Cách tạo truy vấn tìm trùng lặp trong Access 2016

Truy vấn tìm trùng lặp cho phép bạn tìm kiếm và xác định các bản ghi trùng lặp trong một bảng hoặc nhiều bảng. Bản ghi trùng lặp là một bản ghi đề cập đến cùng một thứ hoặc một người giống như một bản ghi khác.

Không phải tất cả các bản ghi chứa thông tin tương tự đều là nội dung trùng lặp. Ví dụ, bản ghi của hai đơn đặt hàng được đặt vào các ngày khác nhau nhưng có chứa các mục giống nhau sẽ không phải là bản ghi trùng lặp. Tương tự, không phải tất cả các bản ghi trùng lặp đều chứa thông tin hoàn toàn giống nhau. Ví dụ, hai bản ghi khách hàng có thể đề cập đến cùng một người nhưng bao gồm các địa chỉ khác nhau. Bản ghi có chứa địa chỉ cũ sẽ là bản ghi trùng lặp.

Tại sao việc loại bỏ các bản ghi trùng lặp lại quan trọng như vậy? Hãy xem xét ví dụ trên. Nếu bạn có nhiều bản ghi cho một khách hàng, sẽ rất khó để xem lịch sử đơn đặt hàng của vị khách đó, vì thông tin sẽ được trải rộng trên một số bản ghi chưa được liên kết. Bạn thậm chí có thể giao đơn đặt hàng của mình đến địa chỉ sai nếu người nhập thông tin đơn đặt hàng chọn một bản ghi đã chứa thông tin cũ. Thật dễ dàng để hình dung làm thế nào một bản ghi trùng lặp có thể làm suy yếu tính toàn vẹn và hữu ích của cơ sở dữ liệu mà bạn đang sở hữu.

May mắn thay, MS Access giúp dễ dàng tìm kiếm và định vị các bản ghi trùng lặp tiềm năng. Lưu ý rằng Access sẽ không xóa các bản ghi cho bạn hoặc giúp bạn tìm ra bản ghi nào chứa thông tin mới. Bạn sẽ phải tự mình làm những việc đó. Tuy nhiên, nếu bạn quen thuộc với dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của mình, việc loại bỏ các bản ghi trùng lặp sẽ là một nhiệm vụ có thể quản lý được.

Cách tạo truy vấn tìm trùng lặp

1. Chọn tab Create trên Ribbon, định vị nhóm Queries và bấm vào lệnh Query Wizard.

2. Hộp thoại New Query sẽ xuất hiện. Chọn Find Duplicates Query Wizard từ danh sách truy vấn, sau đó bấm OK.

3. Chọn bảng bạn muốn tìm kiếm các bản ghi trùng lặp, sau đó nhấp vào Next. Ví dụ đang tìm kiếm các bản ghi khách hàng trùng lặp, vì vậy tác giả sẽ chọn bảng Customers.

4. Chọn các trường bạn muốn tìm kiếm thông tin trùng lặp, bằng cách chọn chúng và nhấp vào nút mũi tên phải. Hãy chọn các trường không giống hệt nhau trong các bản ghi không trùng lặp. Ví dụ, vì ta đang tìm kiếm khách hàng trùng lặp, nên chỉ chọn các trường First Name và Last Name vì không chắc nhiều người có cùng tên và họ giống nhau sẽ đặt hàng tại cùng một tiệm bánh.

5. Khi bạn đã thêm các trường mong muốn, hãy nhấp vào Next.

6. Chọn các trường bổ sung để xem trong kết quả truy vấn. Chọn các trường, nơi sẽ giúp bạn phân biệt giữa các bản ghi trùng lặp và chọn trường nào bạn muốn giữ. Trong ví dụ ở bài viết này, tác giả sẽ thêm tất cả các trường liên quan đến địa chỉ khách hàng, cộng với trường Phone Number, vì các bản ghi có tên khách hàng giống nhau có thể chứa thông tin không chính xác trong trường này. Khi bạn hài lòng, hãy nhấp vào Next.

7. Access sẽ đề xuất một cái tên cho truy vấn của bạn, nhưng bạn có thể nhập tên khác nếu bạn muốn. Khi bạn đã hài lòng với tên truy vấn, hãy nhấp vào Finish để chạy truy vấn.

8. Nếu Access tìm thấy bất kỳ bản ghi trùng lặp nào trong truy vấn của bạn, chúng sẽ được hiển thị trong kết quả truy vấn. Xem xét các bản ghi và xóa bất kỳ bản ghi đã lỗi thời hoặc không chính xác nào khi cần.

Mẹo để giải quyết các bản ghi trùng lặp

• Lưu các truy vấn bản ghi trùng lặp của bạn và chạy chúng thường xuyên.
• Tìm ra các bản ghi tiềm năng trùng lặp bằng cách xem dữ liệu được liên kết trong các bảng khác. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tìm kiếm các số ID của các bản ghi này trong các bảng có liên quan. Bản ghi có được liên kết với hầu hết các đơn đặt hàng cũ trong khi một bản ghi khác có chứa các đơn hàng gần đây không? Cái thứ hai có khả năng là bản ghi chứa thông tin mới được cập nhật.
• Khi bạn quyết định bản ghi nào cần xóa, hãy đảm bảo bạn sẽ không mất bất kỳ thông tin nào bạn có thể cần. Trong ví dụ ở bài viết này, trước khi xóa bản ghi trùng lặp của mình, tác giả đã tìm thấy tất cả các đơn đặt hàng được liên kết với số ID của bản ghi đó và thay thế chúng bằng số ID của bản ghi mà tác giả quyết định lưu giữ.

Xem thêm:

• Các tùy chọn tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016
• Tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016 từ đơn giản đến phức tạp
• MS Access 2003 - Bài 18: Chương 5: Sắp xếp và lọc thông tin