5 kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả

• 50 kỹ năng mềm cần thiết để có được hạnh phúc và thành công suốt đời (Phần 1)
• 13 Ebook miễn phí hay nhất dành cho Web Designer
• 10 phẩm chất CẦN CÓ giúp bạn thành công

Bạn có quá nhiều việc cần phải làm nhưng quỹ thời gian lại hạn hẹp? Bạn còn cả tấn email trong hòm thư đến chưa đọc? Đừng lo lắng, đây là tình trạng chung mà mỗi người chúng ta thường gặp phải. Trong thế giới phẳng hiện nay, có vẻ như chúng ta bận rộn 24/7 chỉ để đuổi theo những điều cơ bản nhất. Những gì chúng ta làm được dường như chẳng bao giờ là đủ và có vẻ như luôn cảm thấy thiếu thời gian để có thể hoàn thành tốt công việc.

Áp lực thời gian và tư tưởng “khan hiếm”

Việc đòi hỏi quá lớn về thời gian có thể dẫn đến “tư tưởng khan hiếm”, đó là khi bạn luôn bận rộn chạy quanh giải quyết những vấn đề ngay trước mắt mà bỏ qua việc hành động đúng đắn hoặc đưa ra quyết định cho tương lai. Cảm giác mất thời gian hoặc năng lượng khiến bạn thường phải ăn thức ăn nhanh thay vì nấu những bữa ăn lành mạnh, quên trả hóa đơn đúng thời hạn, không trả lời email hoặc cuộc gọi quan trọng, thậm chí bỏ căn hộ của mình trở thành một đống hỗn độn. Tư tưởng “khan hiếm” có thể dẫn đến việc bỏ bê những người mà bạn quan tâm, cũng sức khoẻ và hạnh phúc của bản thân.

Kiểm soát thời gian

Vậy bạn có thể làm gì thay thế? Điều quan trọng là bạn cần phải kiểm soát thời gian của bản thân thay vì để nó kiểm soát chính mình. Một nghiên cứu cho thấy những người chịu áp lực về thời gian nhưng lại nắm quyền kiểm soát thời gian của mình thường tận hưởng cuộc sống vui vẻ hơn, không cảm thấy bị quá tải và ít căng thẳng hơn so với những người cũng bận rộn như vậy nhưng luôn cảm thấy ít hoặc không kiểm soát được thời gian. Thậm chí, nếu bạn không thể kiểm soát được thời gian rảnh rỗi vì yêu cầu công việc hoặc chăm sóc con cái, bạn có thể bắt đầu chú ý hơn về cách quản lý lượng thời gian mà mình có.

Dưới đây là 5 điều bạn có thể làm để kiểm soát và quản lý thời gian của bản thân tốt hơn.

1. Đặt ra sự ưu tiên

Hãy dừng lại và suy nghĩ về các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn. Hãy xem thứ nào quan trọng nhất đối với bạn. Xây dựng và duy trì mối quan hệ, nuôi dạy con cái tốt, thăng tiến trong công việc, đóng góp cho gia đình hoặc nơi bạn sống, kiếm nhiều tiền, chăm sóc sức khỏe hay sống một cuộc sống cân bằng? Khi đã xác định được rõ ràng về các ưu tiên và mục tiêu của bản thân, bạn có thể sử dụng nó làm cơ sở cho việc lập kế hoạch về thời gian và cam kết của mình.

2. Thực tế về những gì bạn có thể thực hiện

Giống như hầu hết tất cả mọi người, bạn thường có xu hướng đánh giá quá cao những gì bản thân có thể làm được. Có thể bạn quên rằng mình sẽ làm việc kém hiệu quả khi cảm thấy mệt mỏi; buộc phải dừng lại hoặc có thể gặp phải vấn đề khi đang làm nửa chừng (như kẹt máy in chẳng hạn); hoặc làm sao nhãng thời gian và sự chú ý của bản thân.

Hãy đưa ra ước tính ban đầu về thời gian thực hiện một nhiệm vụ và sau đó tăng lên ít nhất 25 phần trăm để bắt đầu tiến hành. Xem diễn biến mọi chuyện như nào rồi điều chỉnh lên xuống sao cho phù hợp.

Xem thêm: Áp dụng 5 cách hữu hiệu sau để tăng cường khả năng học lên gấp nhiều lần

3. Hạn chế sự gián đoạn

Hạn chế tần suất gián đoạn là chìa khóa quan trọng để hoàn thành công việc. Điều này đặc biệt khó nếu bạn đang có con nhỏ. Nếu bạn đang ở trong văn phòng làm việc, bạn có thể sẽ bị gián đoạn bởi các đồng nghiệp muốn trò chuyện hoặc đặt câu hỏi.

Tin nhắn hoặc email có thể liên tục ping ping trên điện thoại. Hiển nhiên, bạn không thể tránh hoàn toàn được sự gián đoạn này nhưng cũng có thể làm một số việc để hạn chế. Chẳng hạn, đeo tai nghe, đóng cửa văn phòng (nếu có thể), tắt thông báo trên điện thoại và máy tính khi nhận email. Chắc chắn lũ trẻ mải chơi bên ngoài sẽ không làm phiền khi bạn đang làm việc hoặc bạn có thể nhờ ai đó trông giúp. Nếu không thể làm việc ở nhà, hãy rời khỏi nhà và làm việc trong thư viện hoặc quán cà phê yên tĩnh nào đó.

