ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs đã ra mắt bản cập nhật mới nhất, tập trung mạnh mẽ hơn vào năng suất làm việc hàng ngày và bảo mật tài liệu. Bản phát hành này tinh chỉnh cách người dùng làm việc với PDF, cải thiện hiệu suất bảng tính và bổ sung các bản cập nhật chất lượng cho toàn bộ bộ ứng dụng. Những thay đổi này nhằm mục đích giúp việc chỉnh sửa, xem lại và quản lý file hiệu quả hơn cho các chuyên gia, nhóm và cá nhân phụ thuộc vào nền tảng văn phòng trực tuyến đáng tin cậy.

ONLYOFFICE Docs là gì?

ONLYOFFICE Docs là bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở được phát hành theo giấy phép AGPL 3.0. Bộ ứng dụng này bao gồm các trình chỉnh sửa cho tài liệu văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, file PDF và các biểu mẫu có thể điền thông tin.

Bạn có thể sử dụng phần mềm này theo nhiều cách khác nhau. Có phiên bản đám mây thông qua ONLYOFFICE Cloud; bạn cũng có thể tự host trên máy chủ riêng hoặc kết nối với nền tảng mà bạn đang sử dụng thông qua hơn 40 tùy chọn tích hợp sẵn, bao gồm Nextcloud, Moodle, Box và WordPress. Ngoài ra, phần mềm còn có các ứng dụng dành cho máy tính (Windows, macOS, Linux) cũng như các ứng dụng di động cho iOS và Android.

ONLYOFFICE Docs 10.0 là bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở, bao gồm các trình chỉnh sửa dành cho tài liệu văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, file PDF và biểu mẫu. Các công cụ AI được tích hợp trực tiếp vào từng trình chỉnh sửa, hỗ trợ xử lý file mà bạn đang mở. Bạn có thể kết nối với mô hình AI tùy chọn, kể cả mô hình chạy cục bộ trên máy chủ do chính bạn quản lý. Các ứng dụng dạng mô-đun mới bổ sung thêm các tính năng như AI Agents, Forms, Files và Rooms, cho phép các nhóm chỉ kích hoạt những công cụ thực sự cần thiết.

Những tính năng nổi bật của ONLYOFFICE Docs

Trình chỉnh sửa PDF tiên tiến hơn

Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất trong ONLYOFFICE Docs là PDF Editor được cải tiến. Giờ đây, nó bao gồm tính năng Redaction mới được thiết kế để giúp người dùng bảo vệ thông tin mật. Văn bản hoặc toàn bộ các phần của PDF có thể được xóa vĩnh viễn, giúp việc chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn mà không làm lộ thông tin cá nhân. Tab Redact bổ sung các công cụ nhanh để đánh dấu các phần cần xóa và áp dụng chỉnh sửa sau khi mọi thứ đã được xem xét.

Bên cạnh biên tập, PDF Editor giờ đây cung cấp nhiều cách hơn để tương tác trực quan với nội dung. Chú thích đã được mở rộng, cho phép người dùng vẽ các hình dạng, chẳng hạn như hình chữ nhật, hình tròn, mũi tên hoặc những đường nối, trực tiếp trên tài liệu. Mỗi thành phần có thể được tùy chỉnh màu sắc và kích thước, phù hợp với mục đích làm nổi bật, đánh dấu hoặc thêm ngữ cảnh vào các khu vực cụ thể. Những cải tiến này giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là khi nhiều người cùng xem xét một file.

Bảng tính thông minh, nhanh hơn

ONLYOFFICE Docs giới thiệu những cải tiến đáng kể cho Spreadsheet Editor, giúp xử lý các tập dữ liệu lớn hoặc phức tạp dễ dàng hơn. Các hàm LOOKUP được tối ưu hóa mang lại hiệu suất đáng kể. VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP và LOOKUP cổ điển giờ đây nhanh hơn, cho kết quả chỉ trong một phần nhỏ thời gian so với trước đây. Bản cập nhật tinh chỉnh logic cho các kiểu dữ liệu hỗn hợp, cải thiện hiệu suất bộ nhớ và tăng tốc tìm kiếm chính xác và tuyến tính lên đến 4 lần, điều này có thể mang lại tác động đáng chú ý trên những file lớn hơn.

