Những cách dùng Google Sheets để phân tích dữ liệu

Làm thế nào dùng Google Sheets để phân tích dữ liệu? Dưới đây là những công thức và kỹ thuật phân tích dữ liệu mà bạn có thể dùng trong Google Sheets.

Dùng biểu đồ và đồ thị

Cách tốt nhất để so sánh các con số là cho thấy mối quan hệ giữa chúng. Vì thế, nếu đang phải làm việc với các tập dữ liệu, Google Sheets cung cấp cho bạn các kiểu khác nhau, như biểu đồ đường, vùng, cột và hình tròn.

Nếu biết cách dùng các biểu đồ Google Sheets hiệu quả, bạn có thể tạo chúng dựa trên dữ liệu và thấy ngay xu hướng của dữ liệu. Ngoài ra, bạn có thẻ vẽ biểu đồ với hai trục y trong Google Sheets. Điều này cho phép bạn so sánh hai biến dựa trên giá trị khác. Sau đó, bạn có thể thấy mối quan hệ giữa chúng, ngay cả khi giá trị của chúng có các thang đo khác nhau.

Dùng sức mạnh của định dạng theo điều kiện

Thật dễ theo dõi dữ liệu và xu hướng khi thấy rõ sự thay đổi khác biệt trong tập dữ liệu của bạn. Đồ thị và biểu đồ là lựa chọn tốt nhất để theo dõi dữ liệu khi bạn đã thu thập được tất cả thông tin cần thiết. Thế nhưng nếu bạn đang làm việc với dữ liệu động thì sao?

Đây là nơi cần tới định dạng có điều kiện. Chúng không thay đổi dữ liệu nhưng thay đổi cách tạo kiểu ô dựa trên nội dung. Ví dụ, nếu đang dùng Google Sheets để theo dõi ngày hết hạn của một mục nào đó, bạn có thể dùng tính năng này để thay đổi màu ô sang đỏ nhạt và chọn font chữ in đậm với màu trắng cho tên của mục đó.

Bằng cách này, bạn sẽ ngay lập tức thấy dữ liệu cần chú ý mà không cần đi qua từng mục trong tập dữ liệu. Google Sheets có một số mẫu định dạng theo điều kiện Single color và Color scale, vì thế, bạn có thể nhanh chóng bắt đầu sử dụng tính năng này.

Thế nhưng điều khiến tính năng này trở thành công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ là khả năng chấp nhận công thức tùy biến. Miễn là nghĩ ra logic đằng sau dữ liệu muốn phân tích, bạn có thể dùng định dạng theo điều kiện trong Google Sheets để hiểu rõ hơn thông tin được đưa ra.

Tận dụng bộ lọc

Khi tìm kiếm thông tin cụ thể trong các điểm dữ liệu, bạn có thể dùng hàm SORT trong Google Sheets để phân loại và khiến chúng dễ tìm thấy hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn phải tự tay tìm thông tin cần thiết.

Do đó, thay vì lướt qua hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng, bạn nên dùng Filter trong Google Sheets. Hàm này cung cấp nhiều kết quả phù hợp với dữ liệu bạn đang kiếm tìm. Bằng cách này, bạn chỉ cần dùng một hàm đơn lẻ để có tất cả kết quả phù hợp trong một phần riêng của bảng tính.

Hơn nữa, bạn dễ dàng tạo một bộ lọc nếu đã có tập dữ liệu lớn. Chỉ cần click chuột phải vào ô bất kỳ trong hàng tiêu đề và chọn Create a filter. Một mũi tên trỏ xuống sau đó sẽ xuất hiện ở bên phải của từng ô - click vào nó để thấy các cách mà bạn có thể lọc & phân loại tập dữ liệu thật nhanh, khiến nó dễ dàng hơn trong việc phân tích dữ liệu.

Nhiều cách dùng hàm SUM trong Google Sheets

Bạn có thể dùng Google Sheets để thực hiện những phép tính cộng cơ bản. Thế nhưng, bạn đã biết hàm SUM có thể làm nhiều việc hơn thế. Bạn có thể thêm số, ô, thậm chí cả ma trận bằng hàm SUM trên Google Sheets. Dưới đây là một số ví dụ:

• SUM: Cộng số hoặc ô.
• SUMIF: Thêm ô dựa trên nhóm điều kiện trong công thức.
• SUMSQ: Cộng bình phương của các giá trị được chọn.
• SUMIFS: Cộng ô dựa trên nhiều tiêu chí được nêu trong công thức.
• SUMXMY2: Trừ giá trị của các ô liền kề trên hai mảng khác nhau, bình phương chúng rồi cộng tất cả các giá trị được tính toán lại với nhau.

Ngoài ra, Google Sheets còn cung cấp các hàm tính tổng nâng cao được dùng cho việc thống kê, tính trung bình và các kiểu phân tích dữ liệu khác. Dùng những công thức này có nghĩa bạn không còn phải tự tay tính giá trị nên tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Học cách dùng COUNT, COUNTIF và các hàm COUNT khác

Ngoài việc chỉ xem xét dữ liệu, hãy đếm xem bạn có bao nhiêu điểm dữ liệu có giá trị trong phân tích dữ liệu. Nếu biết cách sử dụng COUNT và COUNTIF trong Google Sheets, bạn có thể xác định số lượng mục nhập trong một mảng hoặc số lượng mục nhập nằm trong các tham số bạn đặt trong COUNTIF.

Ngoài hai hàm COUNT thông dụng, Google Sheets cũng cung cấp thêm:

• COUNT: Đếm số ô chứa giá trị số.
• COUNTA: Đếm số ô chứa các giá trị.
• COUNTIF: Đếm số ô chứa nhóm giá trị trong công thức.
• COUNTIFS: Đếm số ô chứa giá trị dựa trên tiêu chí được xác định trong công thức.
• COUNTBLANK: Đếm số ô trống trong lựa chọn.
• COUNTUNIQUE: Đếm số các giá trị duy nhất trong ô lựa chọn.
• COUNTUNIQUEIFS: Đếm số lượng giá trị duy nhất dựa trên tiêu chí được đặt trong công thức ở các ô đã chọn.

Trên đây là một số cách dùng Google Sheets để phân tích dữ liệu. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.