SharePoint và OneDrive khác nhau như thế nào?

Giữ dữ liệu của bạn an toàn, đảm bảo bạn có thể truy cập dữ liệu từ mọi nơi và chia sẻ dữ liệu với người khác là chìa khóa cho công việc hiện đại. Microsoft cung cấp hai công cụ cho việc này: OneDrive và SharePoint. Nhưng chúng khác nhau như thế nào và cái nào là tốt nhất cho bạn? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây nhé!

1. Đối tượng mục tiêu khác nhau

Microsoft OneDrive là dịch vụ lưu trữ file dựa trên đám mây dành cho các cá nhân hoặc nhóm nhỏ. Bạn có thể sử dụng nó làm không gian lưu trữ cá nhân cho dữ liệu bí mật mà bạn chia sẻ với một nhóm nhỏ. Khả năng tích hợp mượt mà với các ứng dụng Office khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn là sinh viên, người làm việc tự do hoặc người tự kinh doanh.

Microsoft SharePoint là một hệ thống quản lý nội dung dựa trên đám mây để cộng tác nhóm một cách hợp lý. Bạn có thể tạo các trang SharePoint để lưu trữ file và cung cấp chúng cho các phòng ban cụ thể hoặc toàn bộ tổ chức. Các cá nhân trên trang SharePoint có thể xem và tùy theo quyền, có thể chỉnh sửa công việc của người khác.

Microsoft quảng cáo các sản phẩm này theo những cách khác nhau. OneDrive được tiếp thị dưới dạng dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ. Ngược lại, SharePoint nhắm đến các doanh nghiệp và tập đoàn, tập trung vào việc cải thiện tinh thần đồng đội thay vì chỉ phục vụ như một giải pháp lưu trữ.

2. Chia sẻ file và cộng tác

Cộng tác và chia sẻ file mượt mà hơn nhiều với Microsoft SharePoint. Trong OneDrive, chỉ chủ sở hữu file mới có thể kiểm soát ai xem, chỉnh sửa và chia sẻ file. SharePoint cho phép quản trị viên trung tâm chỉ định các cấp độ quyền truy cập khác nhau cho từng người dùng hoặc nhóm.

SharePoint có giao diện trực quan và các tính năng như cập nhật trạng thái, cảnh báo thời hạn và thông báo theo dõi dự án. Những điều này đơn giản hóa việc quản lý dự án theo những cách mà OneDrive không cung cấp. Bạn cũng có thể tích hợp Yammer - một dịch vụ mạng xã hội - vào SharePoint. Làm như vậy cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp trực tiếp.

Mặc dù cả hai nền tảng đều cho phép người dùng tạo thư viện file để sắp xếp nội dung nhưng việc quản lý và điều hướng chúng trong SharePoint sẽ dễ dàng hơn. Đây là yếu tố cần cân nhắc quan trọng hơn khi khối lượng dữ liệu tăng lên. Vì vậy, nếu bạn ưu tiên việc cộng tác và chia sẻ file dễ dàng thì SharePoint là lựa chọn phù hợp.

Cả OneDrive và SharePoint đều cho phép bạn truy cập dữ liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào, bất kể vị trí của bạn. Cả hai đều hỗ trợ đồng bộ với các thiết bị, cho phép bạn chuyển dữ liệu của mình để sử dụng cục bộ trên bất kỳ thiết bị nào nếu cần. Như vậy, cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng cơ bản giống nhau về khía cạnh này.

3. Bảo mật và sự riêng tư

Microsoft đã thực hiện các biện pháp vững chắc để đảm bảo tính bảo mật của cả hai dịch vụ. Với mã hóa dữ liệu theo thời gian thực, bạn có thể sao lưu dữ liệu của mình trên SharePoint và OneDrive. Hơn nữa, nếu bạn vô tình xóa một file, bạn có thể khôi phục nó từ thùng rác trên cả hai nền tảng. Tuy nhiên, trong SharePoint, bạn chỉ có thể khôi phục các file mà bạn có thể chỉnh sửa.

Microsoft sử dụng công cụ phát hiện virus để quét các file được upload lên SharePoint và OneDrive. Điều này giúp bảo vệ các file và không gian lưu trữ trực tuyến của bạn. Nếu phát hiện file bị nhiễm virus, mỗi dịch vụ sẽ thông báo ngay cho người dùng. Quản trị viên SharePoint có thể chặn quyền truy cập của người dùng vào bất kỳ file bị nhiễm virus nào trong cơ sở dữ liệu.

Bất chấp các biện pháp bảo mật này, bạn nên lưu ý những rủi ro tiềm ẩn khi chia sẻ file trên một trong hai nền tảng. Tránh vô tình chia sẻ file với các thành viên trái phép và quản lý cẩn thận quyền chỉnh sửa để tránh mất mát và đánh cắp dữ liệu. Bạn cũng nên hạn chế chia sẻ quá mức để đơn giản hóa việc quản lý và bảo mật dữ liệu.

4. Định giá và lưu trữ

Trên gói miễn phí, OneDrive cung cấp dung lượng lưu trữ 15GB, đủ cho mục đích sử dụng cá nhân. Nếu cần thêm dung lượng, bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể đăng ký Microsoft 365 Basic, cung cấp 100GB với giá 1,99 USD/tháng. Hoặc bạn có thể chọn Microsoft 365 Personal, cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ với giá 6,99 USD/tháng.

Ngược lại, SharePoint không cung cấp gói miễn phí. Gói độc lập của nó có giá 5 USD/người dùng/tháng, cung cấp dung lượng lưu trữ lên tới 1TB cho mỗi người dùng. Ngoài ra, bạn có thể mua SharePoint như một phần của gói Microsoft 365 Business. Điều này cung cấp cho quản trị viên dung lượng lưu trữ trang web lên tới 25TB.

Giá cả và dung lượng lưu trữ của SharePoint giúp cho việc cộng tác nhóm trở nên phù hợp hơn. OneDrive, đặc biệt là với gói miễn phí, phù hợp hơn với nhu cầu của từng cá nhân.

5. Các tính năng nâng cao hơn

SharePoint cung cấp một số tính năng nâng cao mà OneDrive không có. Tính năng xuất bản web của nó cho phép bạn xuất bản các tài liệu quan trọng trực tiếp trên trang web bên ngoài của công ty bạn bằng hệ thống quản lý nội dung tích hợp. Điều này cho phép nhân viên hoặc người tiêu dùng tải xuống những tài liệu đó bất cứ khi nào họ cần.

SharePoint cũng cho phép bạn thêm ứng dụng vào các trang nội bộ hoặc website, tạo cổng thông tin nhân viên, biểu mẫu đánh giá, v.v... Nó cũng cho phép bạn tự động hóa các tác vụ dựa trên hành động của người dùng, như gửi email những file mới cho một nhóm hoặc trưởng dự án cụ thể. OneDrive không cung cấp tính năng này.

Bạn nên sử dụng SharePoint hay OneDrive?

Nếu bạn là một cá nhân không có nhóm hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ không cần cộng tác rộng rãi và dung lượng lưu trữ lớn, OneDrive có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, SharePoint sẽ tốt hơn nếu bạn quản lý một nhóm lớn yêu cầu cộng tác thường xuyên và lưu trữ nhiều dữ liệu hơn.

Bạn cũng có thể sử dụng cả hai dịch vụ vì gói SharePoint bao gồm OneDrive. Bạn có thể sử dụng OneDrive để lưu trữ các tài liệu bí mật của công ty như kế hoạch kinh doanh và hồ sơ tài chính, đồng thời hạn chế quyền truy cập của một số thành viên. Trong khi đó, bạn có thể tạo trang SharePoint để cộng tác trên các tài liệu ít nhạy cảm hơn như chính sách, lịch trình và dữ liệu đào tạo.

Ngoài ra, bạn có thể đồng bộ OneDrive với SharePoint, giúp việc sử dụng cả công cụ và Microsoft Teams trở nên thuận tiện hơn nhằm cải thiện khả năng cộng tác trong nhóm.

Tóm lại, OneDrive phù hợp nhất cho mục đích sử dụng cá nhân, trong khi SharePoint phù hợp hơn cho hoạt động cộng tác nhóm lớn hơn.