8 cài đặt Google Drive bạn nên thay đổi ngay hôm nay

Google Drive cho phép truy cập vào bất cứ tệp nào trên đám mây, nhưng nhiều người dùng vẫn không tận dụng được hết các tính năng của nó. Bài viết này sẽ giới thiệu một số cài đặt Drive nên tinh chỉnh để có thể tận dụng hết khả năng của nó như thay đổi thư mục lưu mặc định, chỉnh sửa phông chữ hoặc sử dụng tệp ngoại tuyến. Các mẹo này sẽ giúp bạn trở thành người dùng Google Drive hiệu quả hơn.

1. Thiết lập thư mục Documents mặc định

Người dùng cần phải để tệp trong Google Drive để đồng bộ hóa với đám mây. Điều này có thể gây phiền phức khi Windows mặc định vị trí lưu trữ trong thư mục Documents. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi điều này để vị trí thư mục Documents mặc định là Google Drive.

Nhấn phím Windows + E để mở File Explorer. Từ danh sách bên trái, kích chuột phải vào thư mục Documents, di chuyển đến tab Location và nhấp vào Move…

Một cửa sổ mới sẽ mở ra, nhấp Google Drive từ danh sách bên trái, sau đó chọn Select Folder và nhấn OK để xác nhận. Cuối cùng, một thông báo hiện ra hỏi liệu bạn có muốn di chuyển các tệp từ vị trí cũ sang vị trí mới. Nếu đồng ý nhấn Yes để tiếp tục.

• Thiết lập Google Drive thành thư mục trên Windows

2. Sử dụng tệp ngoại tuyến

Nếu đang sử dụng Google Drive trên máy tính thì bạn không cần phải làm bất cứ điều gì đặc biệt để sử dụng các tệp ngoại tuyến. Chỉ cần mở và tài liệu sẽ đồng bộ khi được kết nối lần sau. Để thực hiện điều tương tự cho trình duyệt, quá trình thiết lập hơi khác một chút.

Trước tiên, bạn sẽ cần phải sử dụng Google Chrome. Khởi chạy và cài đặt extension Google Docs Offline. Đi tới Google Drive, nhấp vào biểu tượng Cog ở trên cùng bên phải và vào Settings. Trên bảng General, chọn Sync Google Docs, Sheets, Slides & Drawings files to this computer so that you can edit offline và nhấp vào Done. Một thông báo hiện ra cho biết các thay đổi này đã được cập nhật và sẽ biến mất sau khi quá trình hoàn tất.

3. Kiểm tra quyền truy cập ứng dụng

Các ứng dụng có thể được liên kết với Google Drive và phục vụ cho nhiều mục đích. Bạn có thể nhận được các ứng dụng chức năng như gửi fax và ký các văn bản hoặc tạo các lưu đồ. Ngoài ra, người dùng Google Drive có thể sử dụng các chương trình khác để sử dụng Google Driver làm kho lưu trữ như sao lưu trò chuyện của WhatsApp.

Bạn nên kiểm tra xem ứng dụng nào đã được kết nối với tài khoản Google Drive và loại bỏ những ứng dụng không sử dụng nữa.

Để quản lý quyền truy cập ứng dụng, mở Google Drive và nhấp vào biểu tượng Cog ở trên cùng bên phải, sau đó nhấp vào Settings. Chuyển sang cửa sổ Manage Apps từ điều hướng bên trái. Ở đây bạn sẽ thấy một danh sách tất cả các ứng dụng.

Sử dụng trình đơn Options thả xuống để Disconnect from Drive (ngắt kết nối khỏi Drive) và xóa hoàn toàn ứng dụng. Nếu có thể, bạn cũng có thể Delete hidden app data (xóa dữ liệu ứng dụng ẩn). Điều này có nghĩa là ứng dụng đang sử dụng dữ liệu nhưng không xuất hiện trong danh sách. Sau đó, nhấp vào Done khi kết thúc.

4. Tự động sao lưu ảnh và video

Bạn có thể tự động sao lưu ảnh và video của mình lên Google Drive từ điện thoại thông minh. Điều này thực sự hữu ích nếu có không gian lưu trữ hạn chế trên điện thoại hoặc không muốn lúc nào cũng nghĩ đến quá trình sao lưu.

Trên Android, mở ứng dụng Google Drive và chạm vào biểu tượng trình đơn ở trên cùng bên trái. Chuyển đến Settings và sau đó bật Auto Add.

Trên iOS, mở ứng dụng Google Drive và chạm vào biểu tượng trình đơn. Chuyển tới Settings > Photos và sau đó bật Auto Backup.

5. Đặt định dạng tài liệu mặc định

Khi bắt đầu một tài liệu mới, nhiều người luôn thay phải thay đổi phông chữ sang dạng khác.

Để cài đặt định dạng mặc định, trước tiên, mở một tài liệu trong Google Docs, nhập một cái gì đó, sau đó bôi đen. Đặt định dạng cho phông chữ bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống, vào Format > Paragraph styles > Normal text > Update normal text to match.

Vẫn bôi đen văn bản, đi tới Format > Paragraph styles > Options > Save as my default styles. Vậy là xong, bây giờ tất cả các tài liệu mới sẽ sử dụng định dạng này.

6. Thay đổi cài đặt thông báo

Bạn có thể chọn nhận nhiều thông báo từ Google Drive. Trên phiên bản web, các tùy chọn bị giới hạn trong việc bật hoặc tắt thông báo qua email. Để thực hiện việc này, đăng nhập vào Google Drive và nhấp vào biểu tượng Cog, chuyển đến Settings > Notifications, sau đó chọn hộp và cuối cùng nhấp vào Done.

Trên Android và iOS, khởi chạy Google Drive trên điện thoại, chạm vào biểu tượng trình đơn. Sau đó, đi tới Settings > Notification settings (hoặc chỉ Notifications trên iOS). Tại đây, bạn có thể thay đổi các cài đặt như hiển thị thông báo, chọn thông báo cụ thể và cho phép thông báo tiếng hay rung.

7. Ứng dụng cho các loại tệp cụ thể

Chrome Web Store có đầy đủ các ứng dụng tiện dụng có thể liên kết với Google Drive. Một số trong những ứng dụng này sẽ mở các loại tệp cụ thể như PDF.

Nếu đã cài đặt ứng dụng và muốn thiết lập một ứng dụng mặc định cho việc mở một loại tệp nhất định, điều đó rất dễ thực hiện. Đăng nhập vào Google Drive, nhấp vào biểu tượng Cog > Settings, sau đó Manage apps. Cuộn đến ứng dụng muốn quản lý và đánh dấu vào hộp Use by default. Tất nhiên, đơn giản chỉ cần bỏ chọn hộp này để loại bỏ mặc định.

8. Thiết lập tài khoản Google chính

Nếu có nhiều địa chỉ email được kết nối với tài khoản Google, bạn sẽ phải liên tục chuyển đổi chúng để truy cập vào tài khoản Drive muốn sử dụng. Điều này là do Google sử dụng tài khoản đầu tiên đăng nhập làm mặc định và người dùng hoàn toàn có thể thay đổi điều này.

Trước tiên, điều hướng đến Google, nhấp vào biểu tượng tiểu sử ở trên cùng bên phải và nhấp vào Sign out. Làm điều này cho tất cả các tài khoản còn lại. Bây giờ, hãy chuyển tới Google Drive và đăng nhập bằng tài khoản muốn sử dụng làm tài khoản chính. Đây sẽ là tài khoản Drive tải trước. Sau khi hoàn tất, bạn có thể đăng nhập các tài khoản còn lại.

Hy vọng rằng bài viết đã cũng cấp những điều mới mẻ về Google Drive. Chúng sẽ giúp bạn trở thành người dùng Google Drive hiệu quả hơn.