Dọn dẹp để lấy lại không gian lưu trữ cho iCloud

Theo mặc định, Apple cung cấp 5GB lưu trữ miễn phí cho mỗi tài khoản người dùng iCloud để đồng bộ và lưu trữ dữ liệu trên thiết bị iOS. Tuy nhiên, chẳng bao lâu, bạn sẽ nhận được thông báo rằng giới hạn lưu trữ đã hết, khi sử dụng iCloud để sao lưu thiết bị, hình ảnh, tài liệu, iCloud email cũng như các loại dữ liệu khác.

Nếu cần thêm không gian trống của iCloud để lưu trữ các loại dữ liệu quan trọng hơn mà không muốn trả thêm bất kỳ chi phí nào thì dưới đây là cách để bạn có thể lấy lại dung lượng lưu trữ miễn phí cho tài khoản iCloud của mình.

1. Kiểm tra dung lượng lưu trữ của iCloud

Việc đầu tiên bạn phải làm là kiểm tra dung lượng lưu trữ trong tài khoản iCloud trên thiết bị. Từ màn hình Home, truy cập menu Settings>iCloud rồi bấm chọn mục Storage & Backup để xem tổng dung lượng lưu trữ và dung lượng còn trống trong tài khoản iCloud.

2. Quản lý sao lưu

Theo mặc định, iPad hoặc iPhone sẽ tự động sao lưu dữ liệu của các ứng dụng cài đặt trên máy vào tài khoản iCloud của người sử dụng. Chức năng này sẽ được thực hiện tự động khi người dùng sạc và kết nối điện thoại vào mạng Wi-Fi. Điều này đảm bảo mọi dữ liệu của ứng dụng sẽ được sao lưu hoàn chỉnh mà không có bất kỳ thay đổi nào.

Để biết các loại dữ liệu nào đã được sao lưu trong tài khoản iCloud, truy cập vào menu Settings>iCloud> Storage & Backup>Manage Storage. Màn hình này sẽ cho người dùng biết bao nhiêu % không gian lưu trữ của iCloud được sử dụng để sao lưu thiết bị (iCloud chỉ giữ lại bản sao lưu mới nhất cho mỗi thiết bị). Để xem chi tiết hơn về các loại dữ liệu đã được sao lưu trên thiết bị, chỉ cần bấm vào tên thiết bị bên dưới mục Backups.

Chi tiết về dung lượng sao lưu của các loại dữ liệu được hiển thị ngay bên dưới mục Next Backup Size của mục Backup Options. Như vậy, từ đây bạn sẽ xác định được chính xác loại dữ liệu nào đang chiếm phần lớn bộ nhớ trong tài khoản iCloud, thông qua đó có thể quyết định vô hiệu hóa các bản sao lưu dữ liệu của các ứng dụng đó nhằm lấy lại không gian lưu trữ của iCloud.

Ví dụ, người dùng có thể vô hiệu hóa các bản sao lưu dữ liệu của các ứng dụng như Pocket, Twitter và Evernote, vì những ứng dụng này sẽ tự động đồng bộ dữ liệu trực tuyến với thiết bị ngay sau khi bạn đăng nhập tài khoản. Hay vô hiệu hóa chức năng sao lưu ảnh tự động trong Camera Roll, nếu bạn đang sử dụng giải pháp khác để sao lưu hình ảnh. Ngay khi vô hiệu hóa bất kỳ tính năng sao lưu của một ứng dụng dưới mục Backup Options, dữ liệu của ứng dụng đó cũng sẽ bị xóa khỏi kho lưu trữ iCloud trực tuyến.

Nếu việc vô hiệu hóa khả năng sao lưu dữ liệu của các ứng dụng vẫn không giải quyết được vấn đề, bạn có thể quay trở lại màn hình Storage & Backup, rồi vô hiệu hóa iCloud Backup đi. Như vậy điện thoại sẽ không sao lưu dữ liệu của thiết bị lên tài khoản iCloud. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải sử dụng giải pháp sao lưu thông qua iTunes, tạo bản sao lưu dữ liệu của điện thoại trên máy tính chạy Windows hoặc Mac. Tuy nhiên giải pháp này không phải là lựa chọn tốt nhất mà người dùng mong đợi.

3. Sao lưu ảnh đến những nơi khác

Không thể phủ nhận, các file ảnh trên điện thoại là một trong những thủ phạm chính chiếm nhiều không gian lưu trữ trên thiết bị cũng như trên iCloud nhất. Theo mặc định, iOS 7 sử dụng tính năng Photo Stream để đồng bộ tối đa 1.000 bức ảnh gần đây nhất được chụp giữa tất cả các thiết bị iOS của người dùng, đồng thời còn sao lưu cả thư mục Camera Roll trên thiết bị, trong đó bao gồm tất cả các file ảnh được lưu trữ trên máy.

