Khắc phục những vấn đề thường gặp khi không gửi được email

Khi gặp tình trạng lỗi email khi gửi đi, bạn nên đọc kĩ chi tiết các thông báo lỗi kèm theo trong email để tìm hướng giải quyết. Bài viết sau sẽ giúp các bạn khắc phục một số lỗi thường gặp nhất.

1. Sai địa chỉ email

Có thể nói đây là lỗi phổ biến nhất hiện nay. Một địa chỉ email thường gồm hai phần: username (tên người dùng) nằm trước kí tự @ và phần domain (tên miền) sau kí tự @. Do đó nếu bạn gửi email đến một địa chỉ không có thật ngay lập tức sẽ gặp email trả về với thông báo đại loại như the username doesnot exist on this system (tên người dùng sai) hay DNS Error:domain name for found (tên miền sai).Bên cạnh đó đa phần người dùng thường nhầm lẫn hai địa chỉ @yahoo.com và @yahoo.com.vn, @hotmail.com và @hotmail.com.vn; hoặc kí tự l, 1 và I.

2. Hộp thư người nhận đã đầy

Một nguyên nhân khác có thể do hộp thư của người nhận đã đầy với thông báo lỗi thường là mailbox is full hoặc quota has been exceeded. Nếu gửi email đính kèm tập tin mà gặp trường hợp trên bạn nên thử gửi lại email không đính kèm tập tin báo cho người nhận biết tình trạng. Nếu không được bạn không thể làm gì khác ngoài việc gọi điện hoặc sử dụng một biện pháp khác để cho người nhận biết về tình trạng hộp thư của họ.

3. Địa chỉ IP của bạn đã bị khóa

Chẳng hạn gặp thông báo dưới đây khi gửi thư trong Gmail:

554 554 5.7.1 Service unavailable;
Client host [74.125.82.47] blocked using dnsbl.sorbs.net;
Currently Sending Spam See: http://www.sorbs.net/lookup.shtml?74.125.82.47 (state 14).

Việc chặn IP là một trong những cách tốt nhất để ngăn chặn thư rác, tuy nhiên nếu chẳng may IP của bạn cũng nằm trong danh sách này vì nhiều lý do khác nhau thì thật là oan uổng. Trong trường hợp này, hãy gửi lại email và dùng một địa chỉ IP khác. Bạn có thể kiểm tra xem địa chỉ IP của mình có trong danh sách đen bằng việc ghé thăm website http://www.aboutmyip.com/AboutMyXApp/BlackListCheck.jsp hay http://multirbl.valli.org. Nếu thấy xuất hiện từ FAILED kế bên máy chủ nào đó đồng nghĩa tất cả IP sử dụng máy chủ này đều bị chặn. Việc đổi một địa điểm truy cập khác có thể khắc phục tình trạng này. Bên cạnh đó bạn nên cài đặt một trình diệt virus vì đơn giản nếu máy bạn đã nhiễm virus rất có thể nó sẽ trở thành một công cụ phát tán thư rác hay mã độc cho kẻ xấu và sẽ bị các máy chủ chặn.

4. Lỗi kết nối mạng

Đôi khi máy chủ mail bị lỗi, đã xảy ra trên máy chủ WHM/cPanel và Plesk. Cách khắc phục rất đơn giản, chỉ cần khởi động lại máy chủ từ Control Panel.

Khi không thể gửi email, ứng dụng mail của bạn sẽ trả lại thông báo lỗi kết nối như sau:

Manh mối để giải quyết vấn đề là ở trong thông báo lỗi “mail2.rackaid.com is unknown”. Đây có thể là sự cố mạng chung và bạn có thể thử lại sau vài phút. Nếu vấn đề vẫn tiếp tục diễn ra, có thể bạn gặp phải sự cố DNS. Nếu DNS không hoạt động, bạn không thể phân giải tên miền.

Xem thêm: Một số thủ thuật khắc phục sự cố kết nối internet

5. ISP chặn cổng 25

Đây là vấn đề thường gặp vì nhiều nhà cung cấp dịch vụ buộc bạn phải sử dụng máy chủ SMTP của họ thậm chí khi bạn đã có máy chủ của riêng mình. Bạn có thể kiểm tra xem cổng 25 có bị chặn hay không bằng cách sử dụng ứng dụng Telnet để kết nối với cổng 25.

Ví dụ:

Nếu sử dụng SSH để kết nối với máy chủ để kiểm tra cổng.

