Cách theo dõi các đăng ký bằng Google Sheets

Với sự gia tăng của phần mềm và mô hình kinh doanh dựa trên đăng ký, điều quan trọng là phải có một hệ thống để quản lý và theo dõi các dịch vụ mà bạn trả tiền. May mắn thay, Google Sheets là công cụ duy nhất bạn cần để ghi lại và quản lý các đăng ký này.

Tại sao nên sử dụng Google Sheets để theo dõi đăng ký?

Có một số cách để theo dõi đăng ký hàng tháng của bạn, bao gồm các cửa hàng ứng dụng di động (Google Play hoặc App Store) và những ứng dụng theo dõi đăng ký trả phí. Tuy nhiên, các cửa hàng ứng dụng chỉ có thể theo dõi những khoản thanh toán được thực hiện trong nền tảng và các ứng dụng theo dõi trả phí thường chỉ là một đăng ký khác trong hóa đơn hàng tháng của bạn.

Ngược lại, Google Sheets hoàn toàn miễn phí, nhẹ, có thể mở rộng và đa nền tảng. Nó cũng dễ sử dụng và hỗ trợ các công thức, bộ lọc và định dạng có điều kiện để tổng hợp chi phí, làm nổi bật các lần gia hạn sắp tới và sắp xếp các đăng ký theo danh mục. Nó hỗ trợ cộng tác, có thể hữu ích cho các cặp đôi và thành viên gia đình, và bảng tính có thể dễ dàng được chia sẻ hoặc xuất ở nhiều định dạng khác nhau.

Cách thiết lập công cụ theo dõi đăng ký trong Google Sheets

Việc tạo công cụ theo dõi đăng ký không dễ như cài đặt ứng dụng và nhập các đăng ký hiện tại của bạn. Việc này mất khá nhiều thời gian, đặc biệt là khi bạn không sử dụng template.

Vì lý do này, bài viết đã tạo một bảng tính theo dõi đăng ký với các tiêu đề cột cho tên đăng ký, danh mục đăng ký, tần suất thanh toán và số tiền được tính, ngày đăng ký, chi phí hàng tháng, chi phí hàng năm, chi phí trọn đời và hành động cần thực hiện (ví dụ, hủy hoặc gia hạn).

Cột Category và Frequency có các trường drop-down để biết thông tin đăng ký. Các công thức dựa trên tần suất, số tiền và ngày bắt đầu thanh toán sẽ tự động tính toán chi phí hàng tháng, hàng năm và trọn đời của đăng ký.

Công thức tính chi phí hàng tháng như sau:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

Chi phí hàng tháng được tính dựa trên tần suất đăng ký đã chỉ định. Số tiền đã thanh toán được chia cho 12, nhân với 4 hoặc chèn nguyên số tiền đó vào ô.

Đối với chi phí hàng năm của gói đăng ký, hãy nhân chi phí hàng tháng với 12. Để tính chi phí trọn đời, hãy sử dụng công thức tìm số tuần, tháng hoặc năm kể từ lần thanh toán đầu tiên và nhân với số tiền đã thanh toán:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

Cột cuối cùng, Action, là nơi bạn có thể chỉ định gia hạn, hủy hoặc thậm chí nâng cấp gói đăng ký

Tận dụng tối đa trình theo dõi đăng ký của bạn

Nếu bạn chỉ có một vài đăng ký cần theo dõi và tất cả những gì bạn cần là một nơi để sắp xếp chúng và xem tất cả cùng một lúc, thì template trên sẽ hoạt động tốt. Nhưng để tận dụng tối đa trình theo dõi đăng ký, bạn sẽ cần các tính năng nâng cao của Google Sheets như định dạng có điều kiện và PivotTable.

Định dạng có điều kiện

Có thể sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các đăng ký sắp đến hạn. Để theo dõi các đăng ký sắp đến hạn, hãy thêm hai cột bổ sung vào bảng tính: Next Due Date và Days to Action. Days to Action là một cột được tính toán tự động trừ ngày hiện tại khỏi ngày gia hạn bằng công thức bên dưới:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

Sau khi thiết lập các cột đó, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật các đăng ký đến hạn trong vòng chưa đầy một tháng.

Để áp dụng định dạng có điều kiện cho bảng tính, hãy điều hướng đến Format > Conditional Formatting. Nhập phạm vi ô cần định dạng vào hộp văn bản Apply to range. Trong mục Format rules, hãy nhấp vào hộp drop-down đầu tiên (Format cells if…) và chọn Custom formula is.

Tiếp theo, nhập công thức sau vào trường nhập giá trị hoặc công thức:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <= 28)

Công thức trên kiểm tra xem cột Days to Action có chứa số không và số đó có nhỏ hơn hoặc bằng 28 không. Bạn có thể tạo một quy tắc định dạng khác để kiểm tra xem số ngày thực hiện hành động cụ thể có nhỏ hơn hoặc bằng một tuần không.

Bạn đã có cách nhanh chóng và dễ dàng để quản lý các đăng ký dịch vụ của mình trong Google Sheets. Để thử thách, hãy thử sử dụng Apps Script để thiết lập lời nhắc email tự động. Bạn có thể yêu cầu Gemini tạo mã, thêm mã vào bảng tính của mình và cấu hình trình kích hoạt để chạy khi đến kỳ gia hạn trong một số ngày cụ thể. Ngoài ra, hãy cân nhắc hủy các đăng ký không còn cung cấp cùng giá trị như trước nữa.