PowerPoint 2016: Kiểm tra và bảo vệ bài thuyết trình
Trước khi chia sẻ bài thuyết trình, bạn luôn muốn đảm bảo rằng nó không bao gồm bất kỳ thông tin nào cần giữ riêng tư. Bạn cũng có thể không khuyến khích việc người khác chỉnh sửa file của mình. May mắn thay, PowerPoint 2016 bao gồm một số công cụ để giúp kiểm tra và bảo vệ cho bài thuyết trình.
Document Inspector
Bất cứ khi nào tạo hoặc chỉnh sửa bài thuyết trình, một số thông tin cá nhân nhất định có thể được thêm vào file một cách tự động (ví dụ, thông tin về tác giả của tài liệu). Người dùng có thể sử dụng Document Inspector để xóa loại thông tin này trước khi chia sẻ bài thuyết trình với người khác.
Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, nên hãy sử dụng Save As để tạo bản sao dự phòng cho bài thuyết trình trước khi sử dụng Document Inspector.
Cách sử dụng Document Inspector
1. Nhấp vào tab File để chuyển đến chế độ xem Backstage.
2. Từ bảng điều khiển Info, nhấp vào Check for Issues, sau đó chọn Inspect Document từ menu drop-down.
3. Document Inspector sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp, tùy thuộc vào nội dung muốn xem lại, sau đó nhấp vào Inspect. Trong ví dụ ở bài viết này, ta sẽ sử dụng các lựa chọn mặc định.
4. Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than cho bất kỳ danh mục nào tìm thấy dữ liệu nhạy cảm và cũng có nút Remove All cho mỗi danh mục này. Nhấp vào Remove All để xóa dữ liệu.
5. Khi đã hoàn tất, nhấp vào Close.
Bảo vệ bài thuyết trình
Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào bài thuyết trình đều có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung trừ khi người tạo bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ một bài thuyết trình, tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi người.
Cách bảo vệ tài liệu
1. Nhấp vào tab File để chuyển sang chế độ xem Backstage.
2. Từ bảng điều khiển Info, nhấp vào lệnh Protect Presentation.
3. Trong menu drop-down, chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu. Trong ví dụ này, ta sẽ chọn Mark as Final. Tùy chọn Mark as Final là một cách tốt để không khuyến khích người khác chỉnh sửa file, trong khi các tùy chọn khác cho phép người dùng kiểm soát nhiều hơn nếu cần.
4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu lại. Nhấn OK.
5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Nhấn OK.
6. Bài thuyết trình sẽ được đánh dấu là phiên bản cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở file, một thanh sẽ xuất hiện ở trên cùng để không khuyến khích họ chỉnh sửa tài liệu.
Đánh dấu bài thuyết trình là phiên bản cuối sẽ không ngăn hoàn toàn việc ai đó chỉnh sửa tài liệu vì họ vẫn có thể chọn Edit Anyway. Nếu muốn hoàn toàn ngăn mọi người chỉnh sửa bài thuyết trình của mình, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access thay thế.
Chúc bạn thực hiện thành công!
Bạn nên đọc
-
Hướng dẫn đánh số trang trên PowerPoint
-
Cách tạo trò chơi đoán hình trên PowerPoint
-
PowerPoint 2016: Cách căn lề và giãn dòng
-
Cách căn giữa ô trong bảng PowerPoint
-
Cách chèn đồng hồ vào PowerPoint
-
PowerPoint 2016: Thông tin cơ bản về slide
-
PowerPoint 2016: Định dạng hình ảnh trong PowerPoint
-
Cách loại bỏ gạch chân siêu liên kết trong PowerPoint
-
PowerPoint 2016: Thao tác với các hình (Shapes)
Cũ vẫn chất
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 26): Tạo đồ họa SmartArt
Hôm qua -
Vl, vkl, vcl là gì trên Facebook?
Hôm qua -
Cách sao chép định dạng trong Google Docs, Sheets và Slides
Hôm qua -
‘Ghét’ Apple, Mark Zuckerberg vẫn phải dùng Macbook nhưng nó lạ lắm
Hôm qua 1 -
Code LaLa Land Lục Địa Bí Ẩn mới nhất và cách nhập code
Hôm qua 2 -
Cách xóa số liên hệ trên Telegram
Hôm qua -
Cách xóa khoảng trắng giữa các chữ trong Word
Hôm qua -
70 câu ca dao, tục ngữ về học tập hay nhất
Hôm qua -
Bạn đã sử dụng keo tản nhiệt đúng cách?
Hôm qua -
Hướng dẫn chuyển sang ngôn ngữ tiếng Việt cho Gmail
Hôm qua