Cài đặt và sử dụng Google Docs Offine

Do chúng ta chuyển sang thời kỳ của lưu trữ đám mây vì vậy lợi ích cũng như hạn chế sẽ bắt đầu từ đây. Truy cập vào tập tin và tài liệu của mình ở bất cứ nơi đâu là tính năng vô cùng hữu ích nhưng chuyện gì sẽ xảy ra nếu không có Internet? Ngay lập tức, tất cả tập tin trong kho tiện ích sẽ vượt xa tầm tay của bạn. Do đó, một vài công ty lưu trữ đám mây đang phát hiện ra những giải pháp để truy cập vào phiên bản cache của đám mây ngoại tuyến trong đó có cả Google - cha đẻ của dịch vụ đám mây do vậy bạn cũng có thể sử dụng Google Docs ngoại tuyến.

Trước khi vào chi tiết, bạn cần chú ý một vài điều:

Thứ nhất, bời vì nó được cài đặt trong tiện ích mở rộng của Chrome để kích hoạt tính năng ngoại tuyến nên không thể thực hiện thao tác này trên bất cứ trình duyệt nào khác.

Thứ hai, tất cả những tài liệu trong Docs, Sheets, Slides và Drawings đều khả dụng với ngoại tuyến nhưng ngoại trừ tập tin bạn đăng tải trên Drive.

Thứ ba, thiết lập tùy chỉnh này trực tuyến trước khi sử dụng Google Docs ngoại tuyến. Nếu có quá nhiều hạn chế, bạn có thể kiểm tra phần "Alternate Options" - tùy chọn thay thế phía dưới để xem các phương pháp khả dụng khác.

Truy cập Google Docs ngoại tuyến

Để sử dụng tính năng này, bạn cần vào cài đặt Google Drive trên Chrome. Cụ thể hơn, vào Google Drive và chọn biểu tượng bánh răng phía trên bên trái, sau đó chọn Settings.

Cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Chọn tùy chỉnh Offline trong cửa sổ và tích vào hộp. Bạn có thể thấy hỗ trợ khi tiện ích mở rộng được đề cập phía trước được thêm.

Chrome sẽ nhắc nhở tiện ích mở rộng đang yêu cầu cài đặt. Kích Add Extension để hoàn thành thao tác.

Đồng bộ hóa tập tin cụ thể

Bây giờ, khi bạn truy cập ngoại tuyến và thử mở Google Docs, nó sẽ chạy phiên bản ngoại tuyến. Phiên bản này sẽ sử dụng tập tin đồng bộ dành cho ngoại tuyến. Khi đó, bạn sẽ thấy hầu hết tập tin đã được đồng bộ nhưng một số sẽ "sa lưới". Nghĩa là bạn sẽ thấy một vài tập tin không khả dụng mặc dù đã bật tính năng truy cập ngoại tuyến.

Nếu bạn muốn chắc chắn tập tin cụ thể khả dụng ngoại tuyến, có một cách để nó buộc phải đồng bộ. Phương pháp tương tự dành cho Docs, Sheets, Slides, và Drawings, vì vậy đừng lo lắng về loại tập tin cần đồng bộ.

Bước 1: Xác định tập tin muốn truy cập offline. Kích vào dấu ba chấm gần tên tập của nó, sau đó chuyển Available Offline sang chế độ bật. Công tắc sẽ trượt sang phải và đổi sang màu xanh lam báo hiệu đã được bật.

Bước 2: Sau một khoảng thời gian ngắn, biểu tượng dấu tích trên dòng kẻ sẽ xuất hiện trong tệp tượng trung cho khả dụng ngoại tuyến. Để kiểm tra, hãy ngắt kết nối từ Internet, sử dụng Google Docs ngoại tuyến và thử mở tập tin. Nếu được, tập tin sẽ được đồng bộ.

Tùy chỉnh thay thế

Không sử dụng Chrome nhưng bạn vẫn muốn sử dụng tập tin Google Drive, hoặc thực sự không muốn cài đặt phần mở rộng dành cho ngoại tuyến, bạn cũng đừng lo lắng vì vẫn có nhiều cách để có được tập tin ngoại tuyến.

Google Drive cho PC

Tùy chọn này cần cài đặt Google Drive dành cho PC. Nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm như Dropbox dành cho máy tính, thì tùy chọn này cũng tương tự vậy. Nó sẽ cài đặt một thư mục Google Drive trên PC, sau đó đồng bộ hóa tập tin từ Google Drive vào đó. Khi chỉnh sửa một tập tin trong thư mục, nó tự động đồng bộ vào Google Drive và ngược lại. Do tập tin đã được lưu như một bản sao trên ổ cứng nên bạn có thể truy cập tập tin khi không có Internet. Đơn giản chỉ cần mở thư mục Google Drives trên ở cứng và mở tệp bạn muốn sử dụng.

Tuy nhiên, nó sẽ đồng bộ tập tin được tọa trên Google Docs, Slides và Drawings sang ổ cứng, chúng không thể mở đúng cách khi offline trừ phi bạn cài đặt theo các bước trên. Nếu bạn muốn sử dụng dạng tập tin khác, cách tốt nhất là tải chúng xuống như bản sao cứng trước khi truy cập ngoại tuyến.

Tùy chọn Download

Truy cập tập tin Google Doc ngoại tuyến, bạn cần tải bản sao cứng xuống máy tính. Sau đó mở chúng trong phần ưa thích như các tập tin thường. Bằng kích chuột phải vào bất kỳ tập tin nào trên Google Drive và kích Download. Thao tác này sẽ tải bản sao trên ổ cứng của bạn ở định dạng tệp hỗ trợ Microsoft Office.

Thậm chí, có thể nhấn Ctrl và kích vào nhiều tệp để tải chúng xuống và Google sẽ tự động gom chúng vào một tệp .zip cho bạn.

Nếu cần một tập tin không phải định dạng Microsoft Office, mở tập tin bạn muốn sao lưu. Kích File, Download As và sau đó chọn định dạng mong muốn.

Kết thúc

Kho lưu trữ đám mây trở nên thuận tiện và phổ biến, đôi khi bạn sẽ theo bắt kịp mọi thứ mà không cần kết nối hay truy cập vào tập tin của mình. Với các giải pháp trên, bạn đã có thể sử dụng Google Docs ngoại tuyến bất cứ lúc nào.

Ngoài ra còn có những tính năng hữu ích trên ứng dụng Google Office mà bạn chưa biết hãy tham khảo thêm cùng với chúng tôi.