Gemini có thể làm được nhiều việc hơn bạn nghĩ trong Google Sheets

Bạn có thể nghĩ về Gemini, chatbot AI hào nhoáng của Google, chỉ là một công cụ trò chuyện để nhận câu trả lời nhanh chóng hoặc tạo văn bản theo yêu cầu. Nhưng không chỉ soạn thảo email hay tóm tắt thông tin, Gemini còn có thể thay đổi cách bạn làm việc trong Google Sheets. Cho dù bạn đang xử lý số liệu, phân tích xu hướng dữ liệu hay động não các công thức phức tạp, nó đều có thể giúp bạn làm việc nhanh chóng và thông minh hơn.

Xây dựng bảng tính thông minh hơn từ đầu

Chuyển từ ý tưởng sang bảng tính hữu ích chỉ trong vài giây

Việc bắt đầu một bảng tính mới thường đồng nghĩa với việc mất thời gian thiết lập - thêm tiêu đề, định dạng cột và xây dựng cấu trúc - trước khi bạn thực sự có thể bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, với Gemini trong trang tính, bạn có thể tránh việc thiết lập bố cục thủ công bằng cách chỉ cần nhập nội dung mình muốn.

Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Gemini tạo một công cụ theo dõi ngân sách hàng tháng với các danh mục cho thuê nhà, thực phẩm, vận chuyển, hàng tạp hóa và thuốc men. Công cụ sẽ tạo một bảng với các hàng mẫu, tiêu đề cột liên quan và thậm chí cả những tùy chỉnh cơ bản như menu drop-down hoặc hộp kiểm. Điều này giúp loại bỏ phần nhàm chán nhất khi bắt đầu, để bạn có thể tập trung vào việc nhập dữ liệu.

Phân tích và trực quan hóa dữ liệu của bạn

Biến số liệu thô thành thông tin chi tiết và biểu đồ tức thời

Dữ liệu thô chỉ có giá trị khi bạn có thể rút ra thông tin chi tiết từ dữ liệu đó, và Gemini giúp bạn dễ dàng khám phá những thông tin chi tiết đó một cách nhanh chóng. Công cụ này có thể sàng lọc hàng trăm hàng trong bảng tính để xác định xu hướng, giá trị ngoại lệ hoặc các mô hình chính. Ví dụ, khi yêu cầu Gemini hiển thị 3 khu vực đứng đầu về tổng doanh thu trong bảng doanh số trên Sheet3, nó ngay lập tức làm nổi bật Châu Phi cận Sahara, Châu Âu, Trung Đông và Bắc Phi.

Để có kết quả tốt nhất, sự rõ ràng là điều cần thiết. Khi yêu cầu Gemini phân tích hoặc trực quan hóa dữ liệu của bạn, hãy chỉ định phạm vi và tên trang tính, đồng thời cân nhắc việc chuyển đổi dữ liệu của bạn thành bảng để trợ lý AI có thể tham chiếu chính xác hơn.

Dọn dẹp và sắp xếp dữ liệu lộn xộn

Hãy để Gemini xử lý việc dọn dẹp tẻ nhạt này cho bạn

Dọn dẹp các bảng tính lộn xộn hiếm khi là công việc yêu thích của bất kỳ ai. Bạn thường phải loại bỏ các dữ liệu trùng lặp, sửa lỗi định dạng không nhất quán và đảm bảo mọi thứ được căn chỉnh chính xác trước khi bắt đầu phân tích. May mắn thay, Gemini có thể xử lý phần lớn công việc tẻ nhạt đó cho bạn.

Bạn có thể yêu cầu Gemini kiểm tra dữ liệu trùng lặp, viết đầy đủ các từ viết tắt, điều chỉnh số chữ số thập phân trong những trường số hoặc định dạng lại ngày tháng (ví dụ, chuyển đổi chúng từ DD/MM/YYYY sang MM/DD/YYYY). Đây là cách đơn giản nhất để đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ tập dữ liệu của bạn mà không tốn thời gian chỉnh sửa lặp đi lặp lại.

Kết nối với phần còn lại của công việc

Kết nối ngữ cảnh từ Gmail và Drive

Dữ liệu bạn đang phân tích thường nằm trong các chuỗi email, thư mục Drive hoặc báo cáo nằm rải rác khắp nơi làm việc. Việc liên tục chuyển đổi giữa các tab để tìm kiếm số liệu hoặc chi tiết quan trọng bị thiếu có thể làm gián đoạn công việc của bạn. Gemini giải quyết vấn đề này bằng cách đưa ngữ cảnh trực tiếp vào bảng tính từ Gmail và Google Drive để bạn có thể tập trung vào công việc.

Giả sử bạn muốn tạo một ngân hàng ý tưởng bằng cách sử dụng dòng tiêu đề từ một trong những bản tin đã đăng ký, bạn chỉ cần hỏi:

Bạn có thể lấy tất cả các tiêu đề email mà Josh Nadeau đã sử dụng từ hộp thư của tôi và dùng chúng để tạo bảng ngân hàng ý tưởng không?

Điều tương tự cũng áp dụng cho các báo cáo kinh doanh hoặc bất kỳ loại dữ liệu nào khác.

Trợ lý bên trong bảng tính của bạn

Cộng tác với Gemini ngay trong trang tính

Hãy tưởng tượng bạn đã tạo một biểu đồ hiển thị xu hướng doanh thu, nhưng bạn không biết cách giải thích nó cho các bên liên quan không chuyên về kỹ thuật. Bạn chỉ cần yêu cầu Gemini tóm tắt nó một cách đơn giản:

Giải thích biểu đồ này trong hai câu cho một báo cáo dành cho người đọc không chuyên về kỹ thuật.

Sau đó, Gemini sẽ dịch hình ảnh sang ngôn ngữ không thuật ngữ chuyên ngành mà bạn có thể sử dụng trong báo cáo.

Vì Gemini nằm trong bảng điều khiển bên trong Google Sheets, nên nó luôn sẵn sàng hỗ trợ. Bạn có thể yêu cầu giải thích, theo dõi hoặc thậm chí xuất phản hồi trực tiếp sang Google Docs.

Bảng điều khiển bên cũng cho phép bạn kiểm tra và tinh chỉnh prompt mà không làm lộn xộn bảng tính thực tế. Bạn chỉ cần nhấp vào Insert sau khi đã hài lòng với kết quả.