Trình chỉnh sửa hiện hỗ trợ điều khiển hướng văn bản trong các ô. Người dùng có thể chuyển đổi giữa bố cục từ trái sang phải và từ phải sang trái tùy thuộc vào cấu trúc dữ liệu hoặc sở thích khu vực của họ. Đây là một bổ sung nhỏ giúp mở rộng khả năng truy cập cho người dùng làm việc với nhiều ngôn ngữ hoặc định dạng văn hóa.

Một số cập nhật về giao diện và khả năng sử dụng giúp việc thao tác với bảng trở nên đơn giản hơn.

Cải tiến trên toàn bộ bộ sản phẩm

Ngoài PDF và bảng tính, ONLYOFFICE Docs còn giới thiệu những cải tiến hữu ích trong toàn bộ bộ trình chỉnh sửa. Việc cộng tác được hưởng lợi từ việc quản lý bình luận tốt hơn. Bảng comment giờ đây phân biệt giữa bình luận đã giải quyết và bình luận đang mở, giúp sắp xếp các cuộc thảo luận khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu. Biểu đồ cũng linh hoạt hơn, với các tùy chọn mới cho biểu đồ tròn và biểu đồ 2D, liên kết dữ liệu bên ngoài và khả năng chuyển đổi các yếu tố trực quan, chẳng hạn như tiêu đề trục hoặc thanh lỗi. Những cải tiến nhỏ nhưng tích lũy này giúp tăng cường độ rõ nét khi trình bày dữ liệu.

Việc tạo bài thuyết trình trở nên đơn giản hơn nhờ việc di chuyển các cài đặt Slide Master. Giờ đây, chúng nằm trong tab thanh công cụ riêng, cải thiện khả năng hiển thị và giảm số lần nhấp cần thiết để thực hiện các thay đổi bố cục hoặc thiết kế toàn cục. Thay đổi này là một phần trong nỗ lực rộng lớn hơn nhằm đảm bảo tính nhất quán trong việc điều hướng trên các trình soạn thảo.

Cập nhật quản trị và bản địa hóa

Bảng điều khiển Admin mới trong phiên bản máy chủ của ONLYOFFICE Docs (dành cho người dùng ONLYOFFICE Docs Enterprise) cung cấp cho quản trị viên hệ thống cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn về việc triển khai. Bảng điều khiển hiển thị thông tin máy chủ chính và các thiết lập cấu hình tại một nơi, giúp đơn giản hóa những tác vụ bảo trì và giám sát hiệu suất. Sự bổ sung này sẽ giúp ONLYOFFICE Docs dễ quản lý hơn trong môi trường kinh doanh hoặc giáo dục, nơi nhiều người dùng chia sẻ quyền truy cập.

Các cải tiến về bản địa hóa cũng tiếp tục được thực hiện. Những công thức hiện đã được dịch sang tiếng Latinh Serbia và tiếng Kirin Serbia, và tiếng Trung Phồn thể cũng được thêm vào danh sách các ngôn ngữ được hỗ trợ. Những cập nhật này phản ánh lượng người dùng quốc tế đang tăng lên của ONLYOFFICE và trọng tâm của công ty là giúp cộng tác dễ dàng tiếp cận hơn với nhiều khu vực và tổ chức hơn.

ONLYOFFICE Docs 10.0 tích hợp AI vào mọi tài liệu mà vẫn đảm bảo tính riêng tư của dữ liệu

Hầu hết các bộ ứng dụng office hiện nay đều tích hợp sẵn một dạng Trí tuệ nhân tạo (AI) nào đó. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, AI này lại nằm ở một bảng điều khiển riêng biệt và không nắm bắt được nhiều thông tin về file mà bạn đang mở. ONLYOFFICE Docs 10.0 áp dụng một cách tiếp cận khác: Các công cụ AI được tích hợp ngay bên trong trình soạn thảo văn bản, bảng tính, bài thuyết trình và file PDF. Chúng có thể đọc nội dung file mà bạn đang làm việc và vận hành dựa trên mô hình AI mà bạn hoặc tổ chức của bạn kết nối vào.

