Lợi ích của tự động hóa ChatGPT trên Zapier

Trong buổi livestream ngày 9 tháng 7, OpenAI đã chính thức giới thiệu không chỉ một mà 3 mô hình mới: Sol, Terra và Luna. Các mô hình thiên thể này đánh dấu 3 cấp độ trong thế hệ GPT-5.6, mỗi cấp độ được xây dựng để giảm thiểu tần suất bạn phải giải thích lại ngữ cảnh trong ChatGPT.

Cả 3 đều có sẵn trên Zapier, vì vậy bạn có thể kết nối chúng một cách an toàn với các ứng dụng khác mà bạn đã sử dụng trong Zap workflow (mà chúng ta gọi là tự động hóa). Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số tự động hóa ChatGPT phổ biến nhất.

Tích hợp trí tuệ của ChatGPT vào workflow hiện có của bạn (với AI by Zapier)

Zapier được thiết kế để tự động hóa các quy trình phức tạp, và đôi khi những quy trình này sẽ hiệu quả hơn nhờ khả năng suy luận của AI. AI by Zapier cho phép bạn chèn một bước xử lý bằng ChatGPT vào bất kỳ đâu trong quy trình làm việc khi cần thiết, mà không cần sử dụng tài khoản OpenAI cá nhân của bạn.

Điều này có nghĩa là AI chỉ xuất hiện khi thực sự hữu ích. Ví dụ, nếu bạn đang chuyển dữ liệu từ biểu mẫu vào bảng tính, quy trình tự động hóa theo logic cố định là đủ để xử lý - bạn không cần lãng phí token cho những công việc không đòi hỏi AI. Tuy nhiên, khi cần soạn email phản hồi dựa trên bản ghi cuộc gọi bán hàng, trích xuất các đầu việc cần thực hiện từ ghi chú cuộc họp, hay phân loại yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, đó chính là lúc bạn đưa ChatGPT vào quy trình.

Dưới đây là một ví dụ: Giả sử nhóm của bạn ghi lại các yêu cầu hỗ trợ mới vào Airtable mỗi khi khách hàng gửi email. Thay vì phân loại thủ công từng yêu cầu, bạn có thể tạo một Zap tự động kích hoạt khi có bản ghi mới trong Airtable, gửi nội dung yêu cầu đến mô hình ChatGPT kèm theo câu lệnh (prompt) như "Phân loại yêu cầu này theo loại vấn đề và gán mức độ ưu tiên", sau đó lọc ra các yêu cầu có độ ưu tiên cao và gửi chúng cho nhóm hỗ trợ qua Slack. ChatGPT chỉ hoạt động khi có yêu cầu cần phân loại và xác định độ ưu tiên - các bước còn lại vẫn diễn ra theo quy trình chuẩn như mọi khi.

Bạn cũng hoàn toàn kiểm soát được bước xử lý của ChatGPT: tùy chỉnh câu lệnh, đính kèm nguồn dữ liệu kiến ​​thức, kích hoạt tính năng gọi công cụ (tool calling) và thử nghiệm cho đến khi nhận được kết quả chính xác như mong muốn.

Ngoài ra, bạn có thể tùy ý lựa chọn mô hình ChatGPT mà mình muốn sử dụng. Chỉ cần chọn mô hình từ danh sách drop-down trong trình chỉnh sửa quy trình trực quan; chi phí sẽ được tính dựa trên số lượng tác vụ Zapier của bạn, nghĩa là bạn không tốn token hay phải thanh toán hóa đơn riêng cho OpenAI. Trong một số trường hợp, bước AI chỉ tiêu tốn một tác vụ, tương tự như bất kỳ bước nào khác trên Zapier. Các mô hình nâng cao hơn sẽ tiêu tốn 3 hoặc 5 tác vụ - nhưng bạn vẫn không hề phải sử dụng đến hạn mức token cá nhân của mình. (Bạn cũng có tùy chọn sử dụng key riêng - gọi là BYOK - nếu muốn dùng một mô hình không có sẵn trong AI by Zapier; trong trường hợp này, bạn sẽ thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp dịch vụ).

Ngoài ra, nếu thấy mô hình của OpenAI không hoạt động như ý muốn, bạn có thể chuyển sang bất kỳ mô hình nào khác - từ OpenAI hoặc nhà cung cấp khác - mà không cần phải thiết lập lại quy trình làm việc.

Dưới đây là thông tin sơ lược về các mô hình OpenAI hiện có trên Zapier; mỗi khi có mô hình mới được phát hành, nó sẽ được bổ sung vào danh sách ngay lập tức.

Nếu bạn chưa biết mô hình nào phù hợp nhất cho công việc cụ thể của mình, hãy tham khảo AutomationBench – bộ tiêu chuẩn đánh giá của Zapier dành cho các mô hình AI dựa trên quy trình làm việc thực tế của doanh nghiệp. Công cụ này sẽ giúp bạn so sánh hiệu suất của các mô hình đối với chính những tác vụ mà bạn sẽ thực hiện.