4. Nói “không” với các cam kết ngoài lề không phục vụ cho mục tiêu của bạn

Hầu hết chúng ta thường có xu hướng nói “Có” hơn là “Không” với những người mà chúng ta quan tâm hoặc tin tưởng. Tuy nhiên, việc ưu tiên các mục tiêu quan trọng có nghĩa là bỏ đi một số thứ bạn muốn. Nếu nghĩ rằng bản thân có thể bỏ qua khi bạn nói “không”, hãy tập trung vào những gì bạn có thể đạt được với khoảng thời gian này, ngay cả khi cần nghỉ ngơi.

Đặt ra ranh giới với những người khác là một phần quan trọng trong việc đối phó với căng thẳng. Những nhà quản lý thường giao nhiều việc hơn cho những người xung phong vì điều này dễ hơn nhiều so với việc phải thuyết phục những người chẳng bao giờ đóng góp.

Vì vậy, trước khi cam kết, hãy nghĩ đến vị trí của nhiệm vụ hoặc vai trò trong danh sách ưu tiên của bạn và chỉ nói “Có” nếu việc đó nằm trong vùng ưu tiên.

Xem thêm: 20 điều vô giá để có được thành công mà bạn không hề nghĩ đến

5. Ngưng chần chừ

Ngay cả khi rảnh rỗi, bạn có thể trì hoãn việc bắt đầu vì công việc nhàm chán, vì bạn đang làm việc quá sức hoặc vì bạn không nghĩ rằng mình có thể làm tốt. Một khi tìm ra lý do vì sao trì hoãn, bạn có thể dễ dàng tìm ra giải pháp.

Nếu nhiệm vụ đó khó khăn hay nhàm chán, hãy suy nghĩ về tầm quan trọng của nó đối bạn và gia đình.

Giặt quần áo là một công việc vô cùng tẻ nhạt nhưng cần thiết. Trong trường hợp này, tốt nhất hãy lên lịch cụ thể làm việc đó mỗi ngày để hình thành thói quen. Sau cùng, não bộ của bạn sẽ tự động hoá thói quen và cảm thấy như nó là một phần của cuộc sống bình thường. Giặt giũ nhiều lần trong một tuần có nghĩa là bạn chỉ làm việc đó trong một hoặc hai giờ và sau đó có thể tiếp tục với những thứ mình thích.

Nếu nhiệm vụ nhàm chán mà không quan trọng, hãy nghĩ đến việc để nó lại.

Có phải khay đựng tất hoặc tủ đựng đồ lặt vặt của bạn thực sự cần được sắp xếp một cách thật hoàn hảo hay không? Nguyên tắc chung là trước tiên phải làm việc quan trọng nhất. Nếu bạn tổng vệ sinh ngôi nhà, hãy dọn sạch sẽ những khu vực dễ nhìn thấy và sau đó chuyển qua vòi nước, các ngăn tủ nếu còn sức.

Nếu một nhiệm vụ không quan trọng, bạn có thể nghĩ đến việc để nó lại hoặc nhờ người khác làm giúp và tập trung vào những thứ quan trọng hơn.

Nếu bạn đang làm việc quá sức và mệt mỏi, hãy cố lên dây cót tinh thần.

Bạn có thể thỏa thuận với chính bản thân mình rằng bạn sẽ nghỉ ngơi và xem chương trình yêu thích sau khi thực hiện xong một số nhiệm vụ. Hoặc quyết định tập thể dục trước tiên để lấy lại năng lượng. Hãy hình dung ra kết quả mong muốn (như không gian sống trong lành hoặc cảm giác thỏa mãn sau khi hoàn thành công việc) để động viên bản thân.

Nếu không nghĩ mình có thể làm tốt, hãy đánh giá xem niềm tin này có đúng hay không.

Niềm tin cho rằng bạn không thể thành công có thể chỉ là một biểu hiện của sự thiếu tự tin. Nếu đúng bạn không có kỹ năng cho nhiệm vụ được giao, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc tự mình học lấy các kĩ năng. Bạn có thể sẽ cảm thấy ngạc nhiên với những gì học được khi dốc hết tâm trí của mình vào đó. Nếu niềm tin là vấn đề, hãy thực hiện một cam kết cho chính mình rằng sẽ không vướng vào chuyện cũ đó nữa và chỉ việc bắt đầu lại.

Tóm lại

Nếu bạn luôn cảm thấy mình không có đủ thời gian thì đã đến lúc kiểm soát lại mọi thứ rồi đó. Xác định nhu cầu thời gian nào nằm ngoài tầm kiểm soát và bạn có những sự lựa chọn nào. Sau đó, hãy chọn điều tốt nhất cho bản thân mà không cảm thấy tội lỗi.

Để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất, bạn có thể cần lên kế hoạch, bỏ qua mọi thứ, ngừng trì hoãn, động viên bản thân, ủy thác hoặc chú ý hơn tới những cam kết của mình. Dù bạn đang làm gì đi chăng nữa, hãy nhớ rằng những phần thưởng sẽ có giá trị khi đạt được thành tích cao hơn, ít căng thẳng hơn và tâm bình thản hơn.

Bài viết trên được dịch từ chia sẻ của Melanie Greenberg - Tiến sĩ Tâm lý học tại trường Đại học Alliant San Diego.

Xem thêm: 6 lời khuyên hữu ích giúp chuẩn bị sẵn sàng cho những cơ hội trong tương lai

Chúc các bạn vui vẻ!