ONLYOFFICE

ONLYOFFICE là gì?

Khi nói đến làm việc nhóm, sự cộng tác tài liệu hiệu quả có thể tạo nên hoặc phá vỡ năng suất. ONLYOFFICE là một ứng dụng miễn phí để làm việc với các tài liệu văn phòng. Bạn có thể dễ dàng truy cập và quản lý các file được lưu trữ trên đám mây ONLYOFFICE, cộng tác trên tài liệu cùng với đồng nghiệp, xem, quản lý và chỉnh sửa các file cục bộ. ONLYOFFICE cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc cộng tác cho các nhóm ở mọi quy mô.

Từ việc đồng tác giả tài liệu theo thời gian thực đến quản lý bảng tính và PDF phức tạp, ONLYOFFICE trao cho các nhóm khả năng làm việc cùng nhau một cách liền mạch, cho dù ở văn phòng, môi trường làm việc từ xa hay môi trường kết hợp. Với bản phát hành mới nhất, phiên bản 8.2, ONLYOFFICE giới thiệu tính năng chỉnh sửa PDF cộng tác cùng với các tính năng khả dụng được cải tiến, giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn bao giờ hết.

Cộng tác trên tài liệu theo thời gian thực trở nên dễ dàng

Với ONLYOFFICE, các nhóm có thể cộng tác thực hiện tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình cùng lúc, giảm thiểu giao tiếp qua lại và đẩy nhanh quá trình hoàn thành dự án.

Nền tảng này cung cấp hai chế độ đồng chỉnh sửa:

• Fast mode: Tất cả các thay đổi đều hiển thị cho những người cộng tác theo thời gian thực, giúp mọi người cùng nắm được thông tin.
• Strict mode: Chế độ này cho phép cá nhân khóa các phần của tài liệu trong khi chỉnh sửa, ngăn ngừa gián đoạn và đảm bảo tập trung vào những khu vực cụ thể.

Tính linh hoạt này lý tưởng cho các nhóm phân tán làm việc trên những dự án phức tạp như đề xuất tiếp thị hoặc báo cáo hàng quý. Ví dụ, người quản lý tiếp thị có thể chỉnh sửa các phần chính của bài thuyết trình riêng tư ở Strict mode, trong khi nhà thiết kế đồng thời cập nhật những slide bằng hình ảnh ở phần khác.

Biểu mẫu PDF hợp lý hóa và chỉnh sửa cộng tác với phiên bản 8.2

Một trong những bản cập nhật thú vị nhất được giới thiệu trong ONLYOFFICE 8.2 là chỉnh sửa PDF cộng tác. ONLYOFFICE cho phép các nhóm chỉnh sửa PDF theo thời gian thực, cộng tác liền mạch trên những biểu mẫu, hợp đồng và tài liệu chính thức.

Hãy tưởng tượng một nhóm pháp lý soạn thảo hợp đồng với một số bên liên quan. Với tính năng chỉnh sửa PDF cộng tác, mỗi thành viên trong nhóm có thể thêm bình luận, thực hiện thay đổi và đề xuất chỉnh sửa trực tiếp trên PDF. Cố vấn pháp lý có thể khóa các điều khoản cụ thể mà họ đang xem xét, trong khi bộ phận tài chính đồng thời thêm những điều khoản thanh toán vào một phần khác.

Khả năng tạo biểu mẫu PDF có thể điền cũng chứng minh là vô giá đối với các phòng nhân sự. Ví dụ, nhóm nhân sự có thể chuẩn bị biểu mẫu đơn xin việc mà ứng viên điền trực tuyến, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và biểu mẫu giấy.

Chia sẻ đơn giản với quyền linh hoạt

ONLYOFFICE giúp việc chia sẻ tài liệu trở nên dễ dàng bằng cách cung cấp các quyền linh hoạt cho nhiều vai trò khác nhau. Người dùng có thể quyết định xem người khác có thể xem, chỉnh sửa, bình luận hay xem lại tài liệu hay không, khiến nó trở nên lý tưởng cho các dự án nhạy cảm.

Bạn cũng có thể chia sẻ các phạm vi riêng lẻ trong bảng tính, điều này hoàn hảo khi làm việc với những tập dữ liệu lớn. Ví dụ, một kế toán viên có thể chỉ chia sẻ dữ liệu có liên quan từ bảng ngân sách với các trưởng phòng, đảm bảo rằng mỗi người có thể lọc và khám phá thông tin một cách độc lập mà không làm gián đoạn chế độ xem của người khác.

Ngoài ra, các nhóm có thể hạn chế quyền sao chép, tải xuống và in, đảm bảo thông tin nhạy cảm vẫn được bảo mật. Chia sẻ công khai cũng khả dụng trong các trường hợp tài liệu cần được những đối tác hoặc khách hàng bên ngoài truy cập.

Bình luận, đề cập và giao tiếp trong tài liệu

Giao tiếp là cốt lõi của sự cộng tác và ONLYOFFICE giúp bạn dễ dàng bình luận về các phần cụ thể của tài liệu và gắn thẻ mọi người bằng cách sử dụng @mentions. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong các dự án diễn ra nhanh chóng, nơi phản hồi nhanh là điều cần thiết.