Nuôi dưỡng và sàng lọc khách hàng tiềm năng

Đối với đội ngũ bán hàng và tiếp thị, việc xác định khách hàng tiềm năng nào có khả năng chuyển đổi cao nhất là một quá trình tốn nhiều thời gian và nguồn lực quý giá.

Bạn có thể sử dụng AI và tự động hóa để thu hẹp khoảng cách đó. Ví dụ, giả sử một khách hàng tiềm năng truy cập trang giá cả của bạn hoặc kết nối thông qua trò chuyện trực tiếp. Bạn có thể sử dụng Zap để ghi lại hoạt động này, sau đó thêm các khách hàng tiềm năng này vào những chiến dịch nuôi dưỡng phù hợp hoặc vào CRM của bạn với tin nhắn hoặc tóm tắt do AI tạo ra. Hoặc bạn có thể sử dụng Zap sử dụng AI để tóm tắt các cuộc gọi bán hàng với khách hàng tiềm năng hoặc tạo bài thuyết trình bán hàng dựa trên những cuộc trò chuyện đó.

Tạo và chia sẻ nội dung

Là một công cụ viết, ChatGPT khá tiết kiệm thời gian khi tạo bản nháp đầu tiên. Nhưng với tính năng tích hợp ChatGPT, bạn có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách kết hợp việc tạo dàn ý bài blog, email và bài viết vào workflow tự động của mình.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng các quy trình Zap để viết email trả lời (hoặc tin nhắn SMS trả lời) cho khách hàng dựa trên tin nhắn đến, sau đó lưu chúng vào thư mục bản nháp trong Gmail để xem lại trước khi gửi.

Hoặc, nếu cần soạn thảo câu chuyện khách hàng dựa trên các câu hỏi phỏng vấn đã gửi (hoặc thông tin quan trọng khác), bạn có thể lấy thông tin chi tiết của khách hàng từ một ứng dụng như Airtable hoặc Google Forms, để AI viết nội dung, sau đó thêm văn bản vào Google Doc.

Tạo hoặc phân tích hình ảnh (như biểu đồ và đồ thị)

Bạn có bao giờ cần tạo hình ảnh trực quan để hỗ trợ các dự án nhất định tại nơi làm việc không? Bạn có thể không nhất thiết phải có kỹ năng thiết kế để xây dựng mọi thứ từ đầu, nhưng muốn một cách nhanh chóng để tạo hình ảnh cho bài thuyết trình hoặc biểu đồ thể hiện dữ liệu của nhóm bạn.

Với tính năng tích hợp ChatGPT của Zapier, bạn có thể sử dụng GPT Image 1 để tạo hình ảnh dựa trên các yêu cầu hoặc mô tả hình ảnh được chỉ định trong các ứng dụng khác (như Google Sheets hoặc Airtable).

Ngoài ra, bạn có thể đã có sẵn một hình ảnh (của biểu đồ hoặc bảng) mà mình muốn phân tích. Việc tích hợp ChatGPT sẽ trích xuất dữ liệu liên quan từ hình ảnh bạn uplaod lên trong một ứng dụng, diễn giải thông tin bằng khả năng suy luận nâng cao, sau đó gửi phân tích đến Slack hoặc Google Sheets.

Điều này khá tiện dụng để chuyển đổi dữ liệu thô thành các báo cáo có ý nghĩa, phát hiện xu hướng hoặc chuẩn bị cho những cuộc họp dựa trên dữ liệu.

Tóm tắt thông tin kinh doanh

Bạn cũng có thể sử dụng AI để tạo bản tóm tắt thông tin quan trọng được đưa vào công ty của bạn. Bởi vì ai có thời gian để xử lý tất cả chứ?

Ví dụ, bạn có thể tạo bản tóm tắt cho mọi ứng viên xin việc mới nộp đơn qua trang tuyển dụng của công ty (bao gồm đầy đủ trình độ của từng ứng viên) để tiết kiệm thời gian cho đội ngũ nhân sự. Hoặc, bạn cũng có thể làm điều tương tự với bản ghi cuộc gọi hoặc thông tin khách hàng tiềm năng được lưu trữ trong CRM bán hàng của mình.

Ngoài ra, bạn thậm chí có thể trích xuất thông tin quan trọng từ các file PDF ngắn, bài báo trực tuyến và các thông tin kinh doanh khác.

Nhận lời nhắc sự kiện và ưu tiên công việc của bạn

Theo dõi các sự kiện quan trọng trong ngày trong khi danh sách việc cần làm của bạn ngày càng nhiều không phải là chuyện dễ dàng. Cho dù bạn muốn nó giúp bạn ưu tiên công việc dựa trên danh sách việc cần làm hoặc các dự án được nêu trong công cụ quản lý dự án, ChatGPT đều rất hiệu quả trong việc chia nhỏ ngày của bạn thành các phần dễ quản lý.

Bạn thậm chí có thể xây dựng các workflow để lấy thông tin từ những sự kiện trên Google Calendar và tạo lời nhắc về những việc mình cần làm (hoặc đọc) trước khi cuộc họp diễn ra.