8 lời khuyên tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Theo tính toán, trung bình một nhân viên văn phòng gửi đi 40 email/ngày – tương đương với việc mỗi người có 40 cơ hội để "marketing" bản thân" và doanh nghiệp trong mỗi email cá nhân mà mình gửi cho người khác. Ngày nào cũng như vậy.

Thế nhưng, nhiều người chẳng hề quan tâm tới việc tạo chữ ký. Họ để cơ hội thể hiện mình là ai, kết nối với mọi người và quảng bá hình ảnh bản thân qua đi một cách dễ dàng. Thực tế, một số người còn chẳng quan tâm tới đó là cái gì nữa.

Bạn có biết chữ ký là nơi để khách hàng tìm thấy thông tin họ cần – có thể là về bạn, về tổ chức của bạn hoặc là một thứ gì đó có liên quan đến bạn không?

Tuy nhiên, có chữ ký thôi chưa đủ. Bởi lẽ, nó không đơn giản chỉ cần đặt tên và thêm vào một vài thông tin liên quan như số điện thoại hay địa chỉ nhà là được. Chữ ký email chuyên nghiệp còn mang đến cho bạn nhiều lợi ích tuyệt vời mà nếu không có sự đầu tư thì bạn chẳng thể nào tận dụng được. Ngoài ra, cũng cần lưu ý là nếu cố nhồi nhét thông tin thì chữ ký cũng chẳng hề "pro" tí nào, thậm chí còn khiến khách hàng cảm thấy như bạn đang cố tình "spam" vậy.

Dưới đây là một vài lời khuyên tạo chữ ký email chuyên nghiệp để bạn tham khảo.

1. Sử dụng màu sắc đơn giản, nhất quán

Khả năng nhận biết hiệu quả nhất khi nó có tính nhất quán và chữ ký email cũng cần như vậy. Việc thêm màu sắc vào chữ ký sẽ khiến khu vực này trở nên nổi bật hơn, tuy nhiên, hãy chắc chắn là chỉ thêm một hoặc hai màu khác và sử dụng màu tối cho phần text.

Sử dụng các kiểu highlight thật tinh tế để hài hòa với logo và tên tổ chức. Trong chữ ký email của Brittany Hodak, bạn có thể thấy biểu tượng của các mạng xã hội có màu xanh nước biển giống với logo ZinePak.

2. Sử dụng Hierarchy trong thiết kế

Một thiết kế tốt phải thể hiện được thông tin trên một bố cục dễ hiểu và dễ nhận diện nhất. Bởi vì chữ ký email là một danh sách các thông tin chính về bạn nên sử dụng hierarchy (phương pháp thiết kế từ trên xuống) để thu hút ánh mắt người đọc vào điều mà bạn muốn họ đọc đầu tiên là cách rất thú vị.

Sử dụng font chữ lớn cho tên của bạn để tăng sự chú ý của người đọc, đồng thời chọn lọc các thông tin quan trọng cần in đậm và làm nổi bật bằng màu sắc như chữ ký mẫu trên đây.

3. Tạo nút Call To Action (và thường xuyên cập nhật)

Một trong những thứ nhỏ nhất mà bạn có thể thêm vào chữ ký đó là nút Call To Action (CTA - lời kêu gọi hành động). CTA nên đơn giản, được cập nhật thường xuyên, không quá huênh hoang và hài hòa với phong cách email, khiến chúng giống như lời tái bút hơn là "rủ rê" người dùng mua hàng. Khi mục tiêu kinh doanh thay đổi thì CTA cũng cần có sự thay đổi cho phù hợp. Như ví dụ dưới đây, Chelsea Hunersen đã thay đổi CTA khi kênh truyền thông của cô thay đổi (từ Twitter sang Slack).

Các liên kết video cần phải thật sự nổi bật vì một số Email Client như Gmail sẽ hiển thị ảnh thu nhỏ (thumbnail) của video ngay dưới chữ ký.

