Máy hủy tài liệu là gì? Mua loại nào tốt nhất hiện nay?

Trong bài viết này, Quản Trị Mạng sẽ giới thiệu đến bạn những điều cần biết về máy hủy tài liệu và cách để chọn mua thiết bị này một cách thật hiệu quả, tiết kiệm chi phí nhé!

Máy hủy tài liệu (hay máy hủy giấy) là một trong những thiết bị máy văn phòng không thể thiếu tại các cơ quan, doanh nghiệp. Vậy loại máy này hoạt động thế nào, có những loại nào, công dụng ra sao, loại nào tốt nhất, khi sử dụng máy cần lưu ý những gì, cùng tìm hiểu ngay thôi!

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu là thiết bị được trang bị hệ thống các lưỡi dao cắt, giúp cắt giấy tờ, tài liệu thải loại thành những sợi dài hay mảnh vụn nhỏ để người khác không thể đọc được thông tin trên tài liệu, giúp bảo mật thông tin quan trọng, các bí mật kinh doanh... cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp một cách an toàn, hiệu quả.

Máy hủy tài liệu giúp hủy giấy tờ, tài liệu trong văn phòng thành các sợi, mảnh vụn nhỏ.

Máy hủy tài liệu có những loại nào?

Hầu hết các loại máy hủy tài liệu văn phòng trên thị trường hiện nay đều hoạt động hoàn toàn tự động, người dùng chỉ cần cho giấy vào cửa đặt giấy là máy sẽ tự cuốn giấy xuống và hủy giấy.

Ngoài ra, cũng có một số mẫu máy hủy giấy bằng tay yêu cầu người dùng phải dùng tay để quay một cần gạt trên nắp máy, từ đó tạo lực giúp giấy tờ được cuốn xuống và cắt nhỏ ra. Loại này khi dùng thì tốn sức, tốn thời gian, chỉ hiệu quả hơn so với cách cắt bằng kéo hoặc xé giấy một chút, nên cũng không được sử dụng nhiều.

Với dòng máy hủy tài liệu tự động, người ta thường phân loại máy dựa trên 2 yếu tố chính là kiểu hủy giấy và công suất của máy:

• Dựa vào kiểu hủy giấy, sẽ có 3 loại máy là máy hủy sợi (cắt giấy thành sợi dài), máy hủy vụn (cắt giấy thành những mảnh nhỏ) và máy hủy siêu vụn (cắt giấy thành mảnh siêu nhỏ). Trong đó, máy hủy siêu vụn có khả năng bảo mật thông tin tốt nhất, tiếp theo là máy hủy vụn và cuối cùng là máy hủy sợi.
• Dựa vào công suất hủy tài liệu, sẽ có 2 loại là máy hủy tài liệu mini (công suất nhỏ, hủy được ít giấy mỗi lần) và máy hủy tài liệu công nghiệp (công suất lớn, hủy được nhiều giấy mỗi lần, thậm chí có thể hủy giấy liên tục 24/24 tiếng). Trong đó, máy hủy tài liệu công nghiệp phù hợp sử dụng khi cần hủy lượng tài liệu lớn và liên tục; máy hủy tài liệu mini phù hợp cho các văn phòng vừa và nhỏ, có lượng giấy thải loại không nhiều.

Máy hủy tài liệu giúp bảo mật các thông tin bí mật, quan trọng, nhạt cảm hiệu quả.

Máy hủy tài liệu có đặc điểm gì, được ứng dụng thế nào trong cuộc sống?

So với cách hủy giấy, hủy tài liệu thủ công thì máy hủy giấy, hủy tài liệu tự động có những ưu điểm vượt trội như sau:

• Có khả năng cắt nhỏ mỗi trang tài liệu thành nhiều sợi hay mảnh vụn nên giúp bảo mật thông tin tốt hơn.
• Ngoài giấy thì còn có khả năng hủy ghim, thẻ nhựa, CD...
• Hoạt động hoàn toàn tự động, tiết kiệm thời gian và sức lực.
• Cách sử dụng đơn giản với hệ thống điều khiển trực quan, dễ hiểu, rõ ràng.
• Dễ dàng di chuyển tới các vị trí khác nhau trong văn phòng với hệ thống bánh xe dưới đế máy.
• Có nhiều tiện ích như chống kẹt giấy, tự ngắt, báo hiệu khi đầy giấy...

