Cách tạo nhiều chữ ký trong Gmail

Tạo nhiều chữ ký trên Gmail hiện đã là tính năng chính của Gmail mà người dùng không cần sử dụng thêm tiện ích hỗ trợ. Tính năng đó gọi là Multiple signature, giúp người dùng tạo nhiều kiểu chữ ký khác nhau theo từng mục đích để sử dụng khi soạn email trong Gmail. Với mỗi loại chữ ký chúng ta có thể đặt tên để dễ phân biệt và sử dụng nhanh ngay khi cần. Chẳng hạn khi gửi email cho người thân, bạn bè thì chúng ta sẽ dùng chữ ký đơn giản hơn. Nếu dùng chữ ký cho email đối tác thì cần kiểu chữ ký trang trọng và có thể thêm những thông tin khác. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tạo nhiều chữ ký trong Gmail và dùng tính năng tạo câu trả lời trước trong Gmail.

1. Hướng dẫn tạo nhiều chữ ký Gmail

Bước 1:

Tại giao diện Gmail chúng ta nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa rồi chọn Cài đặt. Trong giao diện Cài đặt nhấn vào mục Chung. Kéo xuống bên dưới tới phần Chữ ký nhấn Tạo mới.

Người dùng sẽ nhập tên cho chữ ký rồi nhấn Tạo.

Bước 2:

Hiển thị khung để người dùng nhập chữ ký. Chúng ta có thể thay đổi chữ ký của mình bằng cách đổi phông chữ, in nghiêng, in đậm, canh trái, canh phải văn bản, hoặc thậm chí chèn hình ảnh vào chữ ký... bằng thanh công cụ định dạng nằm ở bên dưới.

Nếu muốn chỉnh sửa tên chữ ký thì nhấn biểu tượng bút, để xóa thì nhấn biểu tượng thùng rác.

Tiếp tục tạo chữ ký khác bằng cách nhấn vào Tạo mới.

Bước 3:

Vì chúng ta sử dụng nhiều chữ ký Gmail nên có thể đặt chữ ký mặc định khi soạn email hoặc dùng cho email chuyển tiếp. Để chọn chữ ký mặc định, chúng ta kéo xuống dưới tới phần Chữ ký mặc định rồi chọn kiểu chữ ký cho email mới và email chuyển tiếp. Nếu chọn không chữ ký thì Gmail mặc định không tự động chèn chữ ký khi chúng ta soạn email.

Cuối cùng nhấn Lưu thay đổi bên dưới.

Bước 4:

Bây giờ chúng ta mở email và sẽ thấy chữ ký mặc định cho phần email mới hiển thị. Để đổi sang chữ ký khác thì bạn nhấn vào biểu tượng hình bút và hiển thị danh sách chữ ký như dưới đây.

2. Thiết lập Câu trả lời soạn trước trong Gmail

1. Thiết lập tính năng Canned Response

Bước 1: Trước hết bạn cần đăng nhập tài khoản Gmail cá nhân trên máy tính.

Bước 2: Tại giao diện chính, click vào biểu tượng bánh răng cưa và chọn Cài đặt (Settings).

Bước 3: Tiếp đến nhấn chọn vào mục Nâng cao (Advanced) ở thanh tùy chọn trong giao diện này.

Bước 4: Bạn theo dõi xuống nội dung phần Câu trả lời soạn trước (Canned Responses) và bật nó lên bằng cách nhấn vào Bật (Enable) ở chấm tròn bên cạnh.

Bước 5: Thiết lập xong các bạn nhớ bấm nút Lưu thay đổi (Save Changes) ở cuối cùng để lưu tùy chỉnh vừa thiết lập.

2. Tạo Câu trả lời soạn trước (Chữ ký thay thế)

Bước 1: Nhấn Soạn thư để viết một email mới. Đây là nơi sẽ tạo Câu trả lời soạn trước, bạn sẽ không gửi tin nhắn này.

Bước 2: Để trống trường Tới, Chủ đề và xuống thẳng khu vực soạn mail.

Bước 3: Soạn chữ ký bạn muốn sử dụng.

Bạn có thể tham khảo thêm Hướng dẫn tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp tại đây, chỉ khác là ta sẽ không tạo nội dung chữ ký trong Cài đặt mà soạn thẳng ở khu vực tạo mail mới như hướng dẫn đang thực hiện.

Bước 4: Ở dưới cùng của cửa sổ soạn thảo, bạn nhấn vào biểu tượng ⁝ để mở menu Tùy chọn khác và chọn Câu trả lời soạn sẵn.

Bước 5: Ở menu hiện ra, nhấn chọn Lưu thư nháp dưới dạng mẫu > Lưu dưới dạng mẫu mới.

Bước 6: Nhập tên thích hợp cho chữ ký này, ví dụ: Chữ ký 1, Chữ ký 2, Chữ ký công việc, Chữ ký bạn bè...

Bước 7: Nhấn Lưu (Save) để lưu lại chữ ký dưới dạng câu trả lời soạn sẵn.

3. Sử dụng Câu trả lời soạn trước (Chữ ký thay thế) trong thư mới

Bước 1: Nhấn Soạn thư để viết một thư mới.

Bước 2: Điền vào các trường Tới, Chủ đề và soạn nội dung mail bạn muốn gửi, enter vài dòng để tạo khoảng cách với câu trả lời soạn trước, cũng chính là chữ ký thay thế.

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng ⁝ để mở menu Tùy chọn khác và chọn Câu trả lời soạn sẵn.

Bước 4: Ở menu hiện ra, nhấn chọn chữ ký thay thế bạn muốn chèn và nó sẽ được thêm vào vị trí bạn đặt con trỏ chuột.

Qua bài tips cực hay ho này, bạn hẳn sẽ thấy rằng, đôi khi một tính năng, một ứng dụng có thể được sử dụng với mục đích hoàn toàn khác với chức năng chính mà nó phục vụ. Không quá lời khi khẳng định, đây chính là một "mánh" hoàn hảo cho việc tạo một "bộ sưu tập chữ ký" của riêng mình. Bạn còn chần chừ gì mà không thử nhỉ?

3. Cách chuyển đổi giữa các chữ ký Gmail

Sau khi tạo tất cả chữ ký Gmail mình cần, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chữ ký email mỗi khi soạn thư mới.

Bắt đầu bằng cách soạn thư mới trong Gmail. Trước khi gửi tin nhắn bạn nhấn vào Chữ ký (biểu tượng cây bút) ở cuối màn hình.

Chọn từ nhiều chữ ký bạn đã tạo. Cái bạn chọn sẽ xuất hiện trong email. Nếu bạn đổi sang chữ ký không phải là chữ ký mặc định của mình, Gmail sẽ thay thế dòng chữ ký bằng dòng bạn đã chọn.

Khi bạn đã có sẵn tất cả nội dung email và chọn chữ ký Gmail bạn muốn sử dụng, hãy nhấn Gửi.

4. Cách thay đổi chữ ký Gmail mặc định

Sau khi tạo nhiều chữ ký Gmail, bạn có thể thấy rằng mình sử dụng một trong số chúng thường xuyên hơn những chữ ký còn lại. Trong trường hợp đó, bạn sẽ muốn đặt chữ ký ưa thích này làm tùy chọn mặc định để nó được đưa vào tất cả các thư mới mà bạn soạn mà không cần thực hiện bất kỳ hành động nào khác.

Bắt đầu bằng cách đi tới Cài đặt > Xem tất cả chế độ cài đặt. Từ tab Chung, cuộn xuống phần Chữ ký, giống như bạn đã làm khi tạo chữ ký.

Tìm tiểu mục có tiêu đề Chữ ký mặc định. Đây là nơi bạn sẽ chọn tùy chọn tốt nhất cho chữ ký ưa thích của mình.

Sử dụng các hộp drop-down để chọn chữ ký bạn muốn. Bạn có tùy chọn để chọn một mục trong Đối với email mới, sử dụng và Khi trả lời/chuyển tiếp. 2 tùy chọn này có thể giống nhau hoặc khác nhau.

Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy cuộn xuống phía dưới và nhấn Lưu thay đổi.

Video hướng dẫn tạo nhiều chữ ký trong Gmail

Chúc bạn thành công!

Xem thêm:

• 5 trình tạo chữ ký email tốt nhất hiện nay
• 8 lời khuyên tạo chữ ký email chuyên nghiệp
• Hướng dẫn tạo chữ ký Gmail bằng hình ảnh