4. Thêm các biểu tượng xã hội vào chữ ký

Tài khoản mạng xã hội là phần rất quan trọng vì nó sẽ kích thích người dùng truy cập vào tài khoản của bạn và khám phá xem thử điều bạn quan tâm là gì. Đây là lý do tại sao mà việc thêm các liên kết tới các kênh truyền thông này là điều không nên bỏ qua, không chỉ củng cố cho thương hiệu cá nhân của bạn mà còn giúp mọi người có thể tìm ra những cách mới để liên hệ và theo dõi bạn.

Ngoài ra, hành động này còn giúp tăng lượng traffic cho nội dung trực tuyến nếu bạn sử dụng liên kết tới các nội dung dó. Do vậy, nếu thêm các biểu tượng vào chữ ký thì hãy đảm bảo cập nhật Profile trên các kênh này thường xuyên và luôn khiến "tường" của bạn thật hấp dẫn với các nội dung có tính lan truyền.

Tại sao lại nên sử dụng icon thay vì dán link như bình thường? Bởi vì các biểu tượng dễ nhận dạng hơn và chúng cũng nổi bật hơn so với phần text còn lại. Theo một nghiên cứu của Neoman Studios thì con người chỉ mất khoảng 150 phần triệu giây để xử lý một biểu tượng và 100 phần triệu giây để giải mã ý nghĩa của nó. Đây thực sự là một quá trình siêu nhanh. Ngoài ra, sử dụng icon cũng giúp tiết kiệm không gian để thêm các thông tin khác.

Ngoài ra, nếu có nhiều tài khoản mạng xã hội thì chỉ nên thêm tối đa khoảng 8 icon vào chữ ký mà thôi. Hãy tập trung vào những kênh mà có khả năng sẽ hữu ích với việc xây dựng thương hiệu cá nhân của bạn hoặc có lợi cho kinh doanh.

5. Các liên kết phải theo dõi được (trackable)

Thêm một vài link vào chữ ký email, bao gồm cả nút CTA và icon mạng xã hội. Tuy nhiên, quả thật là có ai click vào chúng không?

Để nắm được liệu rằng các liên kết trong chữ ký có thực sự thu hút các hành động nhấp chuột và tạo ra ảnh hưởng thì bạn phải khiến các liên kết này có thể theo dõi được - giống như lúc bạn sử dụng các đường link trong email. Ngoài ra, thi thoảng bạn cũng nên thay đổi định dạng chữ ký hoặc nút CTA để tăng số lượng Click.

6. Tạo khoảng cách

Mặc dù việc thêm quá nhiều thông tin vào chữ ký không phải là ý tưởng hay, tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo "vách ngăn" như chữ ký dưới đây để khiến nó trở nên đơn giản hơn mà vẫn đảm bảo truyền tải hết các nội dung mong muốn.

Cách này rất hữu ích khi bạn muốn phân chia các loại thông tin khác nhau như tên và thông tin liên hệ, logo, nút CTA hoặc disclaimer (lời tuyên bố không chịu trách nhiệm).

7. Thêm mã quốc gia vào số điện thoại

Nếu bạn có các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp hoặc bạn bè là người nước ngoài thì việc thêm mã nước vào số điện thoại liên hệ là điều rất cần thiết.

8. Thiết kế chữ ký phải thân thiện với thiết bị di động

Theo một phân tích được thực hiện bởi Litmus khảo sát hơn 1 tỷ lần mở email khác nhau thì 56% số email này được mở trên điện thoại chỉ trong tháng 4 năm 2016. Con số này tăng 8% so với cùng kỳ năm ngoái. Càng nhiều người đọc email trên điện thoại thì bạn cần phải cẩn thận hơn khi viết email, bao gồm cả việc tạo chữ ký.

Điều cốt yếu nhất nếu muốn tạo một chữ ký thân thiện với các trải nghiệm trên di động đó là nó phải dễ đọc và dễ truy cập; đảm bảo cỡ chữ phải đủ lớn để đọc dễ dàng trên các thiết bị có màn hình nhỏ, đồng thời các liên kết và nút cũng phải như vậy.

Cuối cùng, sau khi đã thiết kế được một chữ ký như ý muốn, hãy kiểm tra sự hài hòa của nó trên các Email Client khác nhau. Chẳng hạn, Microsoft Outlook không nhận dạng được hình ảnh nền trong khi một số email khác không load được ảnh một cách mặc định.