Để giải phóng không gian lưu trữ cho iCloud, có thể vô hiệu hóa Photo Stream từ màn hình iCloud Settings bằng cách bấm chọn mục Photos trên trang iCloud settings rồi vô hiệu hóa tính năng My Photo Stream.

Bằng cách cài đặt một trong các ứng dụng lưu trữ hình ảnh chuyên dụng như Google+ , Dropbox hoặc Flickr, người dùng thiết bị iOS hoàn toàn có thể sao lưu hình ảnh tự động trên thiết bị của mình lên các dịch vụ lưu trữ này. Như vậy toàn bộ hình ảnh sẽ được lưu trữ trực tuyến, điều này sẽ cho phép bạn xóa hết các file ảnh lưu trữ trên iCloud, giúp lấy lại không gian lưu trữ hạn chế của iCloud để lưu trữ các loại dữ liệu quan trọng khác khi cần thiết.

4. Xóa tài liệu và dữ liệu không cần dùng tới

Màn hình Manager Storage của iCloud cũng cho phép quản lý tài liệu và dữ liệu (Document and Data) đã được sao lưu. Đây là nơi lưu giữ những tài liệu, các thiết lập, dữ liệu của các trò chơi cũng như tất cả các loại dữ liệu khác mà iCloud đã đồng bộ giữa tất cả các thiết bị iOS (nếu bạn có nhiều thiết bị iOS khác nhau và cùng sử dụng chung một tài khoản iCloud). Tất cả đều được tính vào tài khoản lưu trữ iCloud của bạn, vì vậy nên xóa bất kỳ loại dữ liệu nào mà mình không còn cần sử dụng đến nữa.

Bằng cách bấm chọn tên của ứng dụng bất kỳ ngay bên dưới mục Documents & Data trên màn hình Manage Storage, bạn có thể xem chi tiết các loại dữ liệu đang chiếm dụng không gian lưu trữ của iCloud. Từ đó có thể xóa chúng khỏi tài khoản lưu trữ iCloud. Nhưng cần phải hết sức cẩn thận khi thực hiện thao tác xóa dữ liệu này, bởi có thể xóa nhầm cả các tài liệu và các tập tin quan trọng khác mình bạn vẫn đang cần dùng tới.

5. Dọn dẹp email trong iCloud Mail

Nếu đang sử dụng tính năng Mail trong iCloud của Apple, thì tất nhiên dung lượng của các email bạn gửi và nhận cũng sẽ được tính vào dung lượng sử dụng trên tài khoản iCloud. Do đó việc xóa các email không còn cần sử dụng đến nữa cũng sẽ góp phần quan trọng vào việc giải phóng không gian lưu trữ cho iCloud, đặc biệt là các email có file đính kèm dung lượng lớn.

Nếu iCloud Mail được thiết lập trên thiết bị, bạn có thể xóa các email đó thông qua ứng dụng Mail trên thiết bị, nếu không được thiết lập thì có thể xóa các email thông qua trang web iCloud, rồi mở ứng dụng Mail trong trình duyệt và tìm xóa các email đó đi.

Lưu ý rằng điều này chỉ áp dụng nếu bạn đang sử dụng iCloud Mail. Nếu sử dụng một tài khoản email khác như Gmail, Outlook.com, Yahoo… thì việc xóa email sẽ không giải phóng được không gian lưu trữ trong tài khoản iCloud. Email cho các dịch vụ khác sẽ không được lưu trữ trong iCloud mà chúng được lưu trữ với dịch vụ email riêng.

6. Quản lý không gian lưu trữ iCloud

6.1. Làm thế nào để để xem gói lưu trữ bạn đang sử dụng?

Bạn có thể xem gói lưu trữ iCloud trên iPhone, iPad, iPoud touch, Mac hoặc máy tính PC:

- Trên iPhone, iPad hoặc iPod touch: nhấn Settings => iCloud => Storage => Manage Storage.

- Trên Mac: chọn Menu Apple => System Preferences, click chọn iCloud sau đó click chọn Manage.

- Trên máy tính PC: mở iCloud for Windows, sau đó click chọn Manage.

Bạn có thể tải và cài đặt iCloud for Windows về máy tính PC tại đây.

