽ là giải pháp tối ưu.

Cho đến lúc đó, việc theo dõi của nhiều người sẽ vẫn được chia nhỏ giữa Excel và Notion. Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, cho phép tập hợp mọi thứ quan trọng trong cuộc sống cá nhân và công việc vào một nơi, dù đó là hình ảnh bạn muốn tham khảo sau này hay danh sách việc cần làm. Mặt khác, Excel cho phép bạn theo dõi và làm việc với dữ liệu một cách tự do mà cơ sở dữ liệu và bảng biểu Notion chưa thể mang lại.