Cách tạo danh sách sổ xuống (drop list) trên Excel 2016

Danh sách sổ xuống xuống hạn chế số mục cho một trường đầu vào, tránh lỗi chính tả. Excel cung cấp các tính năng tạo danh sách thả xuống linh hoạt, do đó nó thích hợp cho các biểu mẫu hoặc thu thập dữ liệu, giúp người đọc dễ dàng chọn các mục trong danh sách sổ xuống.

Sử dụng danh sách sổ xuống trong một ô khi có các tùy chọn cụ thể cho ô đó. Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách sổ xuống có chứa các tùy chọn như Nam và Nữ, Có và Không, v.v… Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo danh sách sổ xuống trong bảng tính Excel 2016.

Cách tạo danh sách sổ xuống trong Excel

Đây là các bước để tạo danh sách sổ xuống trong Excel:

Bước 1: Tạo một vùng dữ liệu (Range) và đặt tên cho vùng dữ liệu đó: Bước này rất cần thiết để tạo danh sách sử dụng cho danh sách sổ xuống.

Bước 2: Kiểm soát dữ liệu nhập với Data Validation: Tính năng Data Validation hiển thị danh sách các lựa chọn sổ xuống hoặc giới hạn kiểu dữ liệu.

Bước 3: Thêm vùng dữ liệu đã được đặt tên vào Data Validation: Cuối cùng, thêm vùng dữ liệu vào Data Validation và xác định nguồn cho danh sách sổ xuống.

Bước 4: Thiết lập thông báo nhập cho Data Validation (tùy chọn): Bước này sẽ thêm một thông báo hướng dẫn người dùng sử dụng bảng tính.

Bây giờ, hãy đi vào chi tiết từng bước để tạo một danh sách sổ xuống trong Excel.

1. Tạo một vùng dữ liệu

Cách để thêm một danh sách các mục vào một danh sách sổ xuống sử dụng Data Validation là tạo một danh sách trong bảng tính và đặt tên cho dải ô chứa danh sách đó. Danh sách này có thể ở cùng trong một trang bảng tính hoặc khác trang bảng tính với danh sách sổ xuống. Việc đặt tiên cho dải ô trong danh sách sổ xuống sẽ dễ cho người dùng theo dõi.

Trong bài này, chúng ta sẽ tạo một danh sách sổ xuống có chứa một số loại thức ăn khác nhau trên Sheet 2. Nhập mỗi mục trong một ô riêng biệt hoặc trong một cột hoặc một hàng, sau đó chọn các mục, đặt tên cho dải ô đã chọn trong Name Box và nhấn Enter.

• Nhập dữ liệu Excel nhanh hơn

2. Kiểm soát dữ liệu nhập với Data Validation

Đến trang bảng tính có chứa danh sách sổ xuống, click vào tab Data và sau đó nhấp vào Data Validation trong phần Data Tools.

3. Thêm vùng dữ liệu đã được đặt tên vào Data Validation

Trong tab Settings trong hộp thoại Data Validation, chọn List từ danh sách sổ xuống Allow. Chúng ta sẽ sử dụng tên của dải ô đã đặt tên ở bước trước, gõ dòng sau vào ô Source.

=Food

Thay thế "Food" bằng tên dữ liệu của bạn, sau đó nhấp OK.

Ignore blank được chọn theo mặc định, nó cho phép chọn ô và sau đó bỏ chọn ô mà không cần chọn một mục. Nếu muốn chọn một tùy chọn trong danh sách sổ xuống, bỏ chọn Ignore blank.

4. Thiết lập thông báo nhập dữ liệu cho Data Validation

Nếu muốn tạo một thông báo hiển thị khi chọn một ô trong danh sách sổ xuống, nhấp vào tab Input Message, chọn hộp Show input message when the cell is selected và điền vào hộp Title và Input message. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tab Error Alert để thêm một thông báo hiển thị khi nhập không hợp lệ trong danh sách sổ xuống (ví dụ, nếu ai đó gõ vào ô thay vì chọn tùy chọn). Chọn Show Error alert after invalid data is entered, sau đó chọn Style và điền vào hộp Title và Error message, nhấn OK.

Mũi tên chỉ xuất hiện khi chọn ô chứa danh sách sổ xuống và nằm bên phải ô. Nếu danh sách sổ xuống chứa nhiều hơn tám mục, bạn sẽ thấy thanh cuộn trong danh sách sổ xuống khi nhấp vào mũi tên.

Cách thiết lập danh sách sổ xuống nâng cao

Chỉnh sửa hoặc xóa một vùng dữ liệu

Để chỉnh sửa hoặc xóa một dải ô được đặt tên, sử dụng Name Manager, nhấp vào tab Formulas và sau đó chọn Name Manager trong phần Defined Names.

Để thay tên dải ô trong hộp thoại Name Manager, chọn Name trong danh sách và nhấp vào nút dải ô ở cuối hộp thoại. Sau đó, chọn dải ô và nhấp vào nút dải ô một lần nữa trong bản thu nhỏ của hộp thoại Name Manager. Tiếp theo, nhấp vào nút checkmark màu xanh lá cây để lưu dải ô mới với tên đã được chọn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thay tên bằng cách chọn nó trong danh sách, nhấp vào Edit, thay đổi tên trong hộp thoại Edit Name và nhấp OK hoặc thay đổi dải ô trên hộp thoại Edit Name. Để xóa tên, chọn Name trong danh sách và nhấp Delete.

Tạo một danh sách sổ xuống phụ thuộc

Danh sách sổ xuống phụ thuộc là danh sách có các lựa chọn thay đổi theo tùy chọn trong danh sách sổ xuống chính. Ví dụ, khi chọn Pizza trong danh sách sổ xuống trên, danh sách sổ xuống phụ thuộc thứ hai sẽ chứa các loại bánh pizza. Nếu chọn Chinese, các tùy chọn trong danh sách sổ xuống phụ thuộc sẽ chứa các loại món ăn Trung Quốc khác nhau.

Trước khi bắt đầu, hãy quay lại danh sách sổ xuống đã tạo trước đó và tạo danh sách sổ xuống chính Favorit Food nếu chưa có. Bây giờ chúng ta sẽ tạo thêm ba danh sách nữa và đặt tên cho chúng. Nhập danh sách cho mỗi tuỳ chọn trong danh sách sổ xuống chính, sau đó đặt tên cho danh sách đó trong Name Box và nhấn Enter. Thực hiện tương tự cho các danh sách còn lại.

Tên của các danh sách khác phải phù hợp với các tùy chọn trong danh sách sổ xuống chính. Ví dụ, danh sách chứa các loại cookie sẽ được đặt tên là Cookies. Hai danh sách khác trong hộp màu đỏ như hình ảnh bên dưới được đặt tên là Pizza và Chinese.

Trước khi tạo danh sách sổ xuống phụ thuộc, chọn một mục trong danh sách sổ xuống chính. Sau đó, chọn ô muốn thêm danh sách sổ xuống phụ thuộc.

Nhấp vào tab Data và sau đó click vào Data Validation trong phần Data Tools. Chọn List trong danh sách sổ xuống Allow. Nhập văn bản sau vào hộp Source, thay thế "$B$2" bằng tham chiếu đến ô có chứa danh sách sổ xuống chính của bạn, nhưng nhớ giữ các ký hiệu đô la trong tham chiếu ô, đây là tham chiếu tuyệt đối đến ô đó và sẽ không thay đổi ngay cả khi sao chép hoặc di chuyển công thức tham chiếu đến ô đó.

• Đây là những hàm cơ bản nhất trong Excel mà bạn cần nắm rõ

=INDIRECT($B$2)

Hàm INDIRECT trả về tham chiếu được chỉ định một chuỗi văn bản, trong trường hợp này là văn bản từ tùy chọn được chọn trong danh sách sổ xuống chính trong ô B2. Ví dụ, nếu chọn Chinese từ danh sách sổ xuống chính, =INDIRECT($B$2) sẽ trả về tham chiếu Chinese. Do đó, danh sách sổ xuống thứ hai chứa các mục Chinese. Sau đó, nhấn OK.

Danh sách trong danh sách sổ xuống Favorite Dish trong ví dụ dưới đây thay đổi tùy thuộc vào lựa chọn trong danh sách thả xuống Favorite Food chính.

Sao chép và dán danh sách sổ xuống

Để sao chép danh sách sổ xuống với kiểm soát dữ liệu đến các ô khác, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C và Ctrl + V vào ô muốn sao chép để sao chép danh sách mà vẫn giữ định dạng.

Nếu chỉ muốn sao chép danh sách sổ xuống với kiểm soát dữ liệu nhưng không cần giữ định dạng, chọn ô muốn sao chép và nhấn Ctrl + C, sau đó đi tới tab Home và click vào Paste trong phần Clipboard, chọn Paste Special.

• 10 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel

Trên hộp thoại Paste Special, chọn Validation trong phần Paste, sau đó, nhấn OK.

Lưu ý: Bạn phải thật cẩn thận khi làm việc với danh sách sổ xuống trong Excel. Khi sao chép một ô không chứa danh sách sổ xuống sang một ô có chứa danh sách sổ xuống, danh sách này sẽ bị mất. Excel không hiện thông báo về thao tác, tuy nhiên bạn vẫn có thể hoàn tác bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z.

Chọn tất cả các ô chứa danh sách sổ xuống

Bởi vì nút mũi tên không hiển thị trên danh sách sổ xuống trừ khi ô đó được chọn, do vậy rất khó để biết được ô nào chứa danh sách sổ xuống. Bạn có thể áp dụng định dạng khác nhau cho các ô trong danh sách sổ xuống để dễ dàng phân biệt. Nhưng trước tiên cần phải tìm ra tất cả các danh sách sổ xuống. Có một cách để chọn tất cả các ô có chứa danh sách sổ xuống. Đầu tiên, chọn một ô có chứa danh sách sổ xuống, chuyển đến tab Home và click vào Find & Select trong phần Editing, sau đó chọn Go To Special.

Trên hộp thoại Go To Special, chọn Data Validation. Tùy chọn All bên dưới Data Validation sẽ chọn tất cả các ô được áp dụng quy tắc kiểm soát dữ liệu. Tùy chọn Same chỉ chọn các ô trong sách sách sổ xuống sử dụng cùng loại quy tắc kiểm soát dữ liệu như ô được chọn.

Chọn tùy chọn phù hợp với dữ liệu của bạn, ở đây chọn All vì danh sách sổ xuống sử dụng các quy tắc khác nhau, sau đó nhấn OK.

Hai danh sách thả xuống được chọn.

Bây giờ bạn có thể định dạng các ô này để phân biệt chúng với các ô khác.

Cách làm mũi tên trong danh sách sổ xuống luôn xuất hiện

Nút mũi tên trên một danh sách sổ xuống sẽ biến mất khi không chọn ô. Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách thêm nút mũi tên xuống vĩnh viễn bên phải danh sách sổ xuống.

Để tạo mũi tên luôn xuất hiện trong danh sách sổ xuống, chụp ảnh màn hình có chứa mũi tên trong danh sách, sau đó lấy hình mũi tên, chèn hình ảnh đó vào ô bên phải danh sách sổ xuống, do đó bạn sẽ thấy nút mũi tên ngay cả khi không chọn danh sách sổ xuống. Khi chọn danh sách sổ xuống, nút mũi tên sẽ hiển thị trên hình ảnh chèn vào.

Để bắt đầu, tải tệp nút mũi tên drop-down-arrow.png (nhấp chuột phải vào liên kết đó và chọn Save link as). Sau đó, chọn ô bên phải danh sách sổ xuống và đi đến tab Insert.

Nhấp vào Illustrations và chọn Picture.

Trên hộp thoại Insert Picture, điều hướng đến vị trí lưu tệp tin vừa tải ở trên và chọn tệp, sau đó nhấp vào Insert.

Hình ảnh được chèn vào bên trái của ô.

Xóa một danh sách sổ xuống trong một ô

Để xóa danh sách sổ xuống trong một ô, hãy chọn ô đó và mở hộp thoại Data Validation (vào tab Data và nhấp Data Validation trong phần Data Tools), click vào nút Clear All. Các tùy chọn trên hộp thoại Data Validation sẽ được đặt về giá trị mặc định, sau đó nhấn OK.

Danh sách sổ xuống đã được xóa và ô sẽ khôi phục về định dạng mặc định. Nếu có một tùy chọn được lựa chọn khi xóa danh sách sổ xuống, thì ô đó sẽ được nhập với giá trị của tùy chọn đó.

Nếu không muốn lưu bất kỳ giá trị nào khi xóa danh sách sổ xuống, bạn có thể sao chép ô trống và dán nó vào ô có chứa danh sách sổ xuống, danh sách này sẽ được xóa.

Xem thêm: Tổng hợp những phím tắt đắt giá trong Microsoft Excel