Với những đặc điểm như trên, máy hủy tài liệu giờ đây đã trở thành một thiết bị không thể thiếu trong các cơ quan, doanh nghiệp, giúp các tài liệu thải loại được hủy thành dạng không còn hoàn chỉnh nhằm bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên, khách hàng, thông tin kinh doanh, thông tin công việc... một cách hiệu quả, tiện lợi, dễ dàng. Ngoài ra, việc hủy tài liệu ngay sau khi thải loại cũng giúp không gian văn phòng trở nên gọn gàng, thoáng đãng, đồng thời giúp lượng giấy tờ không còn sử dụng đến này được vận chuyển tới các điểm tái chế dễ dàng hơn.

Máy hủy tài liệu được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Mua máy hủy tài liệu loại nào tốt, giá hợp lý?

Trên thị trường hiện nay có rất đa dạng các loại máy hủy tài liệu với nhiều kiểu dáng, mẫu mã, tính năng, công suất... khác nhau, nên để lựa chọn được một thiết bị tốt, bạn cần lưu ý:

• Chọn máy có kiểu hủy giấy, các thông số kỹ thuật đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng thực tế.
• Chọn máy từ các thương hiệu uy tín để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất, bền bỉ nhất. Một số thương hiệu để bạn tham khảo như: Silicon, GBC, Bosser, Nikatei, Bonsaii...

Xem chi tiết: Những lưu ý khi chọn mua máy hủy tài liệu và báo giá máy hủy tài liệu mới nhất hiện nay

Sau đây là một số mẫu máy hủy giấy, máy hủy tài liệu được nhiều cơ quan, văn phòng ưa chuộng sử dụng hiện nay để bạn tham khảo:

Cần ăn mặc gọn gàng khi vận hành máy hủy tài liệu để tránh các sự cố đáng tiếc.

Sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách như thế nào?

Trong quá trình sử dụng máy hủy giấy, máy hủy tài liệu, bạn cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo máy luôn vận hành trơn tru, bền bỉ và an toàn:

• Đọc kỹ và sử dụng theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Đặt máy ở các vị trí bằng phẳng, khô thoáng, cách tường và các thiết bị điện tử khác ít nhất 10 - 15cm, tránh tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời, nước mưa, nguồn nhiệt, nguồn ẩm cao và các chất dễ gây cháy, nổ.
• Trước khi sử dụng cần phân loại tài liệu, cho tài liệu làm từ những chất liệu khác nhau vào đúng ngăn hủy chuyên dụng cũng như tránh cho vào máy những chất liệu máy không hủy được.
• Trước và sau khi sử dụng máy cần vệ sinh kỹ lưỡi dao cắt để tránh còn sót những vật cản có thể làm hỏng lưỡi dao hoặc lưỡi dao bị cùn do bụi hay vụn giấy bám vào khiến việc cắt, hủy tài liệu không hiệu quả.
• Cần vệ sinh máy thường xuyên, tra dầu bôi trơn cho trục cuốn định kỳ để máy hoạt động bền bỉ, hiệu quả, kéo dài tuổi thọ.
• Trong khi sử dụng máy không nên đeo cà vạt, khăn, các phụ kiện rườm rà, nên mặc quần áo gọn gàng, buộc gọn tóc... và không đặt tay gần vị trí lưỡi dao cắt để tránh bị máy cuốn vào.

Hy vọng những thông tin trên đây đã giúp bạn hiểu hơn về máy hủy tài liệu cũng như có thể dễ dàng chọn được sản phẩm phù hợp, đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng và mức ngân sách của mình!

Tham khảo thêm:

• Giải đáp những câu hỏi thường gặp về máy in kim
• [Review] Máy in Canon Laser Shot LBP 2900 có thực sự tốt không?
• 5 Lý do nên sử dụng màn chiếu điện treo tường