Đây là một bản cập nhật lớn. Theo ONLYOFFICE, phiên bản 10.0 bổ sung khoảng 50 tính năng mới, khắc phục hơn 1.000 lỗi phần mềm và xử lý khoảng 35 lỗ hổng bảo mật. Ngoài ra, phiên bản này còn giới thiệu các ứng dụng dạng mô-đun, cho phép bạn chỉ kích hoạt những công cụ thực sự cần thiết.

AI hoạt động trực tiếp trên file bạn đang mở

Trong phiên bản 10.0, các tính năng AI được tích hợp vào tab AI Tools chuyên biệt trong mỗi trình chỉnh sửa. Tại đây, bạn có thể mở cửa sổ AI Chat với các câu lệnh mẫu (prompt) được thiết lập sẵn cho những tác vụ phổ biến, hoặc tự nhập yêu cầu của riêng mình. Vì AI có thể đọc trực tiếp file đang mở, bạn không cần phải sao chép văn bản sang một công cụ khác hay mất công giải thích bối cảnh.

Khả năng của AI sẽ thay đổi tùy theo từng trình chỉnh sửa:

PDF Editor: Bạn có thể đặt câu hỏi về file PDF để nhận câu trả lời trực tiếp, tóm tắt nội dung chỉ với một cú nhấp chuột, soạn thảo email dựa trên file, hoặc ẩn đi các thông tin nhạy cảm. Tính năng này đặc biệt hữu ích với các tài liệu dài và chứa nhiều thông tin, chẳng hạn như báo cáo hoặc hợp đồng.

Document Editor: AI có thể tóm tắt các tài liệu dài, viết lại hoặc đơn giản hóa những đoạn văn phức tạp, dịch văn bản, kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, trích xuất các ý chính, tạo mục lục, gợi ý tiêu đề và định dạng văn bản.

Spreadsheet Editor: AI có thể tạo công thức và giải thích cách thức hoạt động của chúng – rất hữu ích nếu bạn không thường xuyên sử dụng các hàm phức tạp. Ngoài ra, AI còn có thể phân tích dữ liệu để tìm xu hướng, xây dựng dự báo và Pivot Table, làm sạch dữ liệu không nhất quán, phát hiện các giá trị ngoại lai (outlier) và điền vào các ô dữ liệu còn thiếu.

Presentation Editor: Chỉ cần bắt đầu với một ý tưởng, AI có thể giúp bạn lập dàn ý, gợi ý tiêu đề cho các slide, soạn thảo các ý chính, xây dựng cấu trúc tổng thể và tạo ghi chú cho người thuyết trình.

Các tác vụ tùy chỉnh, trợ lý AI và câu lệnh đã lưu

Nếu các câu lệnh mặc định chưa đáp ứng đủ nhu cầu, bạn có thể thiết lập ba loại công cụ có thể tái sử dụng: Quick AI actions dùng cho những công việc đơn lẻ, chẳng hạn như thay đổi văn phong của một đoạn văn. AI assistants hoạt động liên tục và phản hồi ngay khi bạn chỉnh sửa – phù hợp cho các công việc như kiểm tra lỗi chính tả hoặc xác thực thông tin theo thời gian thực. Ngoài ra, tính năng Saved prompts trong cửa sổ trò chuyện AI cho phép bạn lưu lại các yêu cầu thường dùng để có thể thực hiện nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột.

Tại thời điểm ra mắt, Quick AI actions và AI assistants chỉ khả dụng trong Document Editor. Trong khi đó, tính năng Saved prompts và cửa sổ AI Chat được hỗ trợ rộng rãi hơn trên các trình chỉnh sửa khác.

Bạn có thể tùy chọn mô hình AI để sử dụng

ONLYOFFICE Docs 10.0 không giới hạn bạn vào một nhà cung cấp AI duy nhất. Bạn có thể kết nối với dịch vụ mà mình đang sử dụng, chẳng hạn như ChatGPT, Claude, Gemini hoặc các mô hình từ xAI. Dù là trên nền tảng đám mây hay máy chủ riêng, bạn đều có thể thiết lập một mô hình mặc định và chỉ định các mô hình khác nhau cho từng tác vụ cụ thể. Ví dụ, bạn có thể chọn một mô hình phản hồi nhanh để chỉnh sửa văn bản ngắn, và một mô hình mạnh mẽ hơn để phân tích các bảng tính quy mô lớn.

