Tạo nhiều chữ ký trong Gmail với Canned Response (Câu trả lời soạn trước)

Bạn đang sử dụng Gmail và muốn tạo ra nhiều chữ ký riêng cho tài khoản của mình để sử dụng cho những mục đích khác nhau. Chẳng hạn chữ ký dùng để hiển thị hình ảnh đáng yêu lúc gửi email cho bạn bè; chữ ký để hiển thị những lời chúc lúc gửi email cho gia đình hay chữ ký hiển thị thông tin, địa chỉ liên lạc cũng như cơ quan công tác sử dụng cho mục đích công việc…

Tuy nhiên, theo mặc định, Gmail chỉ cho phép bạn tạo 1 chữ ký cho mỗi tài khoản. Nếu bạn đang phải thường xuyên sắp đặt lại chữ kí cho mỗi lần gửi email thì hãy thử sử dụng tính năng Canned Response - Câu trả lời soạn trước trong Gmail.

Thật ra Canned Response không phải là chức năng được tạo ra để sử dụng như chữ ký, mà đây là một thủ thuật giúp bạn linh hoạt hơn nếu muốn chèn nhiều chữ ký trong các email của mình. Vậy cách sử dụng thế nào? Hãy cùng Quantrimang.com tìm hiểu qua nội dung bài viết này nhé. Mời bạn đọc theo dõi.

Thiết lập và sử dụng Câu trả lời soạn trước trong Gmail

1. Thiết lập tính năng Canned Response

Bước 1: Trước hết bạn cần đăng nhập tài khoản Gmail cá nhân trên máy tính.

Bước 2: Tại giao diện chính, click vào biểu tượng bánh răng cưa và chọn Cài đặt (Settings).

Vào Cài đặt tài khoản Gmail
Vào Cài đặt tài khoản Gmail

Bước 3: Tiếp đến nhấn chọn vào mục Nâng cao (Advanced) ở thanh tùy chọn trong giao diện này.

Chọn vào mục Nâng cao trong cài đặt Gmail
Chọn vào mục Nâng cao trong cài đặt Gmail

Bước 4: Bạn theo dõi xuống nội dung phần Câu trả lời soạn trước (Canned Responses) và bật nó lên bằng cách nhấn vào Bật (Enable) ở chấm tròn bên cạnh.

Bật tính năng Câu trả lời soạn trước
Bật tính năng Câu trả lời soạn trước

Bước 5: Thiết lập xong các bạn nhớ bấm nút Lưu thay đổi (Save Changes) ở cuối cùng để lưu tùy chỉnh vừa thiết lập.

Kéo xuống cuối trang rồi click Lưu thay đổi
Kéo xuống cuối trang rồi click Lưu thay đổi

2. Tạo Câu trả lời soạn trước (Chữ ký thay thế)

Bước 1: Nhấn Soạn thư để viết một email mới. Đây là nơi sẽ tạo Câu trả lời soạn trước, bạn sẽ không gửi tin nhắn này.

Nhấn Soạn thư để tạo Câu trả lời soạn trước
Nhấn Soạn thư để tạo Câu trả lời soạn trước

Bước 2: Để trống trường Tới, Chủ đề và xuống thẳng khu vực soạn mail.

Bước 3: Soạn chữ ký bạn muốn sử dụng.

Tạo chữ ký Gmail bạn muốn sử dụng tại đây
Tạo chữ ký Gmail bạn muốn sử dụng tại đây

Bạn có thể tham khảo thêm Hướng dẫn tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp tại đây, chỉ khác là ta sẽ không tạo nội dung chữ ký trong Cài đặt mà soạn thẳng ở khu vực tạo mail mới như hướng dẫn đang thực hiện.

Bước 4: Ở dưới cùng của cửa sổ soạn thảo, bạn nhấn vào biểu tượng để mở menu Tùy chọn khác và chọn Câu trả lời soạn sẵn.

Mở menu Tùy chọn khác trên cửa sổ soạn mail và chọn Câu trả lời soạn sẵn
Mở menu Tùy chọn khác trên cửa sổ soạn mail và chọn Câu trả lời soạn sẵn

Bước 5: Ở menu hiện ra, nhấn chọn Lưu thư nháp dưới dạng mẫu > Lưu dưới dạng mẫu mới.

Chọn Lưu thư nháp dưới dạng mẫu > Lưu dưới dạng mẫu mới
Chọn Lưu thư nháp dưới dạng mẫu > Lưu dưới dạng mẫu mới

Bước 6: Nhập tên thích hợp cho chữ ký này, ví dụ: Chữ ký 1, Chữ ký 2, Chữ ký công việc, Chữ ký bạn bè...

Nhập tên gợi nhớ cho chữ ký bạn muốn tạo
Nhập tên gợi nhớ cho chữ ký bạn muốn tạo

Bước 7: Nhấn Lưu (Save) để lưu lại chữ ký dưới dạng câu trả lời soạn sẵn.

3. Sử dụng Câu trả lời soạn trước (Chữ ký thay thế) trong thư mới

Bước 1: Nhấn Soạn thư để viết một thư mới.

Nhấn Soạn thư để tạo Câu trả lời soạn trước
Nhấn Soạn thư để tạo Câu trả lời soạn trước

Bước 2: Điền vào các trường Tới, Chủ đề và soạn nội dung mail bạn muốn gửi, enter vài dòng để tạo khoảng cách với câu trả lời soạn trước, cũng chính là chữ ký thay thế.

Soạn mail bạn muốn sử dụng các chữ ký
Soạn mail bạn muốn sử dụng các chữ ký

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng để mở menu Tùy chọn khác và chọn Câu trả lời soạn sẵn.

Mở menu Tùy chọn khác trên cửa sổ soạn mail và chọn Câu trả lời soạn sẵn
Mở menu Tùy chọn khác trên cửa sổ soạn mail và chọn Câu trả lời soạn trước

Bước 4: Ở menu hiện ra, nhấn chọn chữ ký thay thế bạn muốn chèn và nó sẽ được thêm vào vị trí bạn đặt con trỏ chuột.

Chọn chữ ký đã soạn trước ở mục Câu trả lời soạn trước
Chọn chữ ký đã soạn trước ở mục Câu trả lời soạn trước
Kết quả trả về áp dụng thủ thuật câu trả lời soạn sẵn
Kết quả trả về áp dụng thủ thuật câu trả lời soạn sẵn

Qua bài tips cực hay ho này, bạn hẳn sẽ thấy rằng, đôi khi một tính năng, một ứng dụng có thể được sử dụng với mục đích hoàn toàn khác với chức năng chính mà nó phục vụ. Không quá lời khi khẳng định, đây chính là một "mánh" hoàn hảo cho việc tạo một "bộ sưu tập chữ ký" của riêng mình. Bạn còn chần chừ gì mà không thử nhỉ?

Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

Thứ Sáu, 13/09/2019 08:28
4,88 👨 5.972