Menu Quick Analysis của Excel là shortcut hữu ích mà mọi người thường bỏ qua

Microsoft Excel có một tính năng hữu ích mà có lẽ hầu hết mọi người đều bỏ qua - menu Quick Analysis. Nếu bạn đã từng tạo biểu đồ thủ công, viết công thức tính tổng hoặc dành thời gian định dạng ô để làm nổi bật xu hướng, thì có một cách nhanh hơn nhiều để xử lý tất cả những việc đó. Menu Quick Analysis xuất hiện khi bạn chọn dữ liệu và cho phép bạn truy cập vào định dạng, biểu đồ, tổng, v.v... chỉ với một hoặc hai cú nhấp chuột.

Nó không bị ẩn trong một menu khó hiểu hay bị ẩn dưới các cài đặt. Nó có thể xử lý các công việc lặp đi lặp lại và cho phép bạn tập trung vào việc sắp xếp lại những trang tính Excel lộn xộn.

Cách truy cập menu Quick Analysis

Tìm biểu tượng ở góc dưới bên phải

Việc truy cập menu Quick Analysis không thể đơn giản hơn. Chọn bất kỳ phạm vi ô nào trong bảng tính của bạn, cho dù đó là một bảng nhỏ hay một tập dữ liệu lớn hơn. Ngay sau khi bạn chọn, một biểu tượng nhỏ sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải của vùng được highlight. Nó trông giống như một tia chớp bên trong một hình vuông.

Nhấp vào biểu tượng đó và menu Quick Analysis sẽ mở ra. Bạn sẽ thấy một thanh công cụ với nhiều tab, bao gồm Formatting, Charts, Totals, Tables và Sparklines. Mỗi tab cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để làm việc với dữ liệu.

Nếu biểu tượng không xuất hiện, có thể nó đã bị tắt trong cài đặt của bạn. Để bật, hãy vào File > Options > General và đảm bảo rằng hộp bên cạnh Show Quick Analysis options on selection được chọn.

Ngoài ra còn có một phím tắt, Ctrl + Q. Chọn dữ liệu của bạn và nhấn các phím đó, menu sẽ xuất hiện ngay lập tức. Phím tắt này giúp bạn không phải dùng chuột mỗi lần và trở nên quen thuộc khi bạn bắt đầu sử dụng thường xuyên.

Dưới đây là tất cả các cách bạn có thể sử dụng menu Quick Analysis!

Menu Quick Analysis không chỉ là một tính năng. Nó là một tập hợp các công cụ xử lý những tác vụ khác nhau. Thay vì phải lục tung các ribbon và menu, mọi thứ bạn cần đều nằm ngay tại một nơi.

Áp dụng định dạng có điều kiện ngay lập tức để xem xu hướng

Tab Formatting là nơi bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện có thể giúp bạn nhanh chóng phát hiện các mẫu, giá trị ngoại lệ hoặc xu hướng trong dữ liệu mà không cần phải quét thủ công qua nhiều hàng và cột.

Chọn dữ liệu của bạn, mở menu Quick Analysis và nhấp vào Formatting. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như Data Bars, Color Scale, Icon Set và Greater Than. Di chuột qua bất kỳ tùy chọn nào trong số này và Excel sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước trực tiếp về giao diện của dữ liệu.

Tạo biểu đồ hoàn hảo chỉ với một cú nhấp chuột

Tab Charts tạo ra các biểu diễn trực quan cho dữ liệu của bạn. Tại đây, Excel phân tích lựa chọn của bạn và đề xuất các loại biểu đồ phù hợp với cấu trúc thông tin.

Nhấp vào tab Charts, bạn sẽ thấy các tùy chọn như Clustered Column, Line, Pie và Scatter. Di chuột qua từng biểu đồ để xem trước dữ liệu của bạn trông như thế nào ở định dạng đó. Nhấp vào loại biểu đồ bạn muốn và Excel sẽ thả nó vào bảng tính của bạn.

Sau khi biểu đồ được chèn, bạn vẫn có thể tùy chỉnh nó. Nhấp vào biểu đồ, các tab Chart Design và Format sẽ mở ra, từ đó bạn có thể kiểm soát màu sắc, nhãn và bố cục.

Tính tổng mà không cần viết công thức

Tab Totals xử lý các phép tính thông thường. Nó rất tiện lợi khi chỉ cần tính tổng nhanh, tính trung bình hoặc tổng lũy ​​kế.

Chọn dữ liệu của bạn, mở Quick Analysis và nhấp vào Totals. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như Sum, Average, Count, % Total và Running Total. Mỗi tùy chọn hiển thị bản xem trước khi bạn di chuột qua.

Tổng cộng tất cả các giá trị trong một cột hoặc hàng và đặt kết quả vào một ô mới ở cuối. Trung bình tính giá trị trung bình. Số đếm cho bạn biết có bao nhiêu ô chứa số. % Total hiển thị mỗi giá trị dưới dạng phần trăm của tổng.

Chuyển đổi dữ liệu thành bảng và PivotTable

Tab Tables cung cấp cho bạn hai tùy chọn mạnh mẽ: Chuyển đổi dữ liệu của bạn thành bảng Excel hoặc tạo PivotTable.

Khi bạn nhấp vào Table, Excel sẽ chuyển đổi lựa chọn của bạn thành một bảng có cấu trúc với các tiêu đề có thể sắp xếp, những hàng có dải và tính năng lọc tích hợp.

Nếu bạn cần phân tích các tập dữ liệu lớn, hãy nhấp vào PivotTable. Excel sẽ mở một trang tính mới và tạo PivotTable dựa trên lựa chọn của bạn.

Hãy sử dụng Tables cho các tập dữ liệu đang diễn ra, nơi bạn phải liên tục thêm hàng. Mặt khác, PivotTable lại hữu ích hơn khi bạn cần tóm tắt và so sánh dữ liệu trên nhiều chiều.

Thêm biểu đồ mini trong ô gọi là Sparklines

Tab Sparklines cho phép bạn chèn những biểu đồ nhỏ trực tiếp vào các ô. Sparklines không nổi trên đầu trang tính của bạn - chúng nằm trong các ô riêng lẻ cùng với dữ liệu của bạn.

Khi bạn muốn trực quan hóa dữ liệu, hãy mở Quick Analysis và nhấp vào Sparklines. Bạn sẽ thấy 3 tùy chọn: Line, Column và Win/Loss. Mỗi tùy chọn tạo ra một biểu đồ thu nhỏ nằm gọn trong một ô.