Ví dụ, trong chiến dịch ra mắt sản phẩm, người viết quảng cáo có thể đề cập đến người đứng đầu bộ phận tiếp thị trong một tài liệu, yêu cầu phản hồi về mô tả sản phẩm cụ thể. Người đứng đầu bộ phận tiếp thị nhận được thông báo, chuyển thẳng đến phần có liên quan và cung cấp thông tin đầu vào của họ - không cần phải gửi email dài dòng.

Để tăng cường cộng tác hơn nữa, ONLYOFFICE cung cấp các công cụ trò chuyện tích hợp, kết hợp với các plugin như Jitsi và Rainbow để gọi thoại và video. Các nhóm có thể động não theo thời gian thực mà không cần chuyển đổi nền tảng, đảm bảo mọi người đều tập trung và thống nhất.

Theo dõi thay đổi, so sánh phiên bản và quản lý tài liệu dễ dàng

ONLYOFFICE cung cấp các công cụ mạnh mẽ để theo dõi thay đổi và xem xét đóng góp từ cộng tác viên. Mỗi lần chỉnh sửa đều được đánh dấu, cho phép các thành viên trong nhóm chấp nhận hoặc từ chối thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả cùng một lúc. Tính năng này đảm bảo tính minh bạch trong quá trình chỉnh sửa, đặc biệt hữu ích cho các nhóm pháp lý hoặc nhà nghiên cứu học thuật đang xem xét báo cáo và ấn phẩm.

Chức năng lịch sử phiên bản theo dõi tất cả các sửa đổi, do đó người dùng có thể xem lại hoặc quay lại phiên bản trước khi cần. Điều này giúp bạn an tâm trong các dự án dài hạn khi có thể xảy ra lỗi hoặc chỉnh sửa lỗi thời. Ngoài ra, nền tảng này cho phép người dùng so sánh và kết hợp các tài liệu, giúp dễ dàng đối chiếu nhiều bản thảo hoặc đề xuất thành một file thống nhất.

Tích hợp với các nền tảng và giải pháp tùy chỉnh yêu thích của bạn

ONLYOFFICE tích hợp liền mạch với hơn 40 nền tảng, bao gồm Nextcloud, Moodle, Wordpress, Box và Odoo. Các nhóm có thể kết nối ONLYOFFICE Docs trực tiếp với những dịch vụ này, cho phép chỉnh sửa tài liệu trong môi trường quen thuộc. Tính linh hoạt này cho phép người dùng làm việc hiệu quả mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Các nhà phát triển cũng có thể nhúng ONLYOFFICE Docs vào những dịch vụ tùy chỉnh để cung cấp khả năng chỉnh sửa tài liệu có thương hiệu cho khách hàng của họ. Tính năng này mở ra cơ hội cho các nền tảng SaaS và hệ thống học tập trực tuyến nâng cao dịch vụ của họ bằng những công cụ chỉnh sửa chuyên nghiệp.

DocSpaces an toàn để cộng tác tập trung

ONLYOFFICE cho phép người dùng tạo DocSpace an toàn, hoạt động như các phòng chuyên dụng để làm việc trên những dự án cụ thể. Những không gian này hoàn hảo cho các nhóm chức năng chéo, cung cấp một môi trường an toàn nơi mọi thành viên có thể xem, chỉnh sửa và cộng tác trên nhiều tài liệu khác nhau. Cho dù làm việc trên máy tính hay thiết bị di động, mọi người đều được kết nối, đảm bảo tiến độ liên tục.

Làm việc khi di chuyển với ứng dụng di động và hỗ trợ ngoại tuyến

Đối với các nhóm đang di chuyển, ONLYOFFICE cung cấp các ứng dụng di động miễn phí cho iOS và Android, đảm bảo truy cập liền mạch vào tài liệu từ mọi vị trí. Người dùng cũng có thể chỉnh sửa file ngoại tuyến bằng các ứng dụng desktop có sẵn cho Windows, macOS và Linux, đồng bộ các thay đổi trở lại đám mây khi kết nối lại.

Tính linh hoạt này khiến ONLYOFFICE trở nên lý tưởng cho các chuyên gia đang đi công tác, nhân viên làm việc từ xa hoặc bất kỳ ai cần truy cập vào tài liệu trong môi trường không thể đoán trước.

ONLYOFFICE: Giải pháp toàn diện cho cộng tác hiện đại

ONLYOFFICE cung cấp giải pháp tất cả trong một cho cộng tác tài liệu, kết hợp các công cụ chỉnh sửa mạnh mẽ, đồng tác giả theo thời gian thực và chia sẻ an toàn. Các tính năng mới nhất của nó, bao gồm chỉnh sửa PDF cộng tác, làm nổi bật cam kết của nền tảng này trong việc phát triển theo nhu cầu kinh doanh hiện đại.

Cho dù bạn đang làm việc trên bảng tính phức tạp, soạn thảo hợp đồng hay quản lý việc ra mắt sản phẩm, ONLYOFFICE đảm bảo rằng các nhóm có thể cộng tác mà không gặp trở ngại. Giao diện trực quan, tích hợp mạnh mẽ và quyền linh hoạt khiến nó trở thành lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp, tổ chức giáo dục và cả những chuyên gia cá nhân.