Bạn muốn in văn bản, dữ liệu trong Microsoft Excel. Không đơn giản như Word hay PDF đâu nhé! Hãy đọc bài sau!

Trong bài viết dưới đây, Quản Trị Mạng sẽ hướng dẫn các bạn cách in bảng tính trong Microsoft Excel. Để in Excel, tất nhiên chúng ta sẽ cần có 1 chiếc máy in đang hoạt động bình thường, hãy kết nối với máy tính và thực hiện theo các bước dưới đây.

• Đây là những hàm cơ bản nhất trong Excel mà bạn cần nắm rõ

Cài đặt trang in Excel:

Thao tác này bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in. Cụ thể như sau:

1. Thay đổi tùy chọn thiết lập trang:

• Từ menu File > Print > Page Setup như hình dưới:

• Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chúng ta có thể thấy có nhiều tùy chọn tương ứng với mỗi tab. Chọn Page:

• Thiết lập định hướng trang in: trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang)
• Thiết lập kích thước trang in:trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước).
• Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang.

Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in:

2. Căn lề trang in:

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang.

Để thay đổi lề trang:

• Trong Page Setup, chọn tab Margins

• Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập.
• Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang.
• Kích OK.

Chú ý là tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất.

3. Thiết lập Header/Footer:

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in.

Thay đổi tiêu đề trang và chân trang:

• Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup

• Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách, chỉ việc lựa chọn kiểu đặt header phù hợp:

• Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer):

• Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer.
• Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer.
• Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header hoặc footer.

• Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:

• Kích OK sau khi kết thúc.
• Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup.
• Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup.

4. Excel Printing – Thiết lập bảng tính:

Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận.

Thay đổi các tùy chọn trang tính:

• Từ menu File, chọn Page Setup.
• Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet

• Thay đổi các tính năng sau:

• Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này):

• Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút:

Thay đổi cài đặt in trong Excel:

• Từ menu File, chọn Print hoặc bấm phím tắt Ctrl + P.
• Hộp thoại Print hiển thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau:

• Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng.
• Trong phần Page range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in vào From và kết thúc vào To.
• Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, Phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ sổ làm việc.
• Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra.
• Kích vào nút Properties để hiển thị hộp thoại Properties.
• Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in.
• Kích OK để đóng hộp thoại.
• Kích tiếp OK để bắt đầu in worksheet.

Chú ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in. Chúc các bạn thành công!