Gemini có thể làm được nhiều việc hơn bạn nghĩ trong Google Sheets

Bạn có thể nghĩ về Gemini, chatbot AI hào nhoáng của Google, chỉ là một công cụ trò chuyện để nhận câu trả lời nhanh chóng hoặc tạo văn bản theo yêu cầu. Nhưng không chỉ soạn thảo email hay tóm tắt thông tin, Gemini còn có thể thay đổi cách bạn làm việc trong Google Sheets. Cho dù bạn đang xử lý số liệu, phân tích xu hướng dữ liệu hay động não các công thức phức tạp, nó đều có thể giúp bạn làm việc nhanh chóng và thông minh hơn.

Nếu bạn vẫn đang tìm hiểu cách bắt đầu, hướng dẫn về cách sử dụng Gemini trong Google Sheets sẽ chỉ cho bạn cách truy cập chatbot thông qua chương trình thử nghiệm sớm của Google, Workspace Labs. Bạn cũng có thể thử nếu đã đăng ký gói Google Workspace hoặc Google AI đủ điều kiện. Sau khi Gemini được cài đặt và hoạt động trong Sheets của bạn, bạn đã sẵn sàng để khám phá thêm nhiều tính năng hữu ích khác của AI tích hợp trực tiếp vào bảng tính của mình.

Xây dựng bảng tính thông minh hơn từ đầu

Chuyển từ ý tưởng sang bảng tính hữu ích chỉ trong vài giây

Việc bắt đầu một bảng tính mới thường đồng nghĩa với việc mất thời gian thiết lập - thêm tiêu đề, định dạng cột và xây dựng cấu trúc - trước khi bạn thực sự có thể bắt đầu làm việc. Tuy nhiên, với Gemini trong trang tính, bạn có thể tránh việc thiết lập bố cục thủ công bằng cách chỉ cần nhập nội dung mình muốn.

Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Gemini tạo một công cụ theo dõi ngân sách hàng tháng với các danh mục cho thuê nhà, thực phẩm, vận chuyển, hàng tạp hóa và thuốc men. Công cụ sẽ tạo một bảng với các hàng mẫu, tiêu đề cột liên quan và thậm chí cả những tùy chỉnh cơ bản như menu drop-down hoặc hộp kiểm. Điều này giúp loại bỏ phần nhàm chán nhất khi bắt đầu, để bạn có thể tập trung vào việc nhập dữ liệu.

Tất nhiên, Gemini không phải lúc nào cũng tạo ra chính xác những gì bạn muốn, nhưng điều đó rất dễ khắc phục bằng cách đưa ra yêu cầu cụ thể hơn. Thay vì nói, “hãy tạo cho tôi một lịch đăng bài trên mạng xã hội trong 4 tuần”, hãy thử yêu cầu “tạo cho tôi một lịch đăng bài trên mạng xã hội trong 4 tuần với 4 cột - ngày, nền tảng, ý tưởng bài đăng và nội dung - và điền vào 7 ngày làm ví dụ”.

Sau khi Gemini tạo ra thứ gì đó gần giống với những gì bạn cần, chỉ cần nhấp vào Chèn, và bảng của bạn sẽ xuất hiện trực tiếp trên trang tính. Nếu nó chưa hoàn toàn đúng, hãy tiếp tục điều chỉnh và tinh chỉnh yêu cầu của bạn cho đến khi bố cục giống với những gì bạn cần hơn.

Phân tích và trực quan hóa dữ liệu của bạn

Biến số liệu thô thành thông tin chi tiết và biểu đồ tức thời

Dữ liệu thô chỉ có giá trị khi bạn có thể rút ra thông tin chi tiết từ dữ liệu đó, và Gemini giúp bạn dễ dàng khám phá những thông tin chi tiết đó một cách nhanh chóng. Công cụ này có thể sàng lọc hàng trăm hàng trong bảng tính để xác định xu hướng, giá trị ngoại lệ hoặc các mô hình chính. Ví dụ, khi yêu cầu Gemini hiển thị 3 khu vực đứng đầu về tổng doanh thu trong bảng doanh số trên Sheet3, nó ngay lập tức làm nổi bật Châu Phi cận Sahara, Châu Âu, Trung Đông và Bắc Phi.

Một ví dụ khác là tạo một bản đồ nhiệt về doanh số bán hàng cao điểm theo mặt hàng và tháng, chỉ để cho thấy rằng Gemini có thể tạo ra các hình ảnh trực quan vượt xa những biểu đồ phân tán, biểu đồ cột và biểu đồ tròn mà chúng ta vẫn thường thấy.

Để có kết quả tốt nhất, sự rõ ràng là điều cần thiết. Khi yêu cầu Gemini phân tích hoặc trực quan hóa dữ liệu của bạn, hãy chỉ định phạm vi và tên trang tính, đồng thời cân nhắc việc chuyển đổi dữ liệu của bạn thành bảng để trợ lý AI có thể tham chiếu chính xác hơn.

Để có kết quả tốt nhất, hãy chỉ sử dụng một phạm vi dữ liệu hoặc một bảng tại một thời điểm. Nếu bạn liên tục tạo bảng mới hoặc thêm nhiều tập dữ liệu trong quá trình hội thoại, Gemini đôi khi có thể tham chiếu đến phạm vi sai, ngay cả khi bạn đã chỉ định đúng phạm vi trong prompt của mình.

Dọn dẹp và sắp xếp dữ liệu lộn xộn

Hãy để Gemini xử lý việc dọn dẹp tẻ nhạt này cho bạn

Dọn dẹp các bảng tính lộn xộn hiếm khi là công việc yêu thích của bất kỳ ai. Bạn thường phải loại bỏ các dữ liệu trùng lặp, sửa lỗi định dạng không nhất quán và đảm bảo mọi thứ được căn chỉnh chính xác trước khi bắt đầu phân tích. May mắn thay, Gemini có thể xử lý phần lớn công việc tẻ nhạt đó cho bạn.