Nếu bạn thấy TMP thì có nghĩa là nhà cung cấp dịch vụ mạng (ISP) (hoặc tường lửa) đang chặn kết nối. Mẹo để khắc phục vấn đề này là sử dụng cổng 587. Nhiều ISP không chặn cổng này:

Nếu vẫn không thành công, hãy gọi cho nhà cung cấp mạng của bạn.

Để tham khảo, dưới đây là các cổng email chính cần lưu ý:

• IMAP 443
• IMAP over SSL 993
• POP3 110
• POP3 over SSL 995
• SMTP 25
• SMTP over SSL 465
• SMTP Submission Port 587

6. Xác thực SMTP

Hầu hết máy chủ SMTP yêu cầu tên người dùng và đăng nhập hợp lệ để gửi email. Nếu cài đặt xác thực SMTP của bạn không chính xác, bạn sẽ không thể gửi email.

Nếu gặp lỗi Relay denied nhưng mật khẩu điền đúng thì có thể bạn đang gặp phải vấn đề xác thực SMTP không chính xác. Hãy kiểm tra lại xác thực SMTP.

Bảo mật xác thực mật khẩu và bảo mật mạng là hai cài đặt khác nhau, yêu cầu cả hai đều phải chính xác. Sau khi đặt lại mật khẩu mà vẫn không thể gửi email, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phương thức xác thực hợp lệ. Hầu hết các ứng dụng email hỗ trợ nhiều phương thức xác thực khác nhau như:

• Mật khẩu thông thường hoặc mật khẩu thuần túy
• Mật khẩu được mã hóa
• Kerberos

Hầu hết các hệ thống đều hỗ trợ mật khẩu bình thường/đơn giản cũng như mật khẩu được mã hóa. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ thấy lỗi về “phương pháp xác thực” nếu có vấn đề xảy ra.

Mã hóa mật khẩu và cài đặt SSL thường bị nhầm lẫn. SSL mã hóa kết nối mạng trong khi mã hóa mật khẩu nhằm mục đích tránh gửi mật khẩu của bạn ở dạng văn bản thuần túy. Nếu đang sử dụng mã hóa SSL, bạn không cần sử dụng mã hóa mật khẩu.

7. Cài đặt kết nối SSL

Để bảo mật, nhiều nhà cung cấp dịch vụ email yêu cầu bạn kết nối với SMTP qua kết nối an toàn. SMTPS hoặc SMTP an toàn sử dụng SSL để bảo đảm kết nối mạng giữa ứng dụng email và máy chủ của bạn. Bạn nên thiết lập tất cả các liên lạc qua email được gửi qua SMTPS.

Trong MS Outlook, bạn chọn tùy chọn "this server requires a secure connection". Và trong các ứng dụng email khác cũng có tùy chọn tương tự.

Ngoài việc thực hiện cài đặt này, một số máy chủ có thể yêu cầu bạn kết nối trên cổng 465 thay vì cổng 25. Cổng 465 được dành riêng cho kết nối SMTP qua SSL. Nếu cổng 25 và cổng 465 không sử dụng được, hãy thử cổng 587, đây là cổng gửi mail.

8. Khi không gặp bất cứ thông báo lỗi nào

Đây là nguyên nhân khó xử lý nhất. Bạn đã xác nhận địa chỉ email mình đã gửi là chính xác, rất có thể một số quy định chống thư rác được thực hiện bởi người quản trị máy chủ đã lọc email của bạn vào danh sách này. Điều này có thể dựa trên IP (như trên) hoặc dựa trên một số nội dung trong email của bạn như một số hình ảnh, số điện thoại, hoặc văn bản khác. Thật không may điều này không để lại thông báo lỗi khi bạn gửi email. Do đó bạn có thể tạm thời dùng một địa chỉ email khác để gửi. Nếu hộp thư đang sử dụng cực kì quan trọng đối với bạn hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mail như Google, Yahoo để khắc phục.

Nếu sử dụng các email được cung cấp sẵn từ các nhà cung cấp dịch vụ Internet, hãy liên hệ dịch vụ hỗ trợ khách hàng của họ. Họ có thể sẽ yêu cầu một mẫu các email bạn đang cố gắng gửi cùng với những thông báo lỗi hoặc mã số mà bạn đã nhận được. Hãy chắc chắn cung cấp cho họ bất cứ điều gì họ cần để giúp giải quyết triệt để tình trạng của bạn.

Xem thêm:

• Tìm hiểu về cách thức hoạt động của email
• 25 lỗi thường mắc phải nhất đối với bảo mật email
• Giới thiệu về công nghệ Email