MS Access 2003 - Bài 38: Sử dụng tính năng AutoCorrect

Quản Trị Mạng - Nếu bạn là một người sử dụng Word (bộ xử lý từ phổ biến của Microsoft) bạn có thể rất quen thuộc với tính năng AutoCorrect. Công cụ này cũng thích nghi với Access để trợ giúp bạn thực hiện hiệu quả hơn trong việc nhập dữ liệu.

Mục đích của AutoCorrect là tự động thay thế những gì bạn nhập vào. Điều này nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng nó thực sự là một lợi ích. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên bị lỗi chính tả khi nhập dữ liệu, bạn có thể tác động Access để nhận ra từ đó và thay thế nó bằng một từ thích hợp. Tương tự, bạn có thể xác định đoạn mã ngắn mà có thể tự thay thế cho các từ hoặc các cụm từ dài.

Sử dụng AutoCorrect có lẽ là tính năng trợ giúp mạnh mẽ khi nhập dữ liệu. Ví dụ: khi bạn nhập từ Amalgamated Widgets Worldwide, bạn có thể định nghĩa cụm từ đó trong AutoCorrect là aww để khi nhập từ đó, nó sẽ tự động thay thế thành Amalgamate Widgets Wordwide.

Thêm các mục từ

Để thêm thông tin vào AutoCorrect, chọn AutoCoreect từ thực đơn Tools. Access hiển thị hộp thoại AutoCorrect như hình 1.

Hình 1: Hộp thoại AutoCorrect

Ở phía trên hộp thoại AutoCorrect bạn có thể điều khiển một số thay đổi tự động.Gần phía dưới hộp thoại là danh sách mục từ của AutoCorrect. Mỗi mục từ được tạo bởi 2 phần: phần phía bên trái (Replace) là phần nhập mã từ tắt cho từ hay cụm từ dài ở phần phía bên phải, phần bên phải (With) thì bạn nhập từ hay cụm từ muốn được tự động hiện ra khi gõ mã từ tắt.

Ví dụ: khi bản phải nhập cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide nhiều. Để không mất thời gian, bạn làm như sau: Ở phần Replace, bạn nhập mã từ tắt là aww, còn ở phần With, bạn nhập Amalgamated Widgets Worldwide, sau đó kích vào nút Add để thêm vào danh sách các mục từ AutoCorrect. Bây giờ, bạn chỉ cần nhập mã từ aww, ngay lập tức nó sẽ tự động đổi thành cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide.

Như vậy, để thêm các mục từ tùy thích, bạn thực hiện bằng cách sử dụng hộp Replace và With. Tất cả bạn cần làm là nhập vào hộp Replace và nhập vào hộp With từ mà bạn muốn nó được thay (làm tương tự như ví dụ với cụm từ Amalgamated Widgets Worldwide).

Loại bỏ mục từ

Chỉ khi bạn thêm các mục từ vào danh sách AutoCorrect, bạn cũng có thê xóa chúng. Để làm điều này, chỉ cần chọn mục từ trong hộp thoại AutoCorrect (hình 1) và kích chuột vào nút Delete. Access sẽ bỏ mục từ từ danh sách và không còn tự động thay đổi từ đã được sử dụng.

Bạn nên chú ý rằng Access không đòi hỏi xác minh sự xóa bỏ; nó chỉ thực hiện xóa. Tuy nhiên, các thông tin đã xóa vẫn còn trong hộp Replace và With sau khi xóa. Điều này có nghĩa nếu bạn nhận ra mục từ được xóa mà không muốn xóa, ngay lập tức bạn có thể kích chuột vào nút Add để nhập lại mục từ trong danh sách AutoCorrect.