Đối với người dùng trên nền tảng đám mây, bạn có thể kích hoạt dịch vụ AI của ONLYOFFICE (vận hành bởi OpenRouter) mà không cần thực hiện các bước thiết lập phức tạp. Trên các máy chủ tự host, bạn có thể kết nối với bất kỳ mô hình AI nào, kể cả những mô hình chạy cục bộ. Điều này đảm bảo các tài liệu nhạy cảm không cần phải rời khỏi cơ sở hạ tầng của tổ chức bạn. Đây là yếu tố quan trọng đối với các đơn vị trong lĩnh vực chính phủ, y tế, pháp lý và tài chính – những nơi thường có quy định nghiêm ngặt về việc gửi file ra bên ngoài.

Cần lưu ý rằng, dựa trên phản hồi từ người dùng, ONLYOFFICE đã loại bỏ tính năng AI tích hợp sẵn trong các phiên bản mã nguồn mở. Ở những phiên bản này, các công cụ AI sẽ được cài đặt riêng biệt. Nếu bạn không muốn sử dụng AI trong trình soạn thảo của mình, đây là một thiết lập mặc định hoàn toàn hợp lý.

Các ứng dụng dạng mô-đun cho phép bạn chỉ thêm những gì mình cần

Một thay đổi lớn khác là sự xuất hiện của 4 ứng dụng dạng mô-đun đi kèm với các trình soạn thảo: AI Agents, Forms, Files và Rooms. AI Agents giúp tự động hóa các tác vụ trong không gian làm việc của bạn, cung cấp khả năng tìm kiếm thông minh, xây dựng cơ sở tri thức cá nhân hóa và mở rộng năng lực suy luận thông qua các MCP server. Forms hỗ trợ tạo biểu mẫu, thu thập phản hồi và sử dụng AI để phân tích kết quả. Files cung cấp nơi lưu trữ tài liệu tập trung với hệ thống kiểm soát truy cập, trong khi Rooms hỗ trợ cộng tác an toàn cho các dự án hoặc chủ đề cụ thể, bao gồm cả những "phòng dữ liệu ảo" (virtual data room) dành cho các tài liệu bảo mật.

Các ứng dụng này được cấp phép theo chuẩn AGPL v3. Trên nền tảng đám mây, chúng được kích hoạt mặc định; còn trên máy chủ riêng, bạn có thể cài đặt chúng chỉ với một câu lệnh duy nhất. Mục tiêu ở đây là cho phép bạn linh hoạt kết hợp các ứng dụng tùy theo nhu cầu thực tế của nhóm, thay vì phải làm việc với những tính năng mà bạn không bao giờ sử dụng đến.

Những thay đổi nhỏ hơn trên các trình chỉnh sửa

Ngoài các tính năng AI, mỗi trình chỉnh sửa đều có những cải tiến thiết thực.

PDF Editor bổ sung tùy chọn "Remove Hidden Information" (Xóa thông tin ẩn) trong tab Redact, cho phép loại bỏ siêu dữ liệu, bình luận, các lớp ẩn và những dữ liệu khác trước khi bạn chia sẻ file. Khi chỉnh sửa văn bản trong file PDF, các bảng biểu giờ đây sẽ được tự động nhận diện, giúp bạn không cần phải thiết lập lại các hàng và cột. Bạn cũng có thể thêm chữ ký từ tab Comment, lưu chữ ký để tái sử dụng trong các biểu mẫu, đồng thời bật hoặc tắt tính năng kiểm tra chính tả cho từng trường trong biểu mẫu.

Trong Document Editor, giờ đây bạn có thể theo dõi con trỏ của người cùng soạn thảo theo thời gian thực để biết họ đang thực hiện thay đổi gì. Tùy chọn Keep with Next giúp ngăn cách tiêu đề khỏi nội dung bên dưới. Các bảng biểu dài cũng có thể tự động ngắt trang. Hỗ trợ cho văn bản viết từ phải sang trái (RTL) cũng trở nên ổn định hơn, đặc biệt là đối với các công thức và đối tượng nằm trong dòng văn bản.

