Những phím tắt Excel đắt giá bạn nên biết

Mọi người dần dần tích lũy kiến thức về phím tắt Excel theo thời gian, và điều này thực sự giúp họ làm việc với bảng tính hiệu quả hơn. Một khi bắt đầu kết hợp các phím tắt vào quy trình làm việc hàng ngày, thành thật mà nói, bạn sẽ không thể quay lại cách làm cũ nữa.

• 10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi
• Làm thế nào để sao chép dữ liệu từ Excel sang Word?
• 8 công cụ thuận tiện trong Excel có thể bạn chưa biết

6. Phím tắt điều hướng

Di chuyển nhanh chóng trong bảng tính

Việc di chuyển trong các bảng tính lớn từng là một công việc nặng nhọc cho đến khi bạn bắt đầu sử dụng các phím tắt điều hướng. Thay vì cuộn vô tận hoặc nhấp qua vô số hàng, bạn có thể nhảy đến chính xác nơi mình cần.

Các phím mũi tên rất cần thiết cho việc điều hướng cơ bản, nhưng đôi khi chúng không hoạt động bình thường trong Excel. Nếu bạn gặp phải sự cố này, có những cách khắc phục lỗi các phím mũi tên không hoạt động trong Excel để giúp bạn nhanh chóng làm việc trở lại.

Những phím tắt này rất hữu ích khi làm việc với các tập dữ liệu trải dài hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng. Cùng với việc sử dụng các phím tắt điều hướng, bạn có thể theo dõi các điểm dữ liệu quan trọng bằng Watch Windows của Excel khi di chuyển giữa những phần khác nhau của bảng tính.

Phím tắt Ctrl + End đáng được nhắc đến đặc biệt vì nó sẽ ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng chứa dữ liệu, rất lý tưởng để nhanh chóng đánh giá kích thước tập dữ liệu của bạn.

5. Phím tắt chọn dữ liệu

Tăng tốc độ chọn phạm vi

Việc chọn phạm vi dữ liệu theo cách thủ công có thể rất nhàm chán, đặc biệt là khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Những phím tắt chọn này giúp loại bỏ nhu cầu kéo chuột qua hàng trăm ô.

Phím Shift trở thành trợ thủ đắc lực của bạn để mở rộng phạm vi lựa chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, và bạn sẽ chọn mọi thứ từ điểm bắt đầu đến điểm đích.

Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel để chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí hoặc áp dụng định dạng cho các vùng dữ liệu cụ thể.

4. Phím tắt định dạng

Làm cho bảng tính trông chuyên nghiệp

Các bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được hiển thị. Các phím tắt định dạng văn bản cơ bản rất đáng để học hỏi để nhấn mạnh dữ liệu quan trọng, vì tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một bảng tính trông chuyên nghiệp.

Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng trau chuốt công việc của mình mà không cần phải tìm kiếm trong menu ribbon.

Hộp thoại Format Cells Ctrl + 1 là một phím tắt mạnh mẽ, cho phép bạn truy cập vào mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này giúp bạn tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi cần kiểm soát chính xác định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô.

Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nhanh chóng cho các ô khác. Bằng cách này, bạn có thể duy trì tính nhất quán trên toàn bộ bảng tính mà không cần phải điều chỉnh thủ công từng ô.

3. Phím tắt công thức

Làm được nhiều việc hơn

Hiểu công thức Excel chỉ là bước khởi đầu - biết cách làm việc với chúng hiệu quả mới thực sự mang lại hiệu suất cao.

Làm việc với công thức sẽ trở nên nhanh hơn nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím phù hợp. Các phím tắt này giúp loại bỏ quá trình nhấp chuột vào menu hoặc nhập thủ công những chức năng lặp đi lặp lại.

Phím F4 rất hữu ích khi xây dựng công thức; nó duyệt qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần nhập thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần kết hợp những tham chiếu.

Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ xem công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn lại tổ hợp này để trở về chế độ xem bình thường.

2. Phím tắt quản lý dữ liệu

Giữ thông tin được sắp xếp

Các quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải sắp xếp dữ liệu một cách khoa học và có cấu trúc tốt. Cho dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này đều duy trì cấu trúc một cách hiệu quả.

Những phím tắt quản lý này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các tab trên thanh ribbon.

Phím tắt AutoFilter (Ctrl + Shift + L) sẽ tự động thêm mũi tên drop-down vào tiêu đề, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp phím tắt này với phím Find & Replace (Ctrl + H) để nhanh chóng dọn dẹp và sắp xếp các tập dữ liệu lộn xộn.

1. Phím tắt tiết kiệm thời gian

Xử lý những công việc nhàm chán

Những phím tắt này sẽ giải quyết các công việc thường ngày ngốn nhiều thời gian của bạn mà không mang lại nhiều giá trị. Mặc dù có vẻ cơ bản, nhưng việc thành thạo các thao tác hàng ngày này sẽ giúp bạn làm việc với Excel một cách dễ dàng.

Phím tắt hoàn tác (Undo) có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với phím tắt làm lại (Redo), bạn có thể thoải mái thử nghiệm và luôn có thể quay lại thao tác cũ.

Bạn nên tập thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên khi làm việc. Đúng là tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công sẽ đảm bảo bạn không bao giờ mất dữ liệu quan trọng trong trường hợp gặp sự cố hoặc mất điện bất ngờ.

Những phím tắt này thực sự hữu ích khi bạn làm việc với Excel một khi chúng đã trở nên quen thuộc. Hãy bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần thêm vào. Mặc dù có chút khó khăn khi học, nhưng khoản đầu tư thời gian này sẽ được đền đáp nhanh chóng.

• 10 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel
• "Tuyệt chiêu" diệt virus Autorun bằng tay
• Thay đổi cách sử dụng DNS để có thể lướt web nhanh hơn