MS Word - Bài 10: Đọc và kiểm tra bản in thử cho tài liệu

Việc đọc và kiểm tra lại nội dung tài liệu trước khi in là điều cần thiết để đảm bảo đúng nội dung, chuẩn bố cục và định dạng của trang. Ngay trên Word cũng đã có sẵn các công cụ để chúng ta đọc tài liệu, như các chế độ đọc trang, thêm chú thích, dịch từ, sao chép hoặc đánh dấu văn bản,… Điều này giúp người dùng kiểm tra tài liệu nhanh chóng và kỹ lưỡng hơn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách đọc và kiểm tra lại nội dung tài liệu Word.

• Cách nâng cao công cụ kiểm tra ngữ pháp của Microsoft Word
• Cách xem trước file Word không cần mở
• Cách sử dụng lệnh Speak và Read Aloud trong Microsoft Word
• Cách ẩn hình ảnh trong Microsoft Word để dễ đọc hơn

1. Chế độ Documents Views

Bước 1:

Chế độ đọc tài liệu cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để bạn chọn xem đúng với nhu cầu của mình.

• Print Layout: Hiển thị giao diện tài liệu như khi chúng ta in.
• Full Screen Reading: Hiển thị tài liệu toàn màn hình.
• Web Layout: Chế độ hiển thị văn bản như trong môi trường Web.
• Outline: Hiển thị các mục tiêu đề phụ, các khoảng cách giữa các mục trong tài liệu.
• Draft: Hiển thị ở chế độ văn bản phác thảo.

Bạn nên chọn chế độ Full Screen để xem tài liệu toàn màn hình.

Ở chế độ toàn màn hình, để di chuyển sang các trang khác chúng ta nhấn vào biểu tượng mũi tên ở cuối góc mỗi trang, hoặc nhấn các mũi tên lên xuống và trái phải để di chuyển.

Bước 2:

Trong giao diện này chúng ta nhấn chọn vào View Options sẽ hiển thị danh sách chỉnh định dạng xem của tài liệu.

• Để hiển thị văn bản với kích cỡ lớn hơn nhấn Increase Text Size.
• Để hiển thị nhiều văn bản trên màn hình, bấm Decrease Text Size..
• Để hiển thị trang dưới dạng in, nhấn Show Printed Page.
• Để hiển thị hai trang cùng một lúc, nhấn Show Two Pages.

Bước 3:

Nhìn sang bên trái màn hình có mục Tools, nhấn chọn Text Highlight Color, sau đó chọn màu trong danh sách để đánh dấu nội dung mình cần.

Khi đó hiển thị biểu tượng bút để chúng ta bôi đậm nội dung muốn đánh dấu. Kết quả dòng nội dung đó đã được đánh dấu.

Để dừng chế độ đánh dấu chúng ta nhấn vào No Color sau đó mới nhấn vào Stop Highlighting.

Bước 4:

Để thêm bình luận vào nội dung trong giao diện nhấn vào mục Tools và chọn New Comment.

Khi đó hiển thị dòng viết ghi chú ngay tại nơi mà chúng ta đặt trỏ chuột muốn viết.

2. Kiểm tra chính tả, từ đồng nghĩa trên Word 2007

Công cụ này chủ yếu dành cho văn bản tiếng Anh để kiểm tra lại các từ ngữ trong tài liệu có viết sai chính tả hay ngữ pháp không.

Bước 1:

Tại thanh Ribbon người dùng nhấn vào tab Review rồi nhấn tiếp vào mục Spelling & Grammar trên nhóm Proofing.

Bước 2:

Công cụ tiến hành kiểm tra và khi phát hiện lỗi sai chính tả bạn sẽ nhìn thấy vị trí chữ được đánh dấu đỏ. Nhấn Change để thay lại chữ viết mới.

• Hướng dẫn kiểm tra tiếng Anh trên Word bằng Grammarly

Bước 3:

Để tìm từ đồng nghĩa cho từ nào đó, chúng ta bôi đen từ cần tìm rồi nhấn vào nút Thesaurus.

Khi đó ở cạnh phải giao diện hiển thị cột các từ đồng nghĩa với từ ngữ mà bạn cần tìm.

3. Thiết lập AutoCorrect trong Word

Auto Correct trong Word sẽ giúp người dùng gõ nhanh một số từ dài, chuyên ngành thông qua việc gõ từ viết tắt. Như vậy quá trình soạn thảo tài liệu được dễ dàng hơn và nhanh chóng hơn, tránh viết sai từ ngữ.

Bạn đọc tham khảo cách sử dụng chế độ Auto Correct trong Word tại bài viết Cách thiết lập Auto Correct trong Word.

4. Kiểm tra số lượng chữ trong Word 2007

Ngay trên Word chúng ta có thể nhìn tổng số chữ có trong tài liệu.

Khi click đúp chuột vào số lượng từ sẽ hiển thị giao diện chi tiết hơn, bao gồm cả tổng số ký tự đã nhập và số trang sử dụng trong tài liệu.

Trên đây là một số công cụ để chúng ta kiểm tra tài liệu, đọc tài liệu trước khi tiến hành in. Trong quá trình đọc tài liệu người dùng có rất nhiều công cụ để lựa chọn chế độ đọc, cũng như những công cụ khác để xử lý nội dung.

Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!

Bài tiếp theo: MS Word - Bài 11: Định dạng trang