Bạn có thể yêu cầu Gemini kiểm tra dữ liệu trùng lặp, viết đầy đủ các từ viết tắt, điều chỉnh số chữ số thập phân trong những trường số hoặc định dạng lại ngày tháng (ví dụ, chuyển đổi chúng từ DD/MM/YYYY sang MM/DD/YYYY). Đây là cách đơn giản nhất để đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ tập dữ liệu của bạn mà không tốn thời gian chỉnh sửa lặp đi lặp lại.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Gemini không thể áp dụng định dạng số cho các bảng có cấu trúc, vì vậy tốt nhất là bạn nên định dạng số trước khi chuyển đổi phạm vi thành bảng. Ngoài ra, nó không phải lúc nào cũng thực hiện mọi yêu cầu một cách hoàn hảo ngay lần đầu tiên, nhưng việc diễn đạt lại hoặc làm rõ hướng dẫn của bạn sẽ giúp ích.

Kết nối với phần còn lại của công việc

Kết nối ngữ cảnh từ Gmail và Drive

Dữ liệu bạn đang phân tích thường nằm trong các chuỗi email, thư mục Drive hoặc báo cáo nằm rải rác khắp nơi làm việc. Việc liên tục chuyển đổi giữa các tab để tìm kiếm số liệu hoặc chi tiết quan trọng bị thiếu có thể làm gián đoạn công việc của bạn. Gemini giải quyết vấn đề này bằng cách đưa ngữ cảnh trực tiếp vào bảng tính từ Gmail và Google Drive để bạn có thể tập trung vào công việc.

Giả sử bạn muốn tạo một ngân hàng ý tưởng bằng cách sử dụng dòng tiêu đề từ một trong những bản tin đã đăng ký, bạn chỉ cần hỏi:

Bạn có thể lấy tất cả các tiêu đề email mà Josh Nadeau đã sử dụng từ hộp thư của tôi và dùng chúng để tạo bảng ngân hàng ý tưởng không?

Điều tương tự cũng áp dụng cho các báo cáo kinh doanh hoặc bất kỳ loại dữ liệu nào khác. Giả sử bạn đang biên soạn một báo cáo về cách sinh viên tương tác với tài liệu khóa học mới của bạn. Thay vì mở từng email phản hồi của sinh viên và sao chép câu trả lời của họ, bạn có thể yêu cầu Gemini trích xuất tất cả các email phản hồi đề cập đến những từ khóa “quá nhanh” hoặc “gây khó hiểu” trong tiêu đề hoặc nội dung email trong tuần qua. Gemini có thể chỉ ra những điểm khó khăn chính và thậm chí cho thấy có bao nhiêu người gặp phải từng vấn đề đó.

Trợ lý bên trong bảng tính của bạn

Cộng tác với Gemini ngay trong trang tính

Hãy tưởng tượng bạn đã tạo một biểu đồ hiển thị xu hướng doanh thu, nhưng bạn không biết cách giải thích nó cho các bên liên quan không chuyên về kỹ thuật. Bạn chỉ cần yêu cầu Gemini tóm tắt nó một cách đơn giản:

Giải thích biểu đồ này trong hai câu cho một báo cáo dành cho người đọc không chuyên về kỹ thuật.

Sau đó, Gemini sẽ dịch hình ảnh sang ngôn ngữ không thuật ngữ chuyên ngành mà bạn có thể sử dụng trong báo cáo.

Vì Gemini nằm trong bảng điều khiển bên trong Google Sheets, nên nó luôn sẵn sàng hỗ trợ. Bạn có thể yêu cầu giải thích, theo dõi hoặc thậm chí xuất phản hồi trực tiếp sang Google Docs.

Bảng điều khiển bên cũng cho phép bạn kiểm tra và tinh chỉnh prompt mà không làm lộn xộn bảng tính thực tế. Bạn chỉ cần nhấp vào Insert sau khi đã hài lòng với kết quả.

Và nếu bạn muốn tiến xa hơn, bạn có thể sử dụng Gems, được tích hợp sẵn trong bảng điều khiển bên của Gemini. Mỗi Gem được thiết kế để xử lý một nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như chỉnh sửa văn bản hoặc tạo gợi ý công thức. Bạn có thể sử dụng các Gems được Google tích hợp sẵn hoặc tạo phiên bản cá nhân hóa của riêng mình. Sau khi tạo, bạn sẽ luôn có quyền truy cập nhanh vào một trợ lý chuyên biệt, chẳng hạn như một người viết nội dung quen thuộc với giọng điệu thương hiệu của bạn, ngay trong Sheets.

Từ tự động hóa đến phân tích chuyên sâu, Gemini định nghĩa lại những gì bảng tính có thể làm được

Những ngày Gemini chỉ là một chatbot trả lời câu hỏi của bạn đã qua rồi. Giờ đây, nó giúp bạn xây dựng bảng tính thông minh hơn, làm sạch dữ liệu lộn xộn, phân tích kết quả và kết nối mọi thứ trong quy trình làm việc của bạn.

Cho dù bạn đang lập ngân sách, phân tích xu hướng hay tóm tắt báo cáo tài chính, hãy thử chạy một câu lệnh trong Sheets và xem Gemini có thể giúp bạn đến đâu. Bạn có thể ngạc nhiên về những gì nó có thể làm được nhiều hơn – và bạn có thể tạo ra nhiều hơn – giờ đây khi các rào cản đã được loại bỏ.