Spreadsheets nhận được sự cải thiện đáng kể về hiệu suất. Theo ONLYOFFICE, họ đã thay đổi cách lưu trữ kiểu định dạng và dữ liệu, đồng thời giới hạn số lượng ô được xử lý trong mỗi thao tác, giúp các file bảng tính lớn vận hành mượt mà hơn. Các hàm phổ biến như SUMIF, COUNTIFS và MAXIFS cũng đã được tối ưu hóa. Một số bổ sung nhỏ khác bao gồm gợi ý cho các hằng số trong hàm, làm nổi bật phạm vi dữ liệu khi chỉnh sửa công thức, và hiệu ứng đường viền động xung quanh các ô được sao chép.

Đối với Presentations, phiên bản này bổ sung các chế độ xem mới như Outline, Reading và Notes Page; mở rộng cài đặt in ấn cho phần ghi chú và tài liệu phát tay; cùng tùy chọn xuất các slide dưới dạng file GIF hoặc video.

Trên toàn bộ bộ ứng dụng, giờ đây bạn có thể mở và chuyển đổi file .ofd, lưu bảng tính ở định dạng .xls cũ hơn, chuyển đổi hình ảnh SVG thành các hình khối có thể chỉnh sửa, cũng như hiển thị bảng dữ liệu bên dưới những biểu đồ. Các plugin mới từ cộng đồng bao gồm Antidote (kiểm tra chính tả và ngữ pháp), Curly (các mẫu tài liệu có thể tái sử dụng) và công cụ kết nối với Salesforce. Plugin Manager cũng được thiết kế lại để giúp người dùng tìm kiếm các add-on dễ dàng hơn.

Các bản vá bảo mật

Phiên bản 10.0 khắc phục khoảng 35 lỗ hổng bảo mật. ONLYOFFICE lưu ý rằng AI đang tạo ra những phương thức mới để kẻ tấn công tìm kiếm và khai thác các điểm yếu; do đó, một nền tảng được tăng cường bảo mật trở nên quan trọng hơn bao giờ hết đối với những tổ chức thường xuyên xử lý thông tin bảo mật. Công ty dự định sẽ trình bày chi tiết hơn về các thay đổi liên quan đến bảo mật trong một bài viết riêng trên blog.

Các bản cập nhật cho phiên bản máy tính và thiết bị di động

Desktop Editors có giao diện trang chủ được làm mới; các mục Templates và Clouds được thiết kế lại; tích hợp Odoo; cùng những cải tiến về mặt hình ảnh trên hệ điều hành Linux. Đối với phiên bản Desktop Community, các công cụ AI được cung cấp dưới dạng tùy chọn bổ sung. Các ứng dụng trên iOS và Android được bổ sung trợ lý AI với nhiều nhà cung cấp hơn (bao gồm Grok và DeepSeek), tính năng tự động điền (AI AutoFill) cho các biểu mẫu, cùng khả năng nhập liệu bằng giọng nói ngay trên thiết bị.

Đối tượng phù hợp với ONLYOFFICE Docs 10.0

Phiên bản này hướng tới các nhóm và doanh nghiệp ở mọi quy mô, những đơn vị muốn tích hợp AI vào quy trình xử lý tài liệu mà vẫn giữ toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình. Điểm khác biệt chính nằm ở khả năng lựa chọn mô hình AI và vận hành trực tiếp trên máy chủ của chính bạn. Các ứng dụng dạng mô-đun rất hữu ích nếu bạn muốn kết hợp những tính năng như biểu mẫu, lưu trữ file và không gian làm việc bảo mật ngay tại cùng một nơi với trình soạn thảo tài liệu.

Nếu bạn chỉ cần một trình soạn thảo mà không có nhu cầu sử dụng AI, các phiên bản mã nguồn mở vẫn đáp ứng tốt yêu cầu đó; đồng thời, bạn hoàn toàn có thể bổ sung các công cụ AI vào bất cứ lúc nào nếu thay đổi ý định.

Bạn có thể trải nghiệm phiên bản mới ngay bây giờ bằng cách tạo tài khoản đám mây trên trang web của ONLYOFFICE Docs.