Cách hiển thị giờ làm việc của bạn cho người khác trong Outlook

Còn điều gì tệ hơn là không thể họp với ai đó khi cần chứ? Nhận được yêu cầu họp trong thời gian không làm việc là điều không thể, nhưng bạn có thể thiết lập Outlook để ít nhất mọi người cũng biết được giờ làm việc của bạn.

Khi tạo một yêu cầu họp trong Outlook, hãy truy cập phần Meeting > Scheduling Assistant sẽ giúp thấy thời gian mà bạn và người nhận yêu cầu cuộc họp đều rảnh.

Tuy nhiên, khi mở Scheduling Assistant, số giờ hiển thị cho mỗi ngày sẽ không bắt đầu từ 00h00 đến 24h00 như bình thường, mà chỉ từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều.

Đây là ngày làm việc mặc định của Outlook, nhưng người dùng có thể thay đổi thành bất kỳ giờ nào mình muốn. Bấm vào File > Options > Calendar và tìm phần “Work Time”. Người dùng có thể thay đổi giờ làm việc của mình ở đây.

Ví dụ, bạn muốn thay đổi giờ làm việc của mình từ 10 giờ sáng đến 4 giờ chiều và sau đó nhấp vào OK. Nếu mở một yêu cầu họp mới và nhấp vào Scheduling Assistant, giờ làm việc đã thay đổi để phản ánh giờ mới.

Outlook sẽ hiển thị những giờ này cho bất kỳ ai có quyền truy cập vào lịch của bạn khi muốn đặt cuộc họp với bạn.

Bây giờ, người dùng có thể làm việc từ xa và thiết lập giờ giấc của riêng mình. Giả sử, bạn cần có mặt vào buổi chiều để họp với các đồng nghiệp, nhưng thích bắt đầu muộn hơn, hãy thay đổi giờ làm việc thành 12 giờ trưa đến 8 giờ tối. Khi tạo một yêu cầu họp và thêm một đồng nghiệp, Outlook sẽ hiển thị giờ làm việc của bạn là 12 giờ trưa đến 8 giờ tối và bất kỳ giờ nào người đồng nghiệp đó không làm việc trong khoảng thời gian này sẽ hiển thị dưới dạng một thanh màu xám nhạt.

Khi ai đó cố gắng đặt một cuộc họp với bạn, tất cả các giờ trước 12 trưa cũng sẽ hiển thị bằng một thanh màu xám nhạt.

Người dùng cũng có thể cài đặt ngày làm việc của mình. Vì vậy nếu bạn làm việc bán thời gian hoặc làm vào cuối tuần, bạn có thể thay đổi điều này trong File > Options > Calendar > Work Week.

Ví dụ, ta sẽ thay đổi để cho thấy rằng thứ sáu không phải là một ngày làm việc. Khi tạo một yêu cầu họp mới, phần Scheduling Assistant sẽ hiển thị cả ngày dưới dạng một thanh màu xám nhạt, biểu thị rằng bạn không rảnh vào khoảng thời gian này.

Người dùng có thể cần giải thích cho các đồng nghiệp của mình về ý nghĩa của các thanh màu xám, cũng như khuyến khích họ đặt ngày và giờ làm việc của riêng mình vào Outlook.

Chúc bạn thực hiện thay đổi thành công!

Xem thêm:

• Quản lý mail Outlook hiệu quả hơn với Xobni Plus
• Bổ sung múi giờ trong Outlook Calendar
• Hướng dẫn đổi tên hiển thị trong Outlook