Cách thiết lập quyền chỉnh sửa bảng tính trên Google Sheets

Với những ai không cài đặt bộ Office trên máy tính hoặc muốn tạo nhanh một bảng tính, thì sẽ nghĩ ngay đến ứng dụng Google Sheets trực tuyến của Google. Cung cấp tới người dùng những tùy chọn thực hiện bảng tính tương tự như khi thực hiện trên Excel, người dùng có thể dễ dàng tạo cho mình một bảng tính dữ liệu hoàn chỉnh. Đặc biệt Google Sheets còn hỗ trợ nhiều người thao tác trực tuyến trên file dữ liệu nào đó.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn hạn chế một vùng cột hoặc hàng trên Excel không cho ai chỉnh sửa, hoặc cho một vài người chỉnh sửa thì làm thế nào? Trong trường hợp này chúng ta sẽ sử dụng đến tính năng thiết lập quyền sửa cell, sheet, khu vực có sẵn trên Google Sheets.

1. Cách đặt quyền chỉnh sửa vùng Google Sheets:

Bước 1:

Đầu tiên chúng ta sẽ truy cập vào bảng tính muốn phân quyền trên Google Sheets. Tiếp đến, bạn click chuột vào tab Tools (Công cụ) và chọn Protect sheet (Bảo vệ trang tính).

Bước 2:

Ngay sau đó giao diện bên phải bảng tính sẽ xuất hiện một cột Protected sheeets and ranges (Trang tính và dải ô được bảo vệ). Tại đây, chúng ta sẽ chọn tab Range (Dải ô) sau đó bấm bảo biểu tượng ô lưới để chọn dải dữ liệu muốn thiết lập quyền.

Sau đó, bạn khoanh vùng dữ liệu muốn thiết lập quyền chỉnh sửa. Chúng ta có thể chọn 1 cột, một hàng hoặc bất cứ vùng dữ liệu nào đó. Khi đã chọn xong vùng thì nhấn OK.

Bước 3:

Tiếp tục nhấn Set permissions (Đặt quyền).

Bước 4:

Ngay sau đó xuất hiện một hộp thoại nhỏ Range editing permissions (Quyền chỉnh sửa phạm vi). Chúng ta sẽ thấy tùy chọn Restrict who can edit this range (Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này) đã được được tích chọn.

Chúng ta có thể phân quyền cho bất cứ ai được chỉnh sửa vùng dữ liệu đã đánh dấu, nếu không có thể để mình bạn (Only you).

Để chỉnh sửa quyền, nhấn chọn vào Only you và chọn Custom (Tùy chọn).

Bước 5:

Xuất hiện các tùy chọn phân quyền chỉnh sửa. Nếu có các thành viên đang tham gia chỉnh sửa dữ liệu này, bạn muốn phân quyền không cho ai chỉnh sửa thì chỉ cần bỏ tích tại tài khoản đó.

Để thêm người chỉnh sửa, chúng ta nhập địa chỉ email vào ô Add editor (Thêm người chỉnh sửa). Rồi nhấn Done ở bên dưới để lưu lại.

Như vậy là chúng ta đã phân quyền chỉnh sửa một khu vực nào đó trong bảng tính Google Sheets.

2. Cách phân quyền sửa sheet trong Google Sheets:

Bước 1:

Trước hết, bạn cũng nhấn chọn Tools (Công cụ) và chọn Protect sheet (Bảo vệ trang tính). Xuất hiện giao diện Protected sheeets and ranges (Trang tính và dải ô được bảo vệ) ở bên phải màn hình. Tại đây, chúng ta sẽ tích chọn tab Sheet (Tranh tính).

Bước 2:

Sau đó khoanh vùng sheet cần phân quyền rồi click vào Set Permmissions (Đặt quyền).

Bước 3:

Tiếp đến, chúng ta cũng tiến hành phân quyền cho các thành viên, thêm thành viên được phép chỉnh sửa trong bảng tính Google Sheet.

3. Cách quản lý quyền chỉnh sửa Google Sheets:

Sau khi đã phân quyền chỉnh sửa cho cell, sheet trên Google Sheets, chúng ta hoàn toàn có thể chỉnh sửa, thay đổi lại quyền đã phân.

Bước 1:

Tại bảng tính, bạn nhấn vào mục tab Tools (Công cụ) rồi chọn Protect sheet (Bảo vệ trang tính).

Bước 2:

Ngay sau đó chúng ta sẽ nhìn thấy danh sách các quyền đã được thiết lập trên bảng tính. Để chỉnh sửa quyền đã thiết lập, bạn chỉ cần nhấn vào quyền đó.

Bước 3:

Chúng ta có thể thêm mô tả cho phân quyền đó, chỉnh sửa lại thành viên được phân quyền trong Change permissions (Thay đổi quyền), hoặc xóa phân quyền đã thiết lập khi nhấn biểu tượng thùng rác. Cuối cùng nhấn Done (Đã xong) để lưu lại chỉnh sửa.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành xong các thao tác thiết lập quyền chỉnh sửa vùng dữ liệu trong bảng tính Google Sheets trực tuyến. Với việc phân quyền này, người dùng sẽ có thể bảo vệ trang tính, không cho phép ai chỉnh sửa bất cứ dữ liệu nào đó.

Tham khảo thêm các bài sau đây:

• Cách thay đổi quyền sở hữu thư mục trong Google Drive

• Những thủ thuật sử dụng Google Sheets không nên bỏ qua

• Làm thế nào để chuyển đơn vị tiền tệ của từng cột, hàng trong Google Sheet

Chúc các bạn thực hiện thành công!