6 tiện ích cần có để cải thiện hiệu suất Microsoft Office

QuanTriMang - Bất cứ ai đã từng dùng bộ sản phẩm Office của Microsoft đều đồng ý với 2 điều sau: những ứng dụng này đã thay làm thay đổi toàn bộ cách thức làm việc của mọi người – đặc biệt là dân văn phòng, thứ hai là cần phải có những thay đổi để hoàn thiện những tính năng của Office. Sau đây, Quản Trị Mạng sẽ giới thiệu với các bạn 6 chương trình cần có để nâng cao hơn nữa chất lượng của bộ sản phẩm này.

Về giao diện:

1. Office Tab:

Nếu bạn phải làm việc với nhiều văn bản Excel trong cùng 1 lúc, thì việc phải chuyển qua lại giữa các văn bản đó rất khó chịu, tốn nhiều thời gian, dễ gây nhầm lẫn... và ảnh hưởng đến công việc. Tương tự như vậy với tài liệu Word và Power Point. Công cụ Office Tab của Extendoffice.com giúp người sử dụng rất nhiều trong trường hợp này, giống với lúc bạn mở nhiều thẻ – tab trên trình duyệt web vậy, tất cả những gì bạn cần làm là kích chuột để chọn lựa, dễ dàng phân loại, sắp xếp và nhấn chuột phải để hiển thị menu tùy chọn.

Ứng dụng này của Extendoffice được bán riêng rẽ theo từng sản phẩm như Word, Excel, và PowerPoint. Nhưng nếu bạn mua bất kỳ 2 trong số 3 ứng dụng trên thì bộ Office Tab đầy đủ sẽ được giảm giá. Các bạn có thể download Office Tab tại đây, với giá 25$, hạn dùng thử 30 ngày, hỗ trợ Office 2003, 2007, và 2010 (chưa tương thích với PowerPoint 2010).

2. Search Commands:

Đối với nhiều người, việc tham khảo và sử dụng mục Help hoặc các phần khác của Office nào dường như quá xa lạ vì họ không để ý hoặc những thành phần đó khó tìm thấy. Công cụ miễn phí này của Microsoft Office Labs sẽ giúp bạn tìm được câu trả lời cho bất cứ vấn đề nào. Rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn biểu tượng Search Command và gõ từ khóa tìm kiếm thích hợp. Các bạn download Search Command tại đây, hoàn toàn miễn phí và tương thích tốt với Office 2007.

3. Classic Menu cho Office 2007:

Nếu bạn cảm thấy “nhớ nhung” giao diện cũ kỹ của Microsoft Office từ thời “xa xưa” với các menu và nút bấm đơn giản, thì giờ đây điều đó đã trở thành hiện thực với tiện ích Classic Menu. Chương trình hiện chỉ tương thích với Office 2007, và mức giá 30$, thời gian dùng thử 30 ngày. Trong tương lai sắp tới, Addintools – nhà phát triển của công cụ này sẽ cung cấp bản dành cho Office 2010 đến với người sử dụng.

Các chức năng cụ thể khác:

4. Lookeen:

Bạn có rất nhiều thông tin lưu trữ trong Outlook – toàn bộ danh sách khách hàng, đối tác quan trọng, các cuộc hẹn... Và mỗi khi bạn cần đến một dữ liệu nào đó, việc cần làm là tìm kiếm và chờ đợi.

Nếu không muốn phải mất thời gian chờ đợi, bạn chỉ cần bỏ ra 40$ và công cụ tiện ích Lookeen đã là của bạn, có thể sắp xếp, phân loại và quá trình tìm kiếm này sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Ví dụ, chọn 1 email và nhấn biểu tượng Conversations, Lookeen sẽ mang lại toàn bộ thông tin có liên quan đến địa chỉ email đó. Bên cạnh đó, ứng dụng còn có thể tìm kiếm nội dung bên ngoài Outlook, hoặc trên Desktop.

Các bạn download Lookeen tại đây, hạn dùng thử 14 ngày, hỗ trợ Outlook 2003, 2007, và 2010.

5. CrossEyes:

Bạn có muốn biết những gì đang diễn ra bên trong văn bản Word hay không? Với CrossEyes của Levit & James, ý tưởng trên của bạn hoàn toàn có thể thực hiện được. 1 đoạn ký tự nào đó in đậm và có màu đỏ là vì người soạn thảo gán những ký tự đặc biệt hoặc đơn giản, họ đã định dạng bôi đậm và tô màu đỏ? Có thể không phải tất cả mọi người đều dùng CrossEyes, nhưng nếu bạn định dạng lại để người khác dễ sử dụng hơn thì đó là 1 việc tốt thầm lặng.

Phiên bản hiện tại của CrossEyes là 4, tại thời điểm của bài viết này thì bản 5 beta đã được công bố, bổ sung thêm tính năng hỗ trợ Word 2010. Các bạn có thể download CrossEyes tại đây, hạn dùng thử 15 ngày, mức giá đầy đủ 30$, tương thích tốt với Word 2003 và 2007.

6. Tiện ích ASAP:

Add-in dành cho Excel này cho phép bạn sắp xếp tất cả các công cụ vào nút ribbon của chương trình. Với tiện ích này, bạn có thể định dạng lại màn hình hiển thị (giấu bớt đi các hàng, cột, các hàm giá trị rỗng...), lựa chọn ô có số nhỏ nhất hoặc lớn nhất, tất cả các ô hiển thị lỗi, cố định...

Trên đây là 1 ví dụ nhỏ về cách bạn quản lý và sắp xếp các thông tin, dữ liệu bao gồm trong bảng Excel. Nếu mọi thứ quá lộn xộn, hãy giảm bớt số lượng những thành phần này bằng cách kéo menu Start xuống và lựa chọn mục: Funny (error) messages. Ví dụ ở đây là: Error saving file! format drive now?

Các bạn có thể download tiện ích này tại đây, với mức giá 49$ để mua bản quyền sử dụng sau 90 ngày dùng thử, miễn phí cho mục đích sử dụng phi thương mại. Tiện ích này hỗ trợ Excel 2000, 2002/XP, 2003, 2007, và 2010 (32-bit).