6.2. Nâng cấp gói lưu trữ iCloud

Bạn có thể tăng dung lượng lưu trữ iCloud trên điện thoại iCloud, iPad, iPod, Mac hoặc máy tính PC. Tuy nhiên bạn sẽ phải trả chi phí cho dung lượng mà bạn mua. Apple hiện cung cấp thêm 10GB lưu trữ với giá 20USD mỗi năm, 20GB với 40 USD mỗi năm hoặc 50GB với giá 100 USD mỗi năm.

- iPhone, iPad hoặc iPod touch:

1. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản iOS 8 hoặc các phiên bản sau iOS 8, vào Settings => iCloud => Storage.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản iOS mới hơn, vào Settings => iCloud => Storage & Backup.

2. Nhấn chọn Buy More Storage hoặc Change Storage Plan.

3. Chọn mức dung lượng, sau đó nhấn chọn Buy và nhập mật khẩu Apple ID của bạn.

- Mac:

1. Chọn Menu Apple => System Preferences, sau đó click chọn iCloud.

2. Click chọn Manage ở góc dưới cùng bên phải.

3. Click chọn Buy More Storage hoặc Change Storage Plan.

4. Chọn mức dung lượng, sau đó click chọn Next rồi nhập mật khẩu Apple ID của bạn.

- Trên máy tính PC:

1. Mở iCloud for Windows.

2. Click chọn Storage.

3. Click chọn Change Storage Plan.

4. Chọn mức dung lượng, sau đó click chọn Next.

5. Nhập mật khẩu Apple ID của bạn rồi click chọn Buy.

6.3. Hạ cấp gói lưu trữ iCloud

Bạn có thể giảm dung lượng lưu trữ iCloud để giảm chi phí phải trả bằng cách chọn một gói dung lượng phù hợp. Hạ cấp gói dung lượng có hiệu lực sau khi hết hạn thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm.

Nếu bạn hạ cấp gói lưu trữ và sử dụng vượt quá dung lượng trống, bạn không thể upload hình ảnh và video mới lên thư viện hình ảnh iCloud và thiết bị của bạn sẽ dừng sao lưu lên iCloud. iCloud Drive và iCloud app không cho phép cập nhật trên thiết bị của bạn, do đó bạn không thể gửi hoặc nhận thông báo bằng địa chỉ email iCloud của bạn.

Nếu muốn sử dụng iCloud sau khi sử dụng vượt quá dung lượng, các duy nhất là xóa các file sao lưu, hình ảnh, tài liệu hoặc tin nhắn email không cần thiết trên iCloud đi.

Bạn có thể truy cập hình ảnh, video và tài liệu trong 30 ngày sau khi bạn xóa hoặc vô hiệu hóa thư viện iCloud và iCloud Drive.

- iPhone, iPad hoặc iPod touch:

1. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản iOS 8 hoặc các phiên bản sau iOS 8, vào Settings => iCloud => Storage.

2. Nhấn chọn Change Storage Plan.

3. Nhấn chọn Downgrade Options và nhập mật khẩu Apple ID.

4. Chọn gói hạ cấp sử dụng sau khi gói lưu trữ hiện tại hết hạn.

5. Nhấn chọn Done.

- Trên Mac:

1. Chọn Menu Apple => System Preferences, sau đó click chọn iCloud.

2. Click chọn Manage ở góc dưới cùng bên phải.

3. Click chọn Change Storage Plan ở góc dưới cùng bên phải.

4. Click chọn Downgrade Options.

5. Nhập mật khẩu Apple ID, sau đó click chọn Manage.

6. Chọn gói hạ cấp sử dụng sau khi gói lưu trữ hiện tại hết hạn.

7. Chọn Done.

- Trên máy tính PC:

1. Mở iCloud for Windows.

2. Click chọn Storage.

3. Click chọn Change Storage Plan.

4. Click chọn Downgrade Options.

5. Nhập mật khẩu Apple ID của bạn sau đó click chọn Manage.

6. Chọn gói hạ cấp sử dụng sau khi gói lưu trữ hiện tại hết hạn.

7. Chọn Done.

7. Giảm kích thước thư viện ảnh iCloud

Thư viện ảnh iCloud sử dụng dung lượng lưu trữ iCloud để lưu giữu tất cả các hình ảnh và video trên thiết bị của bạn. Để giải phóng không gian lưu trữ iCloud, bạn nên "sàng lọc" và "xóa bớt" hình ảnh và video không cần thiết trong ứng dụng Photo đi.

Ngoài ra để tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị, bạn có thể thiết lập bật tùy chọn Optimize device Storage trong phần cài đặt. Khi Optimize Storage được bật, ứng dụng Photo sẽ tự động giải phóng không gian khi cần thiết.

Tất cả hình ảnh và video gốc có độ phân giải nằm trong phân vùng “an toàn” trên iCloud và bạn có thể tải hình ảnh, video này bất cứ lúc nào.

- iPhone, iPad và iPod touch:

1. Mở ứng dụng Photo, sau đó nhấn chọn Photos ở góc dưới cùng màn hình.

2. Nhấn chọn Select, sau đó chọn một hoặc nhiều hình ảnh, video mà bạn muốn xóa.

3. Nhấn chọn biểu tượng thùng rác, sau đó nhấn chọn Delete Photo.

- Trên Mac:

1. Click chọn biểu tượng Photo.

2. Chọn hình ảnh và video mà bạn muốn xóa.

3. Chọn Image rồi click chọn Delete Photos.

- iCloud.com:

1. Đăng nhập iCloud.com.

2. Click chọn ứng dụng Photo rồi click chọn Select Photos.

3. Chọn hình ảnh và video bạn muốn xóa.

4. Click chọn biểu tượng thùng rác rồi click chọn Delete.

8. Giảm kích thước thư viện ảnh

Nếu bạn không sử dụng thư viện ảnh iCloud, Cuộn Camera chính là một phần sao lưu của iCloud.

Để kiểm tra kích thước của phần sao lưu trên thiết bị iOS 8 hoặc các phiên bản iOS trước iOS 8 của bạn, nhấn chọn Settings => iCloud => Storage => Manage Storage.

Với các phiên bản iOS mới hơn: nhấn chọn Settings => iCloud => Storage & Backup => Manage Storage.

Sau đó nhấn chọn tên thiết bị iOS của bạn, kích thước sao lưu nằm dưới mục Photo Library.

Để giảm kích thước thư viện ảnh sao lưu, bạn có thể lưu hình ảnh và video trên thiết bị vào máy tính, sau đó sao lưu bằng tay trên thiết bị iOS của bạn.

Ngoài ra nếu muốn lưu trữ hình ảnh hoặc video trên thiết bị iOS bạn có thể tắt tùy chọn Photo Library trong sao lưu.

9. iCloud Drive

Bạn có thể quản lý các file lưu trữ trên iCloud Drive trên iPhone, iPad, iPod touch, Mac, hoặc máy tính Windows PC.

- iPhone, iPad, or iPod touch:

1. Nhấn Settings => iCloud.

Nếu đang sử dụng iOS 8 hoặc phiên bản iOS trước iOS 8, nhấn chọn Storage => Manage Storage => iCloud Drive.

Nếu đang sử dụng các phiên bản iOS mới hơn, nhấn chọn Storage & Backup, sau đó chọn Manage Storage.

2. Nhấn chọn tên ứng dụng đang sử dụng iCloud Drive.

3. Lúc này trên màn hình thiết bị xuất hiện các file trong ứng dụng. Bạn có thể vuốt sang trái hoặc click chọn Edit để xóa các file này đi.

- Mac:

Trên Mac OS X Yosemite hoặc các phiên bản trước đó bạn có thể quản lý các file iCloud Drive bằng cách sử dụng thư mục iCloud Drive trên Finder:

1. Mở iCloud Drive trên Mac:

- Vào Menu Apple => System Preferences rồi click chọn iCloud.

- Đăng nhập bằng tài khoản Apple ID của bạn.

- Mở iCloud Drive.

2. Mở Finder và truy cập vào thư mục iCloud Drive.

3. Kéo các file vào thùng rác hoặc di chuyển các file sang thư mục khác trên Mac.

- Windows :

Nếu đang sử dụng máy tính Windows 7 hoặc các phiên bản Windows trước, bạn có thể quản lý các file iCloud Drive bằng cách sử dụng Windows Explorer.

1. Tải và cài đặt iCloud for Windows.

2. Đăng nhập bằng tài khoản Apple ID của bạn.

3. Mở iCloud Drive.

- iCloud.com:

Đăng nhập iCLoud.com, sau đó clikc chọn ứng dụng iCloud Drive app rồi chọn các file bạn muốn xóa, sau đó click chọn biểu tượng thùng rác là xong.

Tham khảo thêm một số bài viết dưới đây:

• Những điều cần biết khi sao lưu với iCloud

• Cách hủy bỏ các sao lưu không cần thiết trên iCloud

• Hướng dẫn thiết lập tài khoản email iCloud cho Android và Windows Phone

Chúc các bạn thành công!