Những nguyên nhân phổ biến gây lỗi workbook Excel

Bạn bị mất công việc trên Excel do file bị hỏng? Nắm được những lỗi khiến file Excel hỏng sẽ giúp bạn tránh điều đó xảy ra.

Tắt máy tính đột ngột

Máy tính có thể bị tắt đột ngột mà không có cảnh báo do bị quá nhiệt, lỗi phần cứng hay hết pin. Những workbook Excel đang mở trước giai đoạn này có thể bị hỏng.

Khi làm việc trên workbook Excel, máy tính cập nhật và lưu dữ liệu vào ổ cứng. Mất nguồn đột ngột có thể làm gián đoạn quá trình lưu file, dẫn tới tệp Excel không còn nguyên vẹn.

Cách phòng tránh:

• Tránh mở file Excel khi không cần thiết.
• Tạo thói quen lưu công việc thường xuyên và đóng các tab ngay khi hoàn tất nó.
• Đầu tư vào một bộ lưu điện.

Ổ cứng bị hỏng

Bạn đã từng bị rơi laptop và không thể mở lại một số file? Những tác động như thế khiến một số phần bị hư hại, ổ cứng là một trong số đó. Khi lưu một file vào ổ cứng bị hỏng, dữ liệu có thể bị mất hoặc không thể lưu được.

Cách phòng tránh:

Tìm hiểu các dấu hiệu ổ cứng bị hỏng, rồi thay thế nó ngay khi cần. Hiện có nhiều nguyên nhân gây lỗi ổ cứng, như tác động vật lý, vấn đề phần mềm, xung đột nguồn, quá nhiệt. Hãy dùng laptop theo đúng hướng dẫn để có thể sử dụng sản phẩm trong thời gian lâu nhất có thể.

Dung lượng file lớn

Các tệp Excel lớn dễ bị hỏng hơn vì chúng thường chứa nhiều công thức và liên kết. Có khả năng do một vài trong số rất nhiều công thức và liên kết công thức không chính xác hoặc liên kết bị hỏng gây lỗi toàn bộ tệp. Mở và tải những file này thường rất chậm. Nếu có gián đoạn trong quá trình lưu hoặc tải, file Excel đó có thể bị hỏng.

Cách phòng tránh:

• Tránh thêm những công thức hoặc link không cần thiết vào tệp Excel để giảm kích thước file.
• Chia nhỏ file để dễ dàng tải, lưu và quản lý.

Lỗi trong Excel

Giống như phần mềm khác, Excel không hoàn hảo. Mặc dù nhà phát triển Microsoft luôn cập nhật Excel và thêm các bản vá mới để xóa lỗi cùng các lỗ hổng khác, vẫn có khả năng chúng còn sót lại một chút. Những lỗi này ngăn file được lưu chính xác hoặc hiểu sai các chức năng nên dẫn tới lỗi file.

Cách phòng tránh:

• Cập nhật Excel ngay khi có phiên bản mới.
• Tránh dùng macro và add-in bên thứ ba bởi chúng có thể tạo ra lỗ hổng làm hỏng file.

Lỗi đồng bộ và server mạng

Nếu đang làm việc với một file Excel lưu trên network server, nguy cơ cao nó sẽ bị lỗi khi tốc độ Internet chậm hay phát sinh vấn đề về kết nối. Bởi chúng có thể làm gián đoạn quá trình lưu trữ dữ liệu.

Nếu nhiều người cố gắng truy cập và thực hiện thay đổi trên cùng một file Excel, nó có thể gây ra vấn đề về đồng bộ và ghi đè dữ liệu, dẫn tới hỏng file.

Cách phòng tránh:

Đảm bảo kết nối ổn định trước khi thực hiện thay đổi. Để tránh những lỗi như thế, hãy lưu file Excel vào máy tính trước khi tiến hành chỉnh sửa.

Trên đây là lí do và cách phòng tránh các nguyên nhân gây lỗi Excel thường gặp. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.