Sự khác biệt giữa lưu trữ và xóa email là gì?

Khi nói đến việc quản lý, dọn dẹp email, có hai tùy chọn mà hầu hết mọi dịch vụ thư điện tử ngày nay đều có: “Archive” (Lưu trữ) và “Detele” (Xóa). Nghe có vẻ lạ nhưng cả Archive và Detele về cơ bản đều là “xóa” email khỏi hộp thư đến của bạn, Vậy sự khác biệt là gì và bạn nên sử dụng tùy chọn nào? Cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Điều gì sẽ xảy ra khi bạn “Lưu trữ” một email?

Về bản chất, một email đã được bạn lưu trữ sẽ không bị xóa khỏi tài khoản. Bạn vẫn có thể tìm thấy nó giống như bất kỳ email nào khác trong hộp thư của mình. Tuy nhiên, các email đã lưu trữ sẽ không hiển thị trong mục “Inbox” (Hộp thư đến) như thông thường.

Bên cạnh đó chúng cũng sẽ không biến mất vĩnh viễn sau 30 ngày giống như các email đã được chuyển vào mục “Thùng rác”, và có thể dễ dàng được khôi phục trở lại hộp thư đến khi cần. Các email đã lưu trữ cũng vẫn xuất hiện trong kết quả tìm kiếm.

Hãy tưởng tượng đến những lá thư tay truyền thống. Chức năng lưu trữ giống như khi bạn nhét những bức thư vào ngăn kéo cho gọn gàng. Bạn sẽ không thấy chúng xuất hiện bừa bộn trên mặt bàn nữa, nhưng có thể lấy từ ngăn kéo ra và đọc lại bất cứ lúc nào mình muốn.

Điều gì sẽ xảy ra khi bạn “xóa” một email?

Đúng như nghĩa đen, xóa email là một chức năng mang tính vĩnh viễn. Khi bạn xóa một hoặc nhiều email, email đó thông thường được chuyển vào thư mục "Thùng rác". Chúng sẽ nằm ở đó trong 30 ngày trước khi biến mất hoàn toàn khỏi tài khoản của bạn mà không thể hoàn tác. Nhưng trong vòng 30 ngày đó, bạn có thể khôi phục bất cứ email nào từ thùng rác về lại hộp thư đến.

Lưu ý rằng email đã bị xóa không hiển thị trong mục “Tất cả thư”, và bạn cũng không thể tìm thấy chúng bằng công cụ tìm kiếm.

Lại liên tưởng đến những lá thư tay. Việc xóa cũng giống như bỏ thư vào thùng rác. Một vài ngày trước khi đổ rác, bạn vẫn có thể lấy lại những bức thư đó. Nhưng sau khi chúng theo xe rác ra bãi tập kết, cơ hội để bạn tìm lại là gần như không còn.

Nên lưu trữ hay xóa email?

Điều này có lẽ tùy thuộc nhiều vào điều kiện thực tế của tài khoản email bạn đang sở hữu. Chẳng hạn nếu tài khoản của bạn “rủng rỉnh” dung lượng khả dụng, hãy cứ lưu trữ email để phòng khi cần sử dụng lại.

Ngược lại nếu bạn muốn tối ưu dung lượng lưu trữ tài khoản gmail của mình, hãy xóa hết những email không cần thiết. Tất nhiên cũng chẳng tội gì bạn phải lưu trữ những email spam vô tác dụng, hãy cứ xóa chúng ngay cả khi không có nhu cầu tiết kiệm bộ nhớ.

Từ năm 2013, Google đã hợp nhất tất cả dữ liệu tài khoản với nhau và giới hạn gói bộ nhớ miễn phí là 15GB. Hộp thư đến Gmail, Google Drive và Google Photos của bạn đều được tính vào phần phân bổ đó. Vì vậy, trừ khi bạn muốn trả tiền để có thêm dung lượng, bạn nên xóa những email không còn cần thiết đi để tiết kiệm không gian bộ nhớ.