Cách dùng Quick Analysis trong Excel

Bạn muốn phân tích dữ liệu trong bảng tính thật nhanh và dễ dàng? Hãy cùng nhau học cách dùng Quick Analysis trong Excel.

Công cụ Quick Analysis trong Excel cho phép bạn nhanh chóng phân tích và trực quan hóa dữ liệu trong bảng tính. Nó cho bạn quyền truy cập những tính năng phân tích dữ liệu phổ biến, mà không cần tới công thức hay hàm phức tạp.

Bằng cách chọn dữ liệu muốn phân tích, bạn có thể truy cập công cụ Quick Analysis bằng cách click vào icon của nó ở góc phải phía dưới lựa chọn hoặc click chuột phải và chọn Quick Analysis từ menu ngữ cảnh.

Các tùy chọn trong công cụ Quick Analysis của Excel

Công cụ Quick Analysis cung cấp 5 danh mục với các lựa chọn phân tích khác nhau.

• Formatting cung cấp thanh dữ liệu, thang màu và bộ icon. Bạn có thể áp dụng các quy tắc định dạng có điều kiện để làm nổi bật các ô dựa trên tiêu chí cụ thể.
• Charts cho phép bạn tạo nhiều kiểu biểu đồ khác nhau, bao gồm đồ thị đường, hình tròn, theo nhóm…
• Totals cung cấp lựa chọn tính toán thống kê dữ liệu, như tổng số, trung bình, đếm, tối thiểu, tối đa, phần trăm…
• Tables cung cấp các lựa chọn xử lý bảng trong Excel.
• Sparklines cho phép bạn tạo biểu đồ thu nhỏ thể hiện xu hướng, mô hình dữ liệu.

Một số ví dụ về cách dùng Quick Analysis trong Excel

Tính tổng nhiều cột hoặc hàng

Giả sử bạn có bảng tính ngân sách với các danh mục chi tiêu khác nhau như thuê nhà, tiện ích, hàng tạp hóa và giải trí. Mỗi danh mục có giá trị chi tiêu hàng tháng khác nhau. Bạn muốn có được tổng chi tiêu cho từng danh mục thì hãy làm như sau:

1. Chọn toàn bộ phạm vi ô.
2. Click icon Quick Analysis ở góc bên phải phía dưới của phạm vi được chọn.
3. Trong menu Quick Analysis, tới tab Totals.
4. Chọn Sum đầu tiên (màu xanh dương). Một hàng mới được sẽ thêm và sẽ hiện tổng chi tiêu cho từng mục.
5. Để tính tổng chi tiêu theo tháng, chọn Sum thứ hai (màu vàng).

Bạn sẽ thấy cột mới hiện chi tiêu hàng tháng.

Tính tổng phần trăm cho hàng/cột

Dùng bảng tính ngân sách từ ví dụ trên, giả sử bạn muốn tính tổng phần trăm cho từng mục chi tiêu. Hãy làm theo những bước sau:

1. Chọn dataset.
2. Click icon Quick Analysis.
3. Tới tab Totals và chọn % Total đầu tiên.
4. Để tính phần trăm của tổng mỗi tháng, chọn % Total (màu vàng).

Định dạng ô chứa text cụ thể

Giả sử bạn có một dataset chứa danh sách nhân viên và phòng ban tương ứng. Bạn muốn dùng công cụ Quick Analysis để xác định nhân viên ở bộ phận Engineering.

1. Chọn phạm vi ô muốn phân tích.
2. Click icon Quick Analysis hoặc nhấn Ctr+Q trên bàn phím.
3. Ở định dạng Formatting, chọn Text Contains.
4. Trong hộp thoại hiện ra, nhập Engineering, rồi nhấn OK.

Các ô chứa text Engineering giờ sẽ được highlight ở kiểu định dạng được xác định trước.

Xác định các ô chứa giá trị lớn hơn một giá trị cụ thể

Giả sử bạn có một danh sách học sinh với điểm số bài kiểm tra tương ứng. Bạn muốn xác định và highlight học sinh có điểm trên 75. Hãy làm theo hướng dẫn bên dưới:

1. Chọn phạm vi ô chứa điểm kiểm tra.
2. Click icon Quick Analysis hoặc nhấn Ctrl+Q trên bàn phím để mở công cụ Quick Analysis.
3. Click tab Formatting và chọn Greater Than.
4. Ở hộp thoại hiện ra, nhập giá trị ngưỡng (ví dụ: 75) và xác định định dạng.
5. Click OK để áp dụng định dạng. Hành động này sẽ highlight tất cả ô chứa điểm số trên 75.

Chèn biểu đồ

Ví dụ bạn có dữ liệu chứa thông tin số lượng người truy cập web hàng tháng ở các kênh tiếp thị khác nhau. Bạn có thể dùng công cụ Quick Analysis để nhanh chóng tạo biểu đồ minh họa xu hướng truy cập trên web theo thời gian. Hãy làm như sau:

1. Chọn phạm vi ô muốn tạo biểu đồ.
2. Click icon Quick Analysis.
3. Tới tab Charts. Bạn sẽ thấy gợi ý biểu đồ cho dữ liệu.
4. Chọn More Charts để thấy toàn bộ biểu đồ sẵn có.
5. Xem trước biểu đồ và khi đã hài lòng, click OK để thêm biểu đồ được chọn.

Trên đây là cách dùng công cụ Quick Analysis trong Excel. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.