PowerPoint 2016: Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Bạn thường lo lắng về việc mắc lỗi khi nhập văn bản ư? PowerPoint 2016 cung cấp cho người dùng một số tính năng soát lỗi, bao gồm cả công cụ Spelling and Grammar, có thể giúp tạo các bài thuyết trình chuyên nghiệp, không có lỗi.

Cách chạy tính năng kiểm tra chính tả

1. Từ tab Review, bấm vào lệnh Spelling.

2. Cửa sổ Spelling sẽ xuất hiện ở bên phải. Đối với mỗi lỗi trong bài thuyết trình, PowerPoint sẽ cố gắng đưa ra một hoặc nhiều đề xuất. Người dùng có thể chọn một đề xuất và nhấp vào Change để sửa lỗi.

3. PowerPoint sẽ chuyển qua từng lỗi cho đến khi người dùng đã xem xét tất cả các lỗi được tìm thấy. Sau khi lỗi cuối cùng được xem xét, một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận rằng việc kiểm tra chính tả đã hoàn tất. Hãy nhấn OK.

Nếu không có gợi ý nào được đưa ra, thì có nghĩa là toàn bộ phần văn bản nhập trên slide đã đúng chính tả.

Bỏ qua lỗi chính tả

Tính năng kiểm tra chính tả không phải lúc nào cũng đúng. Đôi khi PowerPoint có thể nghĩ rằng một từ được viết sai chính tả, trong khi thực tế thì không phải. Điều này thường xảy ra với tên người và danh từ riêng, có thể không có trong từ điển. Nếu PowerPoint cho rằng một từ có lỗi chính tả, người dùng có thể chọn không thay đổi nó bằng một trong ba tùy chọn:

• Ignore: Điều này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi nó.
• Ignore All: Điều này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi từ đó, và nó cũng sẽ bỏ qua tất cả các trường hợp khác của từ trong bài thuyết trình.
• Add: Điều này thêm từ đó vào từ điển để nó sẽ không bị coi là lỗi nữa. Hãy chắc chắn rằng từ được viết đúng chính tả trước khi chọn tùy chọn này.

Kiểm tra chính tả tự động

Theo mặc định, PowerPoint sẽ tự động kiểm tra bài thuyết trình để tìm lỗi chính tả, do đó người dùng thậm chí có thể không cần chạy kiểm tra riêng bằng lệnh Spelling. Những lỗi này được chỉ ra bởi các đường gạch màu đỏ dưới chân từ.

Cách sử dụng tính năng kiểm tra chính tả tự động:

1. Nhấp chuột phải vào từ được gạch chân. Một menu sẽ xuất hiện.

2. Nhấp vào từ đúng chính tả trong danh sách gợi ý.

3. Sự điều chỉnh sẽ xuất hiện trong bài thuyết trình.

Người dùng cũng có thể chọn Ignore an underlined word hoặc Add to Dictionary.

Sửa đổi các tùy chọn Proofing

PowerPoint cho phép người dùng sửa đổi các tùy chọn Proofing (soát lỗi). Nó cho phép người dùng kiểm soát nhiều hơn thông qua cách nó đánh giá phần văn bản. Ví dụ, người dùng có thể tùy chỉnh kiểm tra chính tả tự động để thay đổi cách PowerPoint đánh dấu lỗi chính tả. Người dùng cũng có thể bật tùy chọn kiểm tra ngữ pháp để giúp tìm và sửa các lỗi chính tả theo ngữ cảnh.

Cách sửa đổi các tùy chọn Proofing

1. Nhấp vào tab File để truy cập vào giao diện Backstage.

2. Chọn Options. Một hộp thoại sẽ xuất hiện.

3. Chọn Proofing, sau đó tùy chỉnh các tùy chọn nếu cần. Khi hoàn thành, bấm OK.

Sửa đổi cài đặt trong phần Options của PowerPoint, bao gồm cả Proofing, sẽ ảnh hưởng đến bất kỳ bài thuyết trình nào người dùng chỉnh sửa trong PowerPoint, chứ không chỉ bài thuyết trình hiện tại.

Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

• Cách khắc phục lỗi tiếng Việt trong PowerPoint
• Khắc phục 6 lỗi thường gặp trên slide PowerPoint
• Tổng hợp phím tắt hữu